貨運代理是中間人性質的運輸者，是“運輸的設計師和協調者”，是貨主與承運人之間的橋梁和紐帶，也是貨主的代表。貨運代理業是一種世界性的行業。 貨運代理人接受委托后，要考慮從以下幾個因素進行訂艙配載： 
    1．貨物因素。 
    要根據單證列明的貨物情況進行定艙配載。 集裝箱的訂艙配載有自已的特點，20英尺集裝箱限重17.5噸，容積為25立方米，40英尺集裝箱一般限重25噸。容積比理論數據小了許多，原因是貨物的包裝、規格及裝箱質量都不可能占據箱內的全部空間；限重是因為港口設備、運輸機力的局限，裝卸港所在國家交通管理部門的要求，所以在訂艙配載時對這些要有所考慮。 
    2．港口因素。 
    作為托運人或貨運代理，對港口的了解無需像船舶經營者那么多，但也應有一定的了解。 一些國家的港口對40英尺集裝箱無裝卸能力，還有港口路面的限重，港口當局的各種特殊規定。如Beirut，貨物到港后，卸船條件為Free Out，即不管卸箱——“卸箱付費”；如美國港口要交納D.D.C.,即地面交貨費, 而且，美東與美西的D.D.C.價格也不一樣。還應注意的是，哪些港口是轉船港，在這個中轉港，又有哪些船公司的船在這個港口做中轉；哪些港口是基本港或是非基本港，不同的船公司對基本港和非基本港的確定也是不同的等問題。這些知識一般在書本介紹中往往十分空洞，還需要在實踐中逐步積累才可以獲得，而且這些情況也是在不斷的變化中，要時時注意這方面的信息，及時整理，及時做出反應。 
    3．承運人的選擇。 
    貨運代理要為貨主選擇最佳的承運人運輸貨物，因此貨運代理要了解多家承運人的價格、船期、服務等情況，為委托人推薦最優的承運人。 
    4．特殊要求。 
    特別是信用證結匯的貨物，對于信用證的一些特殊條款，要在訂艙前提前與船公司確認。 比如，要出具特定的船齡證、船籍證、顯示運費、顯示FOB值等。比如某外貿公司出口1×20英尺箱的軸承到印度的新德里，但是收、發貨人約定，發貨人只負責由新港到孟買運費，孟買到新德里的運費由收貨人的支付，收貨人在開具信用證的時候，要求提單顯示“新港——新德里”，但是發貨人認為雙方已約定好，沒有問題，在訂艙時沒有同代理說明，只在出具提單時才提出要求，結果船公司為不損害自身的利益不同意顯示新德里。最后，經過多次協商，出具了收、發貨人的保函才得以解決。 另外，在訂艙配載前，貨運代理要與發貨人落實貨物的情況，在未得到貨物準確的備妥信息前，可不必急于訂艙，以免因貨未備妥而造成船舶空艙。