“可以說，我們進(jìn)行物流管理平臺(tái)信息化建設(shè)也是迫不得已、迫在眉睫的事情！”談及清華同方應(yīng)用系統(tǒng)本部物流管理系統(tǒng)的實(shí)施，具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目實(shí)施工作的一同方員工坦誠地告訴記者。從這個(gè)意義上來講，他也道出了清華同方應(yīng)用系統(tǒng)本部實(shí)施金蝶K/3物流管理系統(tǒng)最為基本的背景——
   
    “e戰(zhàn)略”催生現(xiàn)代物流
    “清華同方目前面臨的最大挑戰(zhàn)是：如何在科技孵化創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，把自主技術(shù)優(yōu)勢在產(chǎn)品的規(guī)模化生產(chǎn)和行業(yè)應(yīng)用的市場占有率中充分體現(xiàn)出來，創(chuàng)造新的市場價(jià)值，實(shí)現(xiàn)相當(dāng)?shù)囊?guī)�！�。清華同方股份有限公司總裁陸治成坦率表示�！拔覀兊睦硐刖褪恰�—打造一個(gè)世界一流的企業(yè)，一個(gè)百年延續(xù)的世界品牌�！�
    為了這一夢想，從2001年中期開始，清華同方股份有限公司正式啟動(dòng)“加大自主技術(shù)開發(fā)，加大產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化”的“雙加工程”，突出強(qiáng)調(diào)信息產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域關(guān)鍵核心技術(shù)的突破與攻關(guān)，突出強(qiáng)調(diào)在行業(yè)的市場占用率和自主品牌的高科技產(chǎn)品，從而全面推進(jìn)“e戰(zhàn)略”。
    清華同方應(yīng)用系統(tǒng)本部作為同方“雙加工程”第一個(gè)大型組織，整合了原同方十多個(gè)業(yè)務(wù)單位，著力解決過去小而全模式導(dǎo)致的資源重復(fù)建設(shè)、難以綜合利用的問題，通過整合使企業(yè)的生產(chǎn)和管理成本降低，將同方自身業(yè)務(wù)做精做細(xì)。因此，應(yīng)用系統(tǒng)本部在成立之初，首先就開始進(jìn)行物流統(tǒng)一。但是，這種“統(tǒng)一”也對其物流管理提出了重大的挑戰(zhàn)！
    首先，“原同方十多個(gè)業(yè)務(wù)單位都有著自己獨(dú)立的庫房和配送體系，這種小而全體系結(jié)構(gòu)的存在根本上就難以做到對系統(tǒng)本部整個(gè)業(yè)務(wù)單位庫存和發(fā)貨情況的統(tǒng)一管理”。
    其次，“整合資源在給予系統(tǒng)本部物流中心更大職權(quán)的同時(shí)，也賦予了更為繁重的責(zé)任。經(jīng)過整合，系統(tǒng)本部形成了以路由器和有線/無線接入設(shè)備為核心的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，光/磁存儲(chǔ)器為核心的終端設(shè)備產(chǎn)品，數(shù)字圖書館、校園管理軟件及語音復(fù)讀機(jī)為核心的教育電子產(chǎn)品（ELP），集中控制品、智能安防、IC卡產(chǎn)品及智能測具為核心的數(shù)字家園產(chǎn)品（EHP）等多達(dá)數(shù)萬種的軟硬件信息產(chǎn)品，系統(tǒng)本部物流中心的物流管理工作呈現(xiàn)出處理內(nèi)容急劇增加、數(shù)據(jù)量急劇增大的特點(diǎn)�！蓖�方應(yīng)用系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)人士表示。
    而系統(tǒng)本部物流中心原有的物流管理平臺(tái)，由于當(dāng)初合作的軟件公司缺乏項(xiàng)目管理和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致該開發(fā)項(xiàng)目中途流產(chǎn)，由此形成的物流管理信息平臺(tái)在誕生之初就存在著先天的缺陷。因此，物流中心作為同方經(jīng)營信息化的重量級(jí)單位，首當(dāng)其沖。新組建的物流中心將成為同方系統(tǒng)應(yīng)用本部下屬十幾個(gè)業(yè)務(wù)單位的公用物流管理平臺(tái)，成為一個(gè)集商務(wù)、倉儲(chǔ)、配送及財(cái)務(wù)于一體的重要部門。
    由于有了首次開發(fā)的失敗經(jīng)歷，同方應(yīng)用系統(tǒng)本部物流中心在選擇合作伙伴的問題上慎之又慎，同時(shí)也對自己的信息化需求有了較為明確的認(rèn)識(shí)。同方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員告訴記者：“我們物流系統(tǒng)信息化建設(shè)有著非常明確的目標(biāo)——那就是通過應(yīng)用現(xiàn)代物流管理信息系統(tǒng)，確實(shí)提高企業(yè)的物流管理效率，并在此基礎(chǔ)上逐步發(fā)展成面向社會(huì)的第三方專業(yè)物流服務(wù)企業(yè)�！�
   
    順利成功背后的三步
    “經(jīng)過與多家軟件企業(yè)的洽談，反復(fù)衡量實(shí)力、比較成功案例，我們最后決定簽約北京金蝶公司，采用其K/3物流管理系統(tǒng)為主體，加二次開發(fā)，使采、銷、存、運(yùn)輸、網(wǎng)絡(luò)、條碼集成一體，使之成為完整的物流管理系統(tǒng)�！蓖�方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員表示。
    根據(jù)合同約定，清華同方應(yīng)用信息系統(tǒng)本部物流中心物流管理系統(tǒng)項(xiàng)目從2001年10月開始啟動(dòng)；2002年1月1日切換系統(tǒng)，全面實(shí)施K/3新系統(tǒng)；2002年3月31日，完成K/3物流管理系統(tǒng)后臺(tái)所有模塊的應(yīng)用。其間需要完成原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、K/3系統(tǒng)物流部分的實(shí)施、與財(cái)務(wù)部分的接口預(yù)留以及第一階段二次開發(fā)內(nèi)容的完成等諸多任務(wù)。套用一句革命樣板臺(tái)詞，那就是“時(shí)間緊、任務(wù)重”。
    那么，這樣一個(gè)頗具難度的項(xiàng)目是如何在短時(shí)間內(nèi)順利實(shí)現(xiàn)成功實(shí)施？這其中，同方與金蝶又是如何分工協(xié)作？
   
    團(tuán)隊(duì)組織保證
    “實(shí)施最初，每個(gè)人都擔(dān)心會(huì)看到一些意外，因?yàn)閷?shí)施系統(tǒng)一般都比較困難，將來運(yùn)用良好更是困難，但事實(shí)上并未出現(xiàn)意外，而且實(shí)施整個(gè)物流系統(tǒng)也沒有那么困難，這主要得益于實(shí)施小組的激情與專業(yè)技能�！苯鸬�負(fù)責(zé)同方物流系統(tǒng)項(xiàng)目的有關(guān)人士坦率表示。
    首先，“系統(tǒng)本部領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目實(shí)施予以了高度的重視和強(qiáng)有力的支持，為同方物流系統(tǒng)的順利實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)�！蓖�方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員表示。在實(shí)施團(tuán)隊(duì)的組織上，清華同方應(yīng)用信息系統(tǒng)事業(yè)本部領(lǐng)導(dǎo)將軟件開發(fā)的所有管理決策權(quán)授予了物流中心，成立了以物流中心副總經(jīng)理為組長、各部門（記者注：原同方十多個(gè)業(yè)務(wù)單位）經(jīng)理為成員的系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施小組；金蝶公司也派出了兩名資深工程師加入實(shí)施小組，到同方系統(tǒng)本部上班。
    同時(shí)，為避免物流中心實(shí)施小組過于專注于物流管理方面，而忽視了軟件與其他部門的接口，使軟件的拓展性受到影響，不利于應(yīng)用系統(tǒng)本部貫徹“e戰(zhàn)略”的完整性。同方應(yīng)用系統(tǒng)本部還組建了由財(cái)務(wù)部、經(jīng)營管理部及信息化小組主管組成的指導(dǎo)委員會(huì)。物流中心實(shí)施小組定期向指導(dǎo)委員會(huì)匯報(bào)系統(tǒng)實(shí)施情況，指導(dǎo)委員會(huì)則從全局出發(fā)給予指導(dǎo)。使K/3系統(tǒng)不僅僅是一個(gè)物流系統(tǒng)，更成為整個(gè)系統(tǒng)本部信息化系統(tǒng)實(shí)施的一個(gè)有機(jī)組成部分。
   
    “六步法”明確需求
    “該項(xiàng)目的實(shí)施過程，實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)軟件開發(fā)的過程，因此，也就是一個(gè)軟件開發(fā)的需求分析過程”。同方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員表示，“在整個(gè)流程的設(shè)置中，首先我們提出需求，金蝶再進(jìn)行修改和建議，如此反復(fù)。由于我們在團(tuán)隊(duì)組織上保證了項(xiàng)目實(shí)施的方向性和推進(jìn)力度，因此同方能夠提出需求，并且能夠明確我們的實(shí)際需求，不致造成需求不明的情況�！�
    “針對同方提出的這些需求，金蝶方面按照‘六步實(shí)施法’的精神，項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)歷了項(xiàng)目啟動(dòng)、系統(tǒng)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程分析、二次開發(fā)需求分析、二次開發(fā)需求確認(rèn)、業(yè)務(wù)流程確定、業(yè)務(wù)流程測試、需求反饋、需求變更、業(yè)務(wù)流程反饋和變更、初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入和錄入等一系列工作。其中，需求和業(yè)務(wù)流程的確認(rèn)要經(jīng)過測試、反饋、確認(rèn)、再測試、再反饋、再確定等反復(fù)過程，經(jīng)過物流中心項(xiàng)目實(shí)施小組成員不厭其煩地測試、反饋，從而得到了一個(gè)最符合同方物流中心需求的業(yè)務(wù)流程。”金蝶負(fù)責(zé)同方物流系統(tǒng)項(xiàng)目的有關(guān)人士表示。
   
    復(fù)雜的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換
    按照計(jì)劃，2002年1月1日，原物流中心的舊系統(tǒng)從此禁用，K/3新系統(tǒng)正式啟用。K/3新系統(tǒng)投入運(yùn)行前的最后一步要將舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸?shù)叫孪到y(tǒng)中，這也就是所謂的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程。
    在這一過程中，除可能涉及到的技術(shù)復(fù)雜性外，最復(fù)雜的問題就是舊系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程與新系統(tǒng)有較大差異，而且缺乏文檔資料。因此，金蝶的工程師必須對舊系統(tǒng)進(jìn)行解剖。
   
    首先，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換不僅僅意味著數(shù)據(jù)從一個(gè)文件移動(dòng)到另一個(gè)文件，還必須保證數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不變，確保數(shù)據(jù)的內(nèi)容與運(yùn)行新系統(tǒng)所需的標(biāo)準(zhǔn)相符。其次，由于任何交易系統(tǒng)中都存在著大量的數(shù)據(jù)，同方物流項(xiàng)目也不例外，因此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的任務(wù)相當(dāng)繁重。
    金蝶公司在投入大量精力逐一檢查數(shù)據(jù)的每一事項(xiàng)的同時(shí)，對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換進(jìn)行全面測試，以保證能在新系統(tǒng)中成功運(yùn)行。經(jīng)過努力，最后金蝶公司完成了自己的承諾，在2002年1月1日成功地啟用了K/3新系統(tǒng)，并使系統(tǒng)本部物流中心的工作效率得到了根本性提高。
   
    實(shí)施效果評(píng)估
    2002年3月31日，實(shí)施小組成功地完成了K/3物流管理系統(tǒng)后臺(tái)所有模塊的應(yīng)用，使物資的進(jìn)、存、出、運(yùn)、一直到客戶驗(yàn)收，形成了完整的物流鏈。同方系統(tǒng)本部物流中心系統(tǒng)采用了應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、采購管理(工業(yè))、銷售管理(工業(yè))、 倉存管理(工業(yè))、存貨核算(工業(yè))及成本管理(工業(yè))等7個(gè)子系統(tǒng)，用戶數(shù)達(dá)了103個(gè)。
   
    一個(gè)特點(diǎn)與四大特色
    同方物流中心項(xiàng)目最突出的特點(diǎn)是：建立現(xiàn)代化立體倉庫實(shí)現(xiàn)了商品出入庫的條碼管理。條碼管理不僅保證了物流進(jìn)出的準(zhǔn)確，而且為將來的售后服務(wù)打下了基礎(chǔ)。
    物流與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成是整個(gè)項(xiàng)目的核心，由于同方系統(tǒng)本部財(cái)務(wù)系統(tǒng)也是采用金蝶系統(tǒng)，因此使兩者的集成能達(dá)到步調(diào)一致，這樣企業(yè)的管理者能通過物流系統(tǒng)的分析報(bào)表掌握企業(yè)的經(jīng)營狀況。金蝶公司在項(xiàng)目開發(fā)中考慮到企業(yè)的各種管理需求，在原來的報(bào)表基礎(chǔ)上，又增加了經(jīng)營分析報(bào)告，使管理者對各個(gè)業(yè)務(wù)單位的合同執(zhí)行、庫存、毛利、回款、應(yīng)收、應(yīng)付等一目了然，并且系統(tǒng)還提供了各種分析比率和賬齡，使之更具有可比性。
    總結(jié)同方物流中心K/3物流系統(tǒng)，具有四個(gè)顯著的特色：
    一、集成性。涉及物流的進(jìn)、出、存、運(yùn)、驗(yàn)收各環(huán)節(jié)完全集成，并能產(chǎn)生互動(dòng)，整個(gè)業(yè)務(wù)單位是一體的，不管有多少分支機(jī)構(gòu)，在什么地點(diǎn)，多少種業(yè)務(wù)。
    二、共享性。所有原始數(shù)據(jù)只有唯一的一次輸入，此后就可以做到分權(quán)限開放、共享，拆除了部門之間的籬笆。
    三、實(shí)時(shí)性。每一個(gè)作業(yè)都會(huì)實(shí)時(shí)地反映，每一項(xiàng)控制都會(huì)實(shí)時(shí)地得到結(jié)果，每一份報(bào)表都會(huì)實(shí)時(shí)地生成。
    四、精確性。每一次作業(yè)都精確可量化，流程制定不可隨意更改，同樣的數(shù)據(jù)產(chǎn)生完全一樣的報(bào)表。
    據(jù)介紹，2002年7月，同方系統(tǒng)本部物流中心物流管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版建設(shè)已經(jīng)完成，用戶可通過互聯(lián)網(wǎng)下達(dá)訂單、查詢訂單執(zhí)行情況、跟蹤物流的整個(gè)過程。同方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員坦率地表示，“在實(shí)施過程確實(shí)也存在著一些問題，例如由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)而出現(xiàn)的審單問題、網(wǎng)絡(luò)安全問題等等，但這些問題都能夠逐步解決。本部領(lǐng)導(dǎo)的愿望是在物流系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，逐漸加入企業(yè)客戶資源管理、人力資源管理等，最后成為一個(gè)完整的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。因此，針對我們不斷出現(xiàn)的新需求，金蝶公司一直是通過開發(fā)部門來操作我們這個(gè)項(xiàng)目，而沒有采用通常的實(shí)施完畢后，交由售后服務(wù)部來支持�！�
   
    三點(diǎn)體會(huì)
    談及對同方系統(tǒng)本部物流中心項(xiàng)目實(shí)施效果的評(píng)估和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，同方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員表示，“系統(tǒng)本部領(lǐng)導(dǎo)對物流中心系統(tǒng)的期望值和要求都很高，加上有了上一次失敗的教訓(xùn)，同方領(lǐng)導(dǎo)層對項(xiàng)目實(shí)施給予了高度的重視和全力的支持，并對金蝶實(shí)施工作能夠予以理解和支持�？梢哉f，領(lǐng)導(dǎo)支持是該項(xiàng)目成功實(shí)施的關(guān)鍵所在�！�
    第一，實(shí)施過程中，領(lǐng)導(dǎo)的重要作用。在實(shí)施過程中，人事、職能再劃分等非技術(shù)原因?qū)��?xiàng)目實(shí)施的影響很大，但同方領(lǐng)導(dǎo)決心更大，因此在涉及同方內(nèi)部部門和員工的職能劃分上沒有遇到太大的阻力。
    第二，系統(tǒng)建設(shè)本身就是一個(gè)再造過程，逐步完善必不可少。由于實(shí)施過程本身就是企業(yè)業(yè)務(wù)流程的再造和部門職能的重新劃分，許多問題還屬于探索和逐步完善的過程中，因此目前在同方物流信息系統(tǒng)在流程設(shè)置上和現(xiàn)實(shí)流程上存在一些職能重合以及一些部門間協(xié)作的欠缺的問題也是可以理解和逐步解決的。
    第三，特別注意實(shí)施初期的危險(xiǎn)期，以及客戶習(xí)慣問題現(xiàn)實(shí)存在。同方系統(tǒng)本部物流中心有關(guān)項(xiàng)目實(shí)施人員表示：“由于不熟悉新系統(tǒng)，在剛開始實(shí)施初期，發(fā)現(xiàn)一些問題，對軟件信心不大�？呻S著操作的逐漸深入，發(fā)現(xiàn)當(dāng)初的許多問題都是操作不當(dāng)造成的，現(xiàn)在基本可以避免，許多問題自己就可以解決，整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用感覺好多了。”