中華人民共和國對外貿易經濟合作部和中華人民共和國鐵道部負責中外合營鐵路貨運公司的審批。設立中外合營鐵路貨運公司，申請者應當提交下列文件：申請書和項目建議書；可行性研究報告：中外合營合同和公司章程；申請者的法律證明文件和資信證明文件；中外合營鐵路貨運公司法定代表人的委托書和董事會成員的名單及簡歷；外經貿部和鐵道部要求的其他文件。

申請設立中外合營鐵路貨運公司，按以下程序辦理：①申請者向鐵道部提出規定的全部文件。鐵道部自接到全部文件之日起，2個月內決定批準或者不批準。投資規模3000萬美元及其以上項目，由鐵道部轉報國家發展計劃委員會審批立項。經審查符合中外合營鐵路貨運公司設立要求并批準立項的，由鐵道部核發《鐵路貨物運輸經營許可證》。②申請者通過鐵道部將合營合同和章程轉報外經貿部審批。申請者憑批復文件在外經貿部辦理《外商投資企業批準證書》。③申請者憑《鐵路貨物運輸經營許可證》、《外商投資企業批準證書》，在規定的期限內，依照公司登記的有關規定，向工商行政管理機關辦理企業注冊登記。④中外合營鐵路貨運公司需要在國內、國外和港澳地區設立分支機構的，應報鐵道部和外經貿部批準。鐵道部根據鐵路運輸能力狀況和鐵路運輸市場發展需要，審批立項及頒發《鐵路貨物運輸經營許可證》。

　　中外合營鐵路貨運公司的經營期限由中外合營雙方在合同中約定，一般不得超過20年。出資建設或購買線路和站場設施的中外合營鐵路貨運公司的合營期限可適當延長。合營期滿后，中外合營雙方經協商同意繼續經營的，應當報經原審批機關批準。中外合營鐵路貨運公司成立后，其合營合同、章程的修改，須通過鐵道部轉報外經貿部批準。