南京化學(xué)工業(yè)有限公司供銷部自主開(kāi)發(fā)實(shí)施的輔材供應(yīng)管理信息系統(tǒng)投運(yùn)一年多來(lái)，在規(guī)范供應(yīng)管理、提高管理效率上取得了明顯效果。南化供銷部設(shè)備材料分部的業(yè)務(wù)員由衷感慨：重組改革以后南化的項(xiàng)目建設(shè)十分繁忙，僅他們分部2006年一年就接到10萬(wàn)多項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃，如果沒(méi)有計(jì)算管理系統(tǒng)的幫助，想完成這么多的采購(gòu)任務(wù)真的是不可思議。 
　　這套供應(yīng)管理信息系統(tǒng)，運(yùn)用供應(yīng)商管理、合同管理、計(jì)劃管理、資金管理、報(bào)銷管理、項(xiàng)目管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)表查詢管理等九大模塊，在輔材供應(yīng)管理中實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)過(guò)程的重點(diǎn)環(huán)節(jié)控制，進(jìn)一步規(guī)范了業(yè)務(wù)操作流程，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)監(jiān)管，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，滿足了新南化對(duì)物資供應(yīng)管理的新要求。 
　　供應(yīng)商管理作為物資供應(yīng)體系中的重要一環(huán)，一直受到集團(tuán)公司總部和南化公司的重視。南化供銷部將特殊供應(yīng)商的管理列入供應(yīng)管理信息系統(tǒng)，所有的特殊供應(yīng)商業(yè)務(wù)均按照一單一審批的方式進(jìn)行控制，由管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)分別行權(quán)，相互監(jiān)督和制約。系統(tǒng)還將供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)危險(xiǎn)化學(xué)品的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、證件名稱及有效期錄入到供應(yīng)商信息表中，凡供應(yīng)商供應(yīng)資質(zhì)到期后，未能及時(shí)補(bǔ)辦的，由系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)閉供應(yīng)商的業(yè)務(wù)操作資質(zhì)，在到期之前提供資質(zhì)到期報(bào)警，使業(yè)務(wù)人員能及時(shí)跟蹤，避免沒(méi)有經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的供應(yīng)商供應(yīng)、運(yùn)輸�；�品，從源頭上加強(qiáng)了對(duì)�；�品經(jīng)營(yíng)、運(yùn)輸?shù)谋O(jiān)控和管理。 
　　合同管理是業(yè)務(wù)操作的重要步驟，也是物資供應(yīng)管理的重點(diǎn)監(jiān)控環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)人員將合同錄入到管理系統(tǒng)，當(dāng)合同加蓋合同專用章時(shí)，由合同管理員在系統(tǒng)中關(guān)閉合同的修改權(quán)，后續(xù)業(yè)務(wù)中的付款、報(bào)銷、入庫(kù)全部在合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作。如針對(duì)某一份具體的合同進(jìn)行付款，當(dāng)付款數(shù)超過(guò)合同金額時(shí)，系統(tǒng)將不允許進(jìn)行付款操作，防止超合同付款發(fā)生，防范超合同付款的資金風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)財(cái)務(wù)人員通過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行付款計(jì)劃的審批，對(duì)照合同中的金額、付款條件、到貨情況進(jìn)行監(jiān)控付款計(jì)劃。 
　　在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中，各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，互相檢驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，如入庫(kù)單生成后，倉(cāng)儲(chǔ)人員根據(jù)實(shí)際情況來(lái)核對(duì)入庫(kù)數(shù)量的準(zhǔn)確性，入庫(kù)單數(shù)據(jù)一旦進(jìn)入程序，業(yè)務(wù)員不能進(jìn)行修改；財(cái)務(wù)收完賬后，也將庫(kù)房人員的收發(fā)臺(tái)賬關(guān)閉。關(guān)閉的數(shù)據(jù)要修改，須通過(guò)相關(guān)人員的共同操作，達(dá)到數(shù)據(jù)的一致性要求。系統(tǒng)生成的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的單據(jù)格式，解決了手工單據(jù)易增加差錯(cuò)率的問(wèn)題。 
　　管理系統(tǒng)規(guī)范了需求計(jì)劃提報(bào)的內(nèi)容。根據(jù)公司的相關(guān)文件，供銷部和各運(yùn)行部協(xié)商、制定了統(tǒng)一的需求計(jì)劃填報(bào)要求，統(tǒng)一了需求計(jì)劃的編號(hào)方法，為按計(jì)劃發(fā)料奠定了計(jì)劃基礎(chǔ)，也為公司內(nèi)部的信息流通創(chuàng)造了必要的條件。 
　　系統(tǒng)的報(bào)表查詢管理對(duì)每個(gè)部門(mén)、每個(gè)業(yè)務(wù)人員的計(jì)劃完成率、物資入庫(kù)率、采購(gòu)報(bào)銷率等指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和管理，同時(shí)可以及時(shí)生成中石化、南化公司、供銷部的各種報(bào)表需求，大大提高了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。 
　　供銷部輔材供應(yīng)管理信息系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)重要的環(huán)節(jié)的監(jiān)控，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整收集，規(guī)范了輔材供應(yīng)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作流程，提高了統(tǒng)計(jì)效率、降低了業(yè)務(wù)人員的工作負(fù)荷，使輔材供應(yīng)流程更加通暢，物資供應(yīng)的透明度大大提高。