一、采購部門的功能
    在討論采購組織之前，應(yīng)先對(duì)采購部門在一個(gè)連鎖體系中所必須扮演的角色與功能有所認(rèn)識(shí)，而依據(jù)這些功能目標(biāo)，考量公司特性及策略來設(shè)計(jì)部門組織。
    商品采購部門的功能概略如下：
    （一）協(xié)助販?zhǔn)鄄块T有關(guān)業(yè)務(wù)之處理。
    （二）商品銷售情況之分析與檢討。
    （三）促銷商品之安排。
    （四）日常采購業(yè)務(wù)，如詢價(jià)、議價(jià)、訂貨等。
    （五）新廠商與新商品之開發(fā)與評(píng)估。
    （六）市場(chǎng)情報(bào)之搜集與反應(yīng)，如商品資訊（價(jià)格、流行趨勢(shì)等）、廠商情報(bào)等。
    二、采購組織
    依據(jù)上列之陳述，采購部門通�？蓜澐譃椴少彙⑹袌�(chǎng)調(diào)查及新商品開發(fā)等單位。
    （一）采購單位
    此單位為采購部門的核心，擔(dān)負(fù)商品企劃、采購等業(yè)務(wù)。采購單位又可依據(jù)各種標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分組織，茲將較常見的標(biāo)準(zhǔn)簡述于下：
    １．商品類別：依商品類別細(xì)分采購單位，如百貨公司的商品采購部門可劃分家用電器課、日常用品課、服飾課等。
    ２．商品采購地區(qū)：依商品來源地區(qū)為基礎(chǔ)劃分，因?yàn)閲鴥?nèi)、外采購的手續(xù)、廠商地址、條件均大不相同，因此分別設(shè)立部門，以利作業(yè)與管理。如設(shè)國內(nèi)采購課、國外采購課，或可依不同洲及國別更細(xì)分之。
    上列標(biāo)準(zhǔn)亦可合并使用，如分設(shè)國外服飾、國內(nèi)服飾課等，或可加入其他標(biāo)準(zhǔn)（如商品價(jià)值、采購功能等）更細(xì)分組織。然無論采用何種標(biāo)準(zhǔn)，均應(yīng)以效率及效能為前提，依實(shí)際狀況考量決定。
    （二）市場(chǎng)調(diào)查單位
    負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外部有關(guān)各種資料的搜集、分析、解讀、建議等。為采購部門之智囊單位。
    （三）新商品開發(fā)單位
    負(fù)責(zé)新商品之開發(fā)、研究、導(dǎo)入等工作。上列敘述僅為通則，采購部門的組織還是必須依企業(yè)之業(yè)別、策略、規(guī)模等實(shí)際狀況來設(shè)定，才能真正的切合需要，發(fā)揮功能。
    采購流程并非僅是單純的詢價(jià)、議價(jià)、訂貨等步驟，而是一個(gè)必須經(jīng)歷多種分析、考慮多種因素的精密過程。一個(gè)完整的采購流程依序應(yīng)包含下列步驟。
    １．確認(rèn)企業(yè)經(jīng)營方針、策略，擬定采購政策。
    ２．了解、分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境因素，含商品動(dòng)態(tài)（原料供應(yīng)狀況及產(chǎn)能、原料成本變化）、競(jìng)爭(zhēng)者分析、消費(fèi)者動(dòng)向、公司內(nèi)部銷售資料分析、庫存狀況以及未來銷售計(jì)劃等。
    ３．?dāng)M定采購計(jì)劃，依據(jù)上述兩個(gè)步驟的結(jié)果擬定采購計(jì)劃。計(jì)劃要包括：采購條件（付款條件、最低送貨量、配送方式、退貨條件等）、進(jìn)貨廠商、進(jìn)貨時(shí)間、商品類別、商品金額、商品數(shù)量等。）
    ４．采購計(jì)劃再檢視及修正。
    ５．采購工作執(zhí)行、控制。
    ６．采購工作執(zhí)行結(jié)果檢討、分析與know-how累積。