試析沃爾瑪物流信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制模式
一、研究背景 沃爾瑪百貨有限公司，由山姆·沃爾頓于1962年創(chuàng)立。在短短幾十年間，它由一家小型折扣商店發(fā)展成為世界上最大的零售企業(yè)之一。2002年《財富》評選的“500強”中，沃爾瑪更是以2189.12億美元的銷售收入位居首位。沃爾瑪如何能在如此短的時間內(nèi)不斷壯大，超越對手，坐上世界零售企業(yè)的頭把交椅呢？ 筆者認為，沃爾瑪強大的物流信息系統(tǒng)在其發(fā)展過程中起到了舉足輕重的作用。沃爾瑪有80000多種商品，為滿足全球4000多家連鎖店的配送需要，沃爾瑪每年的運輸總量超過780000萬箱，總行程達65000萬公里。沒有強大的信息系統(tǒng)，它根本不可能完成如此大規(guī)模的商品采購、運輸、存儲、物流等管理工作。早在20世紀80年代沃爾瑪就建立起自己的商用衛(wèi)星系統(tǒng)。在強大的技術(shù)支特下，如今的沃爾瑪已形成了“四個一” ①。那么，如此龐大的信息系統(tǒng)，沃爾瑪是采用什么方法對它進行控制，使得整個系統(tǒng)如臂指使呢？本文試運用COSO報告的標準與評價方法，從控制環(huán)境、風(fēng)險與評估、控制活動、監(jiān)督和信息與溝通這五個方面對沃爾瑪?shù)奈锪餍畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)部控制進行分析，以求從中找出能供國內(nèi)企業(yè)參考之處。 二、對沃爾瑪?shù)奈锪餍畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)部控制的分析 1．對信息系統(tǒng)的大力支持。 COSO報告認為，控制環(huán)境是指對建立、加強或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素，具體包括企業(yè)的董事會，企業(yè)管理人員的品行、操守、價值觀、素質(zhì)與能力，管理人員的管理哲學(xué)與經(jīng)營觀念，企業(yè)文化，企業(yè)各項規(guī)章制度，信息溝通體系等。企業(yè)控制環(huán)境決定其他控制要素能否發(fā)揮作用，是內(nèi)部控制其他控制要素發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)，是企業(yè)內(nèi)部控制的核心。任何新生事物的成長，都要有與之適應(yīng)的土壤。在80年代初期，一家企業(yè)建立一個衛(wèi)星系統(tǒng)幾乎是不可想象的。那么，沃爾瑪?shù)墓芾韺訉Υ耸浅趾畏N態(tài)度呢？ 在提出要建立自己的衛(wèi)星系統(tǒng)時，山姆·沃爾頓是不太贊成的。他認為目前的信息系統(tǒng)已經(jīng)可以使沃爾瑪在同業(yè)中處于領(lǐng)先地位，不必要再將如此多的資金投進去。然而公司的其他高層，包括幾位董事和技術(shù)總監(jiān)，深知投資新技術(shù)對公司發(fā)展和控制成本、提高管理的重要性，他們勇于不斷地向山姆施壓，并以大量的數(shù)據(jù)證明了建立衛(wèi)星系統(tǒng)的可行性以及將會給沃爾瑪帶來的巨大效益。在其他高管的不懈努力下，山姆終于讓步了，沃爾瑪立刻花費大約7億美元建成目前擁有的計算機和衛(wèi)星系統(tǒng)。如今，集團專門從事信息系統(tǒng)工作的科技人員高達1200多人，每年投入信息的資金不下5億美元．可以說，如果沒有高層人員當初的卓識遠見，如果沒有他們對信息系統(tǒng)的強力支持，沃爾瑪不可能有今天的規(guī)模和地位。 2．保持應(yīng)有的風(fēng)險意識。 COSO報告認為，環(huán)境控制和風(fēng)險評估，是提高企業(yè)內(nèi)部控制效率和效果的關(guān)鍵．沃爾瑪在不斷引進新技術(shù)的基礎(chǔ)上仍保持著非常謹慎的態(tài)度。 每次有哪位主管想建立新系統(tǒng)，山姆總要求他們認真地對應(yīng)用這個系統(tǒng)后可能帶來的風(fēng)險進行評估，并且謹慎的推行系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，循序漸進，逐漸推廣。1981年，沃爾瑪開始試驗利用商品條碼和電子掃描器實現(xiàn)存貨自動控制。公司先定幾家商店，在收款臺安裝讀取商品條碼的制備。兩年后，試驗范圍擴大到25家店。1984年，試驗范圍擴大到70家店。1985年，公司宣布將在所有的商店安裝條碼識別系統(tǒng)，當年又擴大了200多家。到80年代末，沃爾瑪所有商店和配送中心都安裝了電子條碼掃描系統(tǒng)。一個系統(tǒng)從試驗到全面應(yīng)用相隔差不多十年時間。其風(fēng)險意識之強由此可見一斑�。牐牐牐� 3．建立與信息系統(tǒng)相適應(yīng)的控制活動。 COSO報告認為，控制活動是確保管理層的指令得以實現(xiàn)的政策和程序，旨在幫助企業(yè)保證其針對“使企業(yè)目標不能達成的風(fēng)險”采取必要行動。在建立了衛(wèi)星系統(tǒng)后，沃爾瑪針對這個交互式的通訊系統(tǒng)重新設(shè)定了一系列的控制活動。 在沃爾瑪總部，高速電腦和各個發(fā)貨中心及各家分店的電腦聯(lián)接，商店付款臺上的激光掃描器會把每件貨物的條形碼輸入電腦，再由電腦進行分類統(tǒng)計。當某一貨品庫存減少到一定數(shù)量時，電腦會發(fā)出信號，提醒商店及時向總部要求進貨�？偛堪才咆浽春螅屯x商店最近的一個發(fā)貨中心，再由發(fā)貨中心的電腦安排發(fā)送時間和路線。這樣，從商店發(fā)出訂單到接到貨物并把貨物提上貨架銷售，一整套工作完成只要36個小時。這保證了它在擁有巨大規(guī)模的同時仍保持高效。世界3000多家沃爾瑪分店的任一POS（Point of Sale）機在掃描完一件商品時，數(shù)據(jù)都會立刻傳到該中心。這些控制活動加快了決策傳達和信息反饋的速度，提高了整個公司的工作效率，同時節(jié)省了總部與分支機構(gòu)的溝通費用。 4．監(jiān)督。 COSO報告認為，企業(yè)內(nèi)部控制是一個過程，這個過程系通過納入管理過程的大量制度及活動實現(xiàn)的。要確保內(nèi)部控制制度切實執(zhí)行且執(zhí)行的效果良好、內(nèi)部控制能夠隨時適應(yīng)新情況等，內(nèi)部控制必須被監(jiān)督。沃爾瑪?shù)男l(wèi)星系統(tǒng)可以監(jiān)控到全集團的所有店鋪、配送中心和經(jīng)營的所有商品，每天發(fā)生的一切與經(jīng)營有關(guān)的購銷調(diào)存等信息。 沃爾瑪有一個統(tǒng)一的產(chǎn)品代碼叫UPC代碼（Universal Product Code），可以對它掃描、閱讀。經(jīng)理們選擇一件商品，掃描一下該商品的UPC代碼，不僅可以知道商場目前有多少這種商品，訂貨量是多少，而且知道有多少這種產(chǎn)品正在運輸?shù)缴痰甑耐局校瑫谑裁磿r候運到。這些數(shù)據(jù)都通過主干網(wǎng)和通信衛(wèi)星傳遞到數(shù)據(jù)中心。管理人員不但能實時的對銷售情況、物流情況實時等進行監(jiān)控，還可知道當天回收多少張失竊的信用卡、信息卡認可體系是否正常工作，并監(jiān)督那天做成的交易數(shù)目。沃爾瑪?shù)臄?shù)據(jù)中心也與供應(yīng)商建立了聯(lián)系，從而實現(xiàn)了快速反應(yīng)的供應(yīng)鏈管理。廠商通過運營系統(tǒng)可以進入沃爾瑪?shù)碾娔X分銷系統(tǒng)和數(shù)據(jù)中心，直接從POS得到某供應(yīng)的商品流通動態(tài)信息，如不同店鋪及不同商品的銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)、沃爾瑪各倉庫和調(diào)配狀態(tài)、銷售預(yù)測、電子郵件與付款通知等等，以此作為安排生產(chǎn)、供貨和送貨的依據(jù)。通過這個信息系統(tǒng)，管理人員掌握到第一手的資料，并對日常運營與企業(yè)戰(zhàn)略做出分析和決策。 5．信息與溝通 一個良好的信息與溝通系統(tǒng)有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果。企業(yè)須按某種形式在某個時間之內(nèi)，辨別、取得適當?shù)男畔ⅲ⒓右詼贤�，使員工順利履行其職責(zé)。沃爾瑪?shù)男畔⒉粌H供內(nèi)部分店使用，而且與供應(yīng)商共享。 衛(wèi)星系統(tǒng)每天可將銷售點的資料，快速、直接地傳遞給4000多家供應(yīng)商，以便供應(yīng)商及時備用，適應(yīng)市場需求。對于沃爾瑪來說，他們的物流鏈已經(jīng)遠遠超出了本公司的范圍，沃爾瑪?shù)墓⿷?yīng)商，也被包括進來。80年代末，通過計算機聯(lián)網(wǎng)和電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)與供應(yīng)商分離信息，從而建立起伙伴關(guān)系。比如說，皇后公司和沃爾瑪?shù)暮献�。兩公司的計算機進行聯(lián)網(wǎng)，讓供應(yīng)商隨時了解其商品在沃爾瑪各分店的銷售和庫存變動情況，據(jù)此調(diào)整公司的生產(chǎn)和發(fā)貨提高效率，降低成本。 三、分析結(jié)論 通過對沃爾瑪?shù)奈锪餍畔⑾到y(tǒng)的內(nèi)部控制分析，筆者以為，對我國企業(yè)有以下幾點啟示： 1．建立真正意義的公司治理結(jié)構(gòu)。如果當年高層管理人員不能迫使山姆接受建立衛(wèi)星系統(tǒng)的建議，今天的沃爾瑪會是什么樣還很難說。將整個公司的權(quán)力集于一人，很可能會形成“一人興邦，一人廢邦”的局面，這種公司治理的結(jié)構(gòu)是極具風(fēng)險的。國內(nèi)的企業(yè)也有這種現(xiàn)象。一個龐大集團的事務(wù)，往往就一二人說了算。這種控制環(huán)境是不穩(wěn)定的。我國企業(yè)應(yīng)當在建立真正意義上的公司治理結(jié)構(gòu)、使權(quán)力有所制衡的基礎(chǔ)上，尋找一條適應(yīng)自身發(fā)展的平衡道路。 2.將信息系統(tǒng)的建設(shè)作為整個企業(yè)的戰(zhàn)略組成之一。沃爾瑪信息系統(tǒng)的組建過程，從董事到部門主管，全部參與，使得投入的人力、物力和資金嘆為觀止，收到的效益也是令人乍舌。這幾年來，我國大部分企業(yè)顯然已經(jīng)開始逐漸加大對信息系統(tǒng)的重視。許多公司成立了相應(yīng)的IT部，并且其地位開始從二級管理輔助部門向“一把手工程”轉(zhuǎn)變。北京翠微集團在創(chuàng)建之始就提出：管理手段要采用高新技術(shù)。正是在現(xiàn)代科技手段與現(xiàn)代管理理念相結(jié)合的基礎(chǔ)上，翠微集團在短時間內(nèi)崛起，并在中國商界占有一席之地。 3.針對信息系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的控制環(huán)節(jié)和程序。沃爾瑪在建立衛(wèi)星系統(tǒng)后，其物流程序發(fā)生了質(zhì)的變化。以衛(wèi)星控制臺為核心，通過UPC代碼即時掌握銷售情況，然后發(fā)指令給分銷中心，再通過車隊將商品運送到目的地，整個動作過程協(xié)調(diào)有序，減少無效的程序，提高效率。然而，國內(nèi)不少應(yīng)用ERP軟件的企業(yè)，幾乎都未建立基本的供應(yīng)鏈計劃調(diào)度系統(tǒng)，也沒有建立配套的ＷＭＳ系統(tǒng)。在沒有配套控制程序的情況下，國內(nèi)一些已經(jīng)實施主流ERP軟件的領(lǐng)先企業(yè)的物流總成本及庫存水平仍遠高于國際同行。 4.擴大信息溝通范圍。曾經(jīng)有人問山姆，將信息與供應(yīng)商共享，會不會對沃爾瑪?shù)纳虡I(yè)機密有什么影響。山姆說，分享信息的好處肯定是大于不良影響的，與供應(yīng)商共享信息是沃爾瑪應(yīng)該堅持做下去的事情。通過與供應(yīng)商建立伙伴關(guān)系，可以讓供應(yīng)商及時知道沃爾瑪?shù)膸齑媲闆r來決定是否需要供貨。這種將供應(yīng)鏈的上家與下家也納入企業(yè)信息系統(tǒng)服務(wù)對象的理念，是我國大部分企業(yè)所不具備的。目前，我國很多企業(yè)實現(xiàn)了基于ERP的信息發(fā)布，使得合作伙伴可以共享部分物流信息，但是面向物流流程的協(xié)作則非常少見。僅少數(shù)合資或獨資企業(yè)、如寶潔、飛利浦、一汽大眾等已經(jīng)通過與合作伙伴之間進行信息系統(tǒng)的協(xié)作實現(xiàn)了現(xiàn)代的物流運作方案。大部分企業(yè)只是建立了以自我為中心的信息發(fā)布或信息收集，很少顧及合作伙伴的信息系統(tǒng)。由于缺乏以信息系統(tǒng)對接為前提的信息協(xié)作，VMI, ECR, 1IT等現(xiàn)代物流模式在國內(nèi)制造企業(yè)內(nèi)很少得到應(yīng)用。應(yīng)該在多大的程度上將商業(yè)數(shù)據(jù)與合作伙伴共享、與合作伙伴共享數(shù)據(jù)的風(fēng)險和收益如何衡量，是國內(nèi)企業(yè)亟待思考的問題。 �、佟八膫�一，”即：“天上一顆星”——通過衛(wèi)星傳輸市場信息；“地上一張網(wǎng)”——有一個便于用計算極網(wǎng)絡(luò)進行管理的采購供銷網(wǎng)絡(luò)；“送貨一條龍”——通過與供應(yīng)商建立的計算機化連接，供貨商自己就可以對沃爾瑪?shù)呢浖苓M行補貨；“管理一棵樹”——利用計算機網(wǎng)絡(luò)把顧客、分店或山姆會員店和供貨商像一棵大樹有機地聯(lián)系在一起。
