在不少中小企業(yè)里，采購部門的定位只是一個輔助部門，所以經(jīng)營部門在管理上對采購的重視程度往往不及生產(chǎn)和銷售，關心物料的價格和質(zhì)量多于關心采購部門的管理水準。
在這種情況下，采購部門的工作基本上還是停留在“詢價—訂貨—驗收—入庫—付款”這樣一個比較傳統(tǒng)的概念上。采購人員整天反復地用Excel和Word制作各種業(yè)務文檔，卻較難再把精力放在記錄和管理好每一張訂單的實施進度上。其結果是經(jīng)常迫于應對請購部門的詢問、催貨和抱怨而忙得不可開交，而交貨脫期、采購遺漏等工作失誤卻又無法杜絕。那么，問題的癥結究竟在何處呢？經(jīng)對多家中小企業(yè)的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)采購部門普遍存在著以下問題：
- 只注重接到指令后安排下單，而對指令中的希望交貨期、技術指標以及物料清單的完整性等內(nèi)容缺乏嚴密的審核，從而導致訂貨之后才發(fā)現(xiàn)這樣那樣的問題。
- 任務指派過程沒有詳細記錄或者記錄不完整，出了問題后的責任所在無法明確。
- 對采購任務執(zhí)行狀況的監(jiān)控以及下單后的跟蹤管理不善，造成下單遺漏或交貨延誤。
- 當交貨期發(fā)生變更時，采購擔當忘記將信息及時通知相關部門而對生產(chǎn)和銷售造成影響。
- 業(yè)務文件堆積如山，電腦文檔數(shù)以百計，為了查詢某一項目就需花費相當?shù)臅r間和勞力。
- 數(shù)據(jù)不能共享，同一內(nèi)容在不同文件中的反復輸入導致工作效率低下。
由此可見，造成采購部門工作出錯、效率低下的主要原因在于過程管理不善、信息不能及時共享以及重復作業(yè)。顯然，對指令的可行性評審、交貨期跟蹤、交貨期變更時的及時告知以及對進度的全程監(jiān)控是保證采購部門工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，而數(shù)據(jù)共享則是提高工作效率的關鍵。然而在實際操作中，當業(yè)務量膨脹到一定程度時，單是詢價、洽談、下單、驗貨、發(fā)票核對等日常工作都來不及應付，靠一大堆文件夾或是Excel文檔來搞好全面過程管理、保證工作精度已近乎不可能，采購業(yè)務的信息化、自動化管理勢在必行。博拉采購專家就是在這樣一個背景下應運而生的采購管理專用軟件。其特點是：
- 集成了多家制造企業(yè)采購部門的實際工作流程和需求，所有的功能在強調(diào)過程管理和信息共享的同時，力求實用和簡約，使用戶在導入系統(tǒng)之后即可投入實際應用。
- 強大的數(shù)據(jù)庫和多元查詢功能使基本信息和每個項目的相關數(shù)據(jù)一次輸入全程共享，完全避免了重復作業(yè)，大幅度提升了工作效率和工作精度。
- 指令輸入、指令評審、任務指派和進度監(jiān)控均在網(wǎng)上實現(xiàn)。執(zhí)行狀態(tài)一目了然，末端信息全盤掌控。真正實現(xiàn)了采購業(yè)務的一元化管理。
- 新到任務自動提醒和［未執(zhí)行/執(zhí)行中/已完成］３個任務執(zhí)行狀態(tài)表可使業(yè)務人員直觀而有計劃地處理業(yè)務。有效地防止了因業(yè)務繁忙、執(zhí)行不及時而造成的采購失誤和交貨期延誤。
- 預算監(jiān)控模塊對下單時輸入的采購價格與預算金額自動進行比對，實時做出超預算報警。
- 獨自設計的外購和外協(xié)雙通道進度跟蹤系統(tǒng)使繁瑣的交貨期跟蹤得以輕松實施，并可在交貨期發(fā)生變更時自動打印通知。有效地防止了因通知不及時而對生產(chǎn)、研發(fā)和銷售所造成的不良影響。
- 易于擴展和維護的信息共享平臺具備了組織結構、物料分類、供方分類、操作權限、系統(tǒng)記錄等基本功能以及各種數(shù)據(jù)庫，并可根據(jù)需要追加功能。
- 所有操作都在Internet Explorer上進行，不需另裝軟件。支持網(wǎng)絡遠程共享和中日文雙語環(huán)境。
俗話說“巧婦難為無米之炊”，采購管不好，物料不到位，生產(chǎn)和銷售勢必受到影響。對于至今尚未使用專業(yè)軟件來管理采購業(yè)務的企業(yè)來說，導入博拉采購專家無疑是一個明智的選擇。
