在不少中小企業(yè)里，采購(gòu)部門的定位只是一個(gè)輔助部門，所以經(jīng)營(yíng)部門在管理上對(duì)采購(gòu)的重視程度往往不及生產(chǎn)和銷售，關(guān)心物料的價(jià)格和質(zhì)量多于關(guān)心采購(gòu)部門的管理水準(zhǔn)。

　　在這種情況下，采購(gòu)部門的工作基本上還是停留在“詢價(jià)—訂貨—驗(yàn)收—入庫(kù)—付款”這樣一個(gè)比較傳統(tǒng)的概念上。采購(gòu)人員整天反復(fù)地用Excel和Word制作各種業(yè)務(wù)文檔，卻較難再把精力放在記錄和管理好每一張訂單的實(shí)施進(jìn)度上。其結(jié)果是經(jīng)常迫于應(yīng)對(duì)請(qǐng)購(gòu)部門的詢問、催貨和抱怨而忙得不可開交，而交貨脫期、采購(gòu)遺漏等工作失誤卻又無(wú)法杜絕。那么，問題的癥結(jié)究竟在何處呢？經(jīng)對(duì)多家中小企業(yè)的調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)采購(gòu)部門普遍存在著以下問題：

1. 只注重接到指令后安排下單，而對(duì)指令中的希望交貨期、技術(shù)指標(biāo)以及物料清單的完整性等內(nèi)容缺乏嚴(yán)密的審核，從而導(dǎo)致訂貨之后才發(fā)現(xiàn)這樣那樣的問題。
2. 任務(wù)指派過程沒有詳細(xì)記錄或者記錄不完整，出了問題后的責(zé)任所在無(wú)法明確。
3. 對(duì)采購(gòu)任務(wù)執(zhí)行狀況的監(jiān)控以及下單后的跟蹤管理不善，造成下單遺漏或交貨延誤。
4. 當(dāng)交貨期發(fā)生變更時(shí)，采購(gòu)擔(dān)當(dāng)忘記將信息及時(shí)通知相關(guān)部門而對(duì)生產(chǎn)和銷售造成影響。
5. 業(yè)務(wù)文件堆積如山，電腦文檔數(shù)以百計(jì)，為了查詢某一項(xiàng)目就需花費(fèi)相當(dāng)?shù)臅r(shí)間和勞力。
6. 數(shù)據(jù)不能共享，同一內(nèi)容在不同文件中的反復(fù)輸入導(dǎo)致工作效率低下。

　　由此可見，造成采購(gòu)部門工作出錯(cuò)、效率低下的主要原因在于過程管理不善、信息不能及時(shí)共享以及重復(fù)作業(yè)。顯然，對(duì)指令的可行性評(píng)審、交貨期跟蹤、交貨期變更時(shí)的及時(shí)告知以及對(duì)進(jìn)度的全程監(jiān)控是保證采購(gòu)部門工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，而數(shù)據(jù)共享則是提高工作效率的關(guān)鍵。然而在實(shí)際操作中，當(dāng)業(yè)務(wù)量膨脹到一定程度時(shí)，單是詢價(jià)、洽談、下單、驗(yàn)貨、發(fā)票核對(duì)等日常工作都來(lái)不及應(yīng)付，靠一大堆文件夾或是Excel文檔來(lái)搞好全面過程管理、保證工作精度已近乎不可能，采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息化、自動(dòng)化管理勢(shì)在必行。博拉采購(gòu)專家就是在這樣一個(gè)背景下應(yīng)運(yùn)而生的采購(gòu)管理專用軟件。其特點(diǎn)是：

1. 集成了多家制造企業(yè)采購(gòu)部門的實(shí)際工作流程和需求，所有的功能在強(qiáng)調(diào)過程管理和信息共享的同時(shí)，力求實(shí)用和簡(jiǎn)約，使用戶在導(dǎo)入系統(tǒng)之后即可投入實(shí)際應(yīng)用。
2. 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)和多元查詢功能使基本信息和每個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)數(shù)據(jù)一次輸入全程共享，完全避免了重復(fù)作業(yè)，大幅度提升了工作效率和工作精度。
3. 指令輸入、指令評(píng)審、任務(wù)指派和進(jìn)度監(jiān)控均在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行狀態(tài)一目了然，末端信息全盤掌控。真正實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)業(yè)務(wù)的一元化管理。
4. 新到任務(wù)自動(dòng)提醒和［未執(zhí)行/執(zhí)行中/已完成］３個(gè)任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)表可使業(yè)務(wù)人員直觀而有計(jì)劃地處理業(yè)務(wù)。有效地防止了因業(yè)務(wù)繁忙、執(zhí)行不及時(shí)而造成的采購(gòu)失誤和交貨期延誤。
5. 預(yù)算監(jiān)控模塊對(duì)下單時(shí)輸入的采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算金額自動(dòng)進(jìn)行比對(duì)，實(shí)時(shí)做出超預(yù)算報(bào)警。
6. 獨(dú)自設(shè)計(jì)的外購(gòu)和外協(xié)雙通道進(jìn)度跟蹤系統(tǒng)使繁瑣的交貨期跟蹤得以輕松實(shí)施，并可在交貨期發(fā)生變更時(shí)自動(dòng)打印通知。有效地防止了因通知不及時(shí)而對(duì)生產(chǎn)、研發(fā)和銷售所造成的不良影響。
7. 易于擴(kuò)展和維護(hù)的信息共享平臺(tái)具備了組織結(jié)構(gòu)、物料分類、供方分類、操作權(quán)限、系統(tǒng)記錄等基本功能以及各種數(shù)據(jù)庫(kù)，并可根據(jù)需要追加功能。
8. 所有操作都在Internet Explorer上進(jìn)行，不需另裝軟件。支持網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程共享和中日文雙語(yǔ)環(huán)境。

　　俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”，采購(gòu)管不好，物料不到位，生產(chǎn)和銷售勢(shì)必受到影響。對(duì)于至今尚未使用專業(yè)軟件來(lái)管理采購(gòu)業(yè)務(wù)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，導(dǎo)入博拉采購(gòu)專家無(wú)疑是一個(gè)明智的選擇。