增加收入必須降低采購成本。企業(yè)銷售每增加一美元，將會產(chǎn)生大約10美分到30美分的成本支出，包括清潔、維修、辦公用品、臨時(shí)工等等。今天，對于大多數(shù)企業(yè)來說，采購管理已經(jīng)成為僅次于人力資源管理的第二大成本支出。確切地說，由于采購管理的低效，每年都有幾十億美元被白白浪費(fèi)。因此，越來越多的企業(yè)開始仔細(xì)審查其采購業(yè)務(wù)，尋求降低成本、減少時(shí)間浪費(fèi)的采購方法，以確保采購業(yè)務(wù)的開展更加穩(wěn)定、更加廉價(jià)。
為了提高采購業(yè)務(wù)的效率和效益，企業(yè)必須遵循以下七個(gè)規(guī)則：
1、建立企業(yè)費(fèi)用支出明細(xì)表。企業(yè)所有的費(fèi)用都應(yīng)該詳細(xì)記錄在一張表上，這樣一方面有助于發(fā)現(xiàn)資金節(jié)約的機(jī)會，避免產(chǎn)生浪費(fèi)，另一方面也有助于把企業(yè)的采購業(yè)務(wù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，消除無效的采購操作。
2、進(jìn)行費(fèi)用分析。通過費(fèi)用分析，企業(yè)根據(jù)自身的購買力需要明確采購什么、誰來采購、向誰采購。通過分析，應(yīng)該解決一些關(guān)鍵的問題：采購費(fèi)用是多少？與同行業(yè)的其他企業(yè)相比，采購成本的高低情況？首選供應(yīng)商的采購量是多少？此外，通過費(fèi)用分析企業(yè)也能夠明確支出項(xiàng)目，制定相應(yīng)的采購戰(zhàn)略以降低采購成本。有一點(diǎn)須指出，費(fèi)用分析是一個(gè)持續(xù)進(jìn)行的過程，不能間斷。
3、支持戰(zhàn)略性采購。戰(zhàn)略性采購是任何成功采購的精髓。遵循第一、第二個(gè)規(guī)則后，要為每一項(xiàng)費(fèi)用支出制定一個(gè)戰(zhàn)略。企業(yè)應(yīng)明確以下問題：為了節(jié)約成本、提高服務(wù)質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)如何改進(jìn)供應(yīng)鏈？企業(yè)的供應(yīng)需求是什么？如何制定統(tǒng)一采購規(guī)范，內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、配送、服務(wù)條款和單位成本？如何采購可替代性產(chǎn)品？一旦這些問題得以解決，制定出相應(yīng)采購戰(zhàn)略，企業(yè)就可以胸有成竹地與供應(yīng)商談判。同時(shí)，這也為將來評估供應(yīng)商績效奠定了基礎(chǔ)。
4、從戰(zhàn)略層面應(yīng)用技術(shù)。與供應(yīng)商簽訂合同后，企業(yè)需投資安裝跟蹤采購活動的軟件，向供應(yīng)商發(fā)送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利于減少書寫錯(cuò)誤，又能夠加快訂單的處理。采購軟件技術(shù)能夠使訂貨更加快速便捷，將節(jié)約出的訂貨時(shí)間用來完成更加重要的任務(wù)。此外，采購軟件技術(shù)也能夠簡化企業(yè)費(fèi)用分析和合同部門間信息的溝通，這樣有利于同供應(yīng)商建立同盟關(guān)系。換句話說，企業(yè)可以通過軟件技術(shù)了解供應(yīng)商是否確實(shí)在供貨，以及企業(yè)員工是不是從重點(diǎn)供應(yīng)商那里采購原材料。但有一點(diǎn)：技術(shù)不是采購的萬能鑰匙。電子采購系統(tǒng)是十分有用的采購輔助工具，但是為了獲得長期的效益，企業(yè)需要對操作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。
5、將采購業(yè)務(wù)提升至企業(yè)發(fā)展重要戰(zhàn)略地位。如果得不到高層經(jīng)理的認(rèn)同，再好的采購計(jì)劃都是沒有意義的。因此，企業(yè)應(yīng)思路清晰地闡明如何降低采購成本，從而贏得財(cái)務(wù)總監(jiān)的認(rèn)可。
6、擬定合理計(jì)劃確保獲得企業(yè)內(nèi)部的支持和供應(yīng)商的執(zhí)行。假如企業(yè)已經(jīng)明確成本節(jié)約的機(jī)會，也能夠監(jiān)控供應(yīng)商的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，同時(shí)高層經(jīng)理也認(rèn)可了采購計(jì)劃，然而采購部門仍以高成本從很多供應(yīng)商購買服務(wù)和產(chǎn)品。這種情況下，企業(yè)應(yīng)該確保有適當(dāng)?shù)娜藛T、以適當(dāng)?shù)姆椒?lì)供應(yīng)商和員工。請牢記：供應(yīng)商對采購計(jì)劃的執(zhí)行和績效的評估負(fù)有同樣重要的責(zé)任。為適應(yīng)時(shí)刻變化的需求和企業(yè)間合作關(guān)系，企業(yè)要考慮供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量及柔性，從而確定這個(gè)企業(yè)是否容易合作。
7、改變企業(yè)員工行為。員工參與對于一個(gè)成功的采購計(jì)劃是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)必須激勵(lì)員工積極參與，使他們了解采購的作用及其對整個(gè)企業(yè)的影響力。員工的思維和行為方式必須和采購流程相一致，其態(tài)度和信念也必須符合企業(yè)的采購理念。每當(dāng)企業(yè)有新的變動或者采用新技術(shù)時(shí)，員工都會感到有壓力。所以，開誠布公是非常重要的，要向員工解釋企業(yè)進(jìn)行變動的原因及其能夠帶來的好處，解答他們的疑問，減輕他們的壓力，告訴他們?nèi)绾巫霾艑居欣�。這就是企業(yè)變動管理所面臨的挑戰(zhàn)。
改變企業(yè)員工行為非常重要，所以再強(qiáng)調(diào)一遍，因?yàn)槿绻麊T工不支持，任何計(jì)劃都是紙上談兵。
附錄：關(guān)于企業(yè)費(fèi)用分析
企業(yè)費(fèi)用的透明化是比較棘手的問題。大多數(shù)企業(yè)的會計(jì)體系都不會專門進(jìn)行費(fèi)用分析，他們只是有代表性地把一些部門的運(yùn)營成本與財(cái)政預(yù)算進(jìn)行比較。這些會計(jì)體系提供了全面的財(cái)務(wù)計(jì)劃和控制措施，但是并沒有以采購人員應(yīng)如何節(jié)約成本的方式對企業(yè)費(fèi)用支出情況予以記錄。而且，許多公司都缺乏重要的費(fèi)用數(shù)據(jù)庫。由于企業(yè)之間的兼并與重組，許多大公司往往設(shè)有多個(gè)子公司、分公司，而這些子公司或分公司都是以各不相同的會計(jì)體系記錄并上報(bào)費(fèi)用支出情況，再加上數(shù)據(jù)存儲格式的多樣性，最終導(dǎo)致費(fèi)用信息在整個(gè)企業(yè)各部門間難以實(shí)現(xiàn)共享以及不可能以統(tǒng)一的方式進(jìn)行監(jiān)控。而且，費(fèi)用類數(shù)據(jù)在歸類或編碼時(shí)常常會被有意或無意地判斷錯(cuò)。當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，企業(yè)必然無法正確地掌握其支出和收入情況。
怎么辦呢？惟一的方法就是進(jìn)行費(fèi)用分析。費(fèi)用分析要求企業(yè)建立一個(gè)中央數(shù)據(jù)庫，包含企業(yè)所有的費(fèi)用支出信息，這一方面有助于決策者發(fā)現(xiàn)費(fèi)用的來源，制定戰(zhàn)略決策，另一方面有利于支出的規(guī)范化。
費(fèi)用分析能夠向企業(yè)準(zhǔn)確地提供現(xiàn)有合同下企業(yè)對供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)及款額信息，同時(shí)，它還能夠輔助企業(yè)選擇最佳供應(yīng)商。舉例來說，企業(yè)各部門都需要打印服務(wù)，人力資源部與幾個(gè)供應(yīng)商簽訂合同為其提供從工資單到利潤分紅等多種打印服務(wù)，市場營銷部門可能與另外一些打印服務(wù)提供商簽訂合同為其提供銷售單打印服務(wù)等，而投資者可能會再另外選擇一些打印服務(wù)提供商為其提供年度報(bào)表打印服務(wù)等等。這是大公司普遍存在的不合理情形。如果公司進(jìn)行費(fèi)用分析，從費(fèi)用支出明細(xì)表中就能夠發(fā)現(xiàn)這種不合理性，從而采取措施避免這種局面的產(chǎn)生。
