在全球經(jīng)濟試圖擺脫衰退之際，成本控制成為新的商業(yè)頌歌。突然間失去了增加收入的能力，企業(yè)被迫想方設法控制成本，以保持利潤。
    現(xiàn)在，大多數(shù)企業(yè)在縮減內(nèi)部運營成本方面已經(jīng)黔驢技窮，而開始盯著擴展的供應鏈上的成本。這是很有道理的：在外部供應商身上的支出，是大多數(shù)企業(yè)支出項目中最大的一筆，每收入1美元，大概就有50美分花在這上面。要有效地控制這一方面的成本，首先就要對公司的支出進行透徹的分析。
   支出分析（Spending Analysis）應用正確，能夠為識別支出模式提供所需的洞察力；最大化購買的調(diào)控能力；執(zhí)行信息化的資源采集和供應管理決策；推動遵守合約和供應商績效的持續(xù)改善；優(yōu)化預算和計劃；測量成本、通貨膨脹和其他因素變化所帶來的影響。
   Aberdeen的發(fā)現(xiàn)
   在2002年11月，Aberdeen Group和Penton Media的供應鏈團隊一起，對全球157企業(yè)的支出分析流程進行了研究。這項研究發(fā)現(xiàn)，全球的企業(yè)一起掩蓋著一個不可示人的小秘密：幾乎沒有企業(yè)真正了解他們的支出具體是多少，用在什么產(chǎn)品和哪個供應商身上。
    雖然，有約80%的被調(diào)查企業(yè)認為支出分析對他們的成功“非常重要”或“至關重要”，13%的供應鏈管理人員認為支出分析“重要”，剩余的5%認為“有點重要”，而沒有人選擇“根本不重要”。令人吃驚的是，只有51%的企業(yè)已有正規(guī)的支出分析�？傮w上，大企業(yè)比小企業(yè)更傾向于進行正規(guī)的支出分析。支出分析的標準化很可能就是促使大企業(yè)能縮減16%的總支出，而中小企業(yè)只能做到11.8%的原因。
    如果不重視，或者在匆忙或特定的情況下才做支出分析，會導致分割的購買策略，從而導致不當?shù)馁徺I決策和失去節(jié)約成本的機會。據(jù)Aberdeen保守的估計，支出分析能力不足使企業(yè)每年失去了節(jié)約2600億美元的機會。
   看到這樣的結(jié)果，可以毫不夸張地說，支出分析不足是企業(yè)的一種流行病，使企業(yè)無法通過控制成本來最大化企業(yè)績效。
   支出分析的障礙
   如果支出分析如此關鍵，為什么對很多企業(yè)來說還是一個挑戰(zhàn)？支出分析一直以來都是耗時和耗力的過程，要求合并和分析從企業(yè)內(nèi)部、外部多個業(yè)務系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)。難怪，最典型支出分析項目需要花費幾星期，甚至幾個月才能完成。Aberdeen的另一項研究發(fā)現(xiàn)，支出分析活動占用了一個管理日常用品的經(jīng)理1/3以上的工作時間。
    Aberdeen認為，妨礙有效支出分析的五大障礙是：
    不同的數(shù)據(jù)源支出信息存在企業(yè)內(nèi)部的多個業(yè)務系統(tǒng)中，包括應付賬目、總賬、ERP、采購系統(tǒng)等。關鍵的支出信息也存在企業(yè)外部系統(tǒng)中，包括信用卡、采購卡（Procurement Card,P-card）系統(tǒng)，自動票據(jù)交換所（ACH,Automated Clearinghouse），以及外包服務提供商的業(yè)務系統(tǒng)等。
    從這些全然不同的系統(tǒng)中收集數(shù)據(jù)一直是手工的、費時的過程。更糟的是，大多數(shù)公司只從內(nèi)部的財務系統(tǒng)中抽取支出信息。這樣狹窄的定位，使企業(yè)不容易看到企業(yè)支出的全貌，迫使企業(yè)在信息不全的條件下制定采購和供應鏈管理策略。
   不準確或者不完整的支出數(shù)據(jù)有效支出分析所需要的詳細信息是在ERP和其他非結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)中找出來的。這些信息經(jīng)常會有錯誤或丟失關鍵數(shù)據(jù)項，比如供應商的名字、產(chǎn)品屬性或者賬簿代號等。
    專業(yè)分類能力有限修正支出數(shù)據(jù)錯誤需要員工使用產(chǎn)品和數(shù)據(jù)屬性方面的域名專業(yè)技術(shù)，不同的員工會采用不同的專業(yè)技術(shù)，這會導致數(shù)據(jù)檢測、清理和分類活動產(chǎn)生不可預知的結(jié)果。更為復雜的是，企業(yè)試圖將這一流程自動化，就把數(shù)據(jù)清理和分類的任務交給對產(chǎn)品和服務缺少理解的IT人員。這樣，經(jīng)常導致支出信息分類錯誤。
    不一致的命名習慣多個部件的數(shù)據(jù)在整個企業(yè)里都被當成一個產(chǎn)品；同樣地，一個供應商在不同的系統(tǒng)里又有不同的名字（比如I.B.M,IBM或者International Business System）；很多時候，企業(yè)把一個公司不同的業(yè)務部門當作多個獨立供應商。被調(diào)查的企業(yè)中，60%的使用自己開發(fā)出來的一套規(guī)則來給支出信息分類，這樣就給整合和分析外部系統(tǒng)或新并購的企業(yè)系統(tǒng)中的支出數(shù)據(jù)造成了困難。
    分析能力有限超過60%的被調(diào)查企業(yè)仍然使用基本的電子數(shù)據(jù)表為管理和分析支出信息的主要工具。這使得分析所能達到的深度和廣度都有限制。
    改進支出分析的法寶
    醫(yī)治這種企業(yè)疾病的藥方是什么？這項研究指出，那些正從其支出分析中獲取最大回報的企業(yè)們身上，體現(xiàn)出五種“最佳行為”：
    擴展分析對象平均而言，對企業(yè)的一半以上支出項目進行分析的企業(yè)能夠縮減13.7%的成本；相對而言，那些分析覆蓋率低于50%的企業(yè)只能達到10%甚至更少。成本分析通常包含的項目有：企業(yè)通常所需的運營物品和服務，包括IT設備、辦公用品、專業(yè)服務、軟件、辦公設備和家具、修配產(chǎn)品、IT服務以及差旅費等。
    在企業(yè)范圍內(nèi)分析支出支出分析所產(chǎn)生的成本縮減的多少和這個項目在企業(yè)里的實施范圍直接相關。在整個企業(yè)范圍里實施支出分析的企業(yè)能夠獲得的總成本縮減，幾乎是那些只在指定部門運用的企業(yè)的兩倍。
    對支出數(shù)據(jù)進行詳細的分類對支出數(shù)據(jù)的分類越詳細，企業(yè)就越能更深入地看到支出中存在問題，并能從中縮減更多不合理的支出。
   用相關業(yè)務數(shù)據(jù)充實基礎支出數(shù)據(jù)最常見的充實核心支出數(shù)據(jù)的方法，是標明所有供應商之間的“母子”關系（比如，要認識到GE Plastics和GE Commercial Finance都是通用電氣的子公司）。
    將核心支出分析流程自動化不到一半的企業(yè)運用了自動支出分析工具�？偟膩碚f，采用自動化手段的企業(yè)對其支出分析的滿意度是那些依然手工作業(yè)的企業(yè)的兩倍。
    面對全球經(jīng)濟的低潮，企業(yè)再也不能忽視支出分析這個問題了。這里提到的因素表明，改進支出分析方法，對于企業(yè)在低谷中生存，以及經(jīng)濟復蘇后增強競爭力都是關鍵的業(yè)務策略。
   支出分析的核心流程
   支出分析是收集、清理和分析企業(yè)支出數(shù)據(jù)，以便縮減成本和改善運營績效的過程。
   抽取：理想狀態(tài)下，企業(yè)應該從內(nèi)部和外部商業(yè)系統(tǒng)中抽取所有的支出數(shù)據(jù)。
   檢驗：在分類和分析支出信息前，企業(yè)必須確保數(shù)據(jù)文件是準確和完整的。
   清理和分類：企業(yè)必須對支出數(shù)據(jù)的成分和特性進行合理化和分類調(diào)整，去除不同命名習慣的不一致之處。為了達到有效的分析，企業(yè)必須把清理后的數(shù)據(jù)按照行業(yè)標準分類體系或者企業(yè)特定的分類法分類。
   充實：詳盡的支出分析要求企業(yè)用相關的業(yè)務信息，包括合同條款、建議的替代部件、供應商的財務狀況和業(yè)務信息等，補充清理后的數(shù)據(jù)。
   分析：為了有效利用支出信息，企業(yè)里的各方面的員工——從日用品管理者到規(guī)劃者、財務經(jīng)理—必須能夠用先進的報表和分析工具訪問和分析這些數(shù)據(jù)。
    對以上活動頻繁和反復執(zhí)行的能力，是企業(yè)能夠在目前市場上獲得競爭優(yōu)勢的最佳能力。