上海益民百貨股份有限公司成立于1993年12月，由原來的國營大中型企業(yè)改制而成，是淮海路商業(yè)街第一家建立股份制的綜合性百貨零售批發(fā)企業(yè)。其主要專業(yè)商店上海鐘表商店、古今內(nèi)衣公司、紅星眼鏡公司、上海床上用品公司、龍鳳珠寶商店的經(jīng)營業(yè)績名列全國同行業(yè)的前茅。
    上海益民百貨股份有限公司是上海市最早采用計算機(jī)進(jìn)行財務(wù)信息管理的公司之一，更是淮海路上最大的商業(yè)上市公司。十幾家子公司的地理位置比較分散，而且子公司性質(zhì)復(fù)雜，包括酒店、超市、房地產(chǎn)等行業(yè)，業(yè)務(wù)復(fù)雜、業(yè)務(wù)量大、跨地區(qū)經(jīng)營是公司面臨的最大問題。
    公司所需要的ERP系統(tǒng)是一種能更好地滿足企業(yè)多行業(yè)、跨地區(qū)、多供應(yīng)商銷售渠道經(jīng)營管理模式的信息管理系統(tǒng)，這種系統(tǒng)應(yīng)該充分利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，為用戶提供靈活性和可配置功能。
    實(shí)施原則
    ERP在企業(yè)中的應(yīng)用涉及到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營機(jī)制、傳統(tǒng)管理方法和管理基礎(chǔ)等一系列實(shí)際問題，因此引進(jìn)ERP系統(tǒng)的企業(yè)普遍出現(xiàn)了實(shí)施難度大、周期長、反復(fù)多、見效慢等現(xiàn)象。益民百貨公司在管理系統(tǒng)的建設(shè)中，將整個實(shí)施過程劃分成“提議—調(diào)研—考察—開發(fā)—實(shí)施—驗(yàn)收—成效”幾個階段，走了一條穩(wěn)步前進(jìn)的路。
    益民管理信息系統(tǒng)始建于1995年下半年。當(dāng)時國內(nèi)管理軟件市場還處在財務(wù)軟件階段，并且當(dāng)時的財務(wù)軟件主要為核算型。如何選擇、建立管理信息系統(tǒng)，益民公司經(jīng)過反復(fù)研究、權(quán)衡，最終決定采用“商品化軟件+二次開發(fā)”的方式進(jìn)行建設(shè)，即購買符合要求的商品化財務(wù)軟件，再與專業(yè)軟件公司合作，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行二次開發(fā)。根據(jù)當(dāng)時的計算機(jī)技術(shù)、行業(yè)特點(diǎn)等進(jìn)行了可行性論證，最后達(dá)成一致意見，確定了“技術(shù)要順應(yīng)潮流，投資要受到保護(hù)，管理軟件要強(qiáng)壯，專業(yè)公司要有實(shí)力”四項(xiàng)基本原則，保證個性化管理系統(tǒng)的順利應(yīng)用。
    系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
    益民管理信息系統(tǒng)主要由公司總部、分公司、財務(wù)管理三大部分組成。
    公司總部
    公司總部采用流行的Client/Server體系結(jié)構(gòu)，依靠大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性能，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全、可靠、完整和一致性，大大提高了數(shù)據(jù)處理能力和系統(tǒng)運(yùn)行效率。其基本配置如下：
    ·采用DATAGENERAL的小型機(jī)DGAviion為服務(wù)器；
    ·采用COMPAQ、IBM486/668RAM為工作站，操作系統(tǒng)為Windows；
    ·采用TCP/IP通訊協(xié)議、服務(wù)器與工作站之間由同軸電纜及中繼器連接；
    ·操作系統(tǒng)為DGUnix；
    ·采用SYBASE10FORUNIX數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
    分公司
    各分、子公司通過MODEM與總部連接。這樣可以使數(shù)據(jù)傳輸方便、及時、費(fèi)用少，能夠保證總部隨時查詢和統(tǒng)計各分、子公司的數(shù)據(jù)。
    財務(wù)管理
    財務(wù)管理軟件要涵蓋多種行業(yè)的業(yè)務(wù)，且各模塊之間要互留接口，以保持系統(tǒng)的整體性；各子系統(tǒng)要可以單獨(dú)實(shí)施，有相對的獨(dú)立性以滿足各子公司的需求。
    基于以上需求，益民百貨與浪潮集團(tuán)通用軟件公司建立了聯(lián)系，了解到浪潮通軟分行業(yè)ERP管理軟件采用Client/Server體系結(jié)構(gòu)設(shè)計，用大型數(shù)據(jù)庫SYBASE為后臺數(shù)據(jù)庫管理軟件，可運(yùn)行于小型機(jī)和以Unix工作站為主的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且該公司還涉足商業(yè)、酒店等其他行業(yè)領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的生命力和競爭力。
    實(shí)施分析
    隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，商業(yè)企業(yè)需要提高資源（資金、人力、信息、物料、設(shè)備、技術(shù)、交易等）的綜合利用能力，通過對信息流的有效處理達(dá)到對商流、物流、資金流有效地控制和管理。傳統(tǒng)財務(wù)軟件主要針對財務(wù)部門的財務(wù)核算，偏重于資金流、不能滿足目前企業(yè)的需求。益民百貨公司針對下屬公司性質(zhì)不同、規(guī)模不等的特點(diǎn)，以財務(wù)管理為核心建立企業(yè)全面信息管理系統(tǒng)，按“效益驅(qū)動，總體規(guī)劃，重點(diǎn)突破，分步實(shí)施，推廣應(yīng)用”的原則同浪潮通軟公司展開了全面合作。
    到目前為止，已對上海床上用品公司實(shí)施了商業(yè)MIS系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了商業(yè)的前后臺管理、庫存控制和資金流向控制等；對淮海路上的金辰大酒店實(shí)施了浪潮通軟酒店管理系統(tǒng)，對酒店的前臺預(yù)定、結(jié)銀、接待、客房、電話計費(fèi)、商務(wù)、餐飲康樂、倉庫等進(jìn)行了全面地管理；整個公司的信息集成與管理、控制、分析達(dá)到了一定的水平。
    益民管理信息系統(tǒng)有以下主要特點(diǎn)。
    以事務(wù)處理為起點(diǎn)，擴(kuò)大管理的廣度與深度
    益民管理信息系統(tǒng)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理從財務(wù)部門擴(kuò)展到各個業(yè)務(wù)部門，對事務(wù)的處理嚴(yán)格按照財務(wù)制度的規(guī)定，加入獨(dú)到的合理化處理方式，從而較完整地實(shí)現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化以及資金流和物流相統(tǒng)一。
    功能齊全，財務(wù)與商業(yè)、酒店等緊密結(jié)合
    益民管理信息系統(tǒng)的財務(wù)部分包括帳務(wù)處理、報表、工資管理、固定資產(chǎn)管理、存貨管理、銷售管理、采購管理、內(nèi)部銀行、輔助管理、數(shù)據(jù)中心、匯總/合并報表、綜合分析、遠(yuǎn)程查詢等十幾個子系統(tǒng)；財務(wù)系統(tǒng)與商業(yè)管理系統(tǒng)、酒店管理系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)之間留有接口，使財務(wù)系統(tǒng)與商業(yè)、酒店等系統(tǒng)緊密地結(jié)合在一起。該系統(tǒng)可以方便地完成以下功能：
    ·原始憑證讀�。簭母鳂I(yè)務(wù)子系統(tǒng)中讀取需要的原始憑證；
    ·原始憑證審核：對需要審核的業(yè)務(wù)傳遞過來的原始憑證進(jìn)行確認(rèn)審核；
    ·原始憑證傳送：對經(jīng)過審核或其他處理后，需要傳送到業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的原始單據(jù)進(jìn)行傳送；
    ·原始憑證查詢：查詢從業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中傳遞過來的原始憑證；
    ·記帳憑證編制：根據(jù)各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)傳遞過來的各種原始憑證編制財務(wù)的記帳憑證；
    ·記帳憑證自動生成：對于憑證分錄固定的財務(wù)處理，根據(jù)憑證分錄數(shù)據(jù)的形成方法，由用戶定義記帳憑證的形成方法，根據(jù)用戶定義的方法，自動形成記帳憑證。使每個月財務(wù)處理的大量重復(fù)性工作通過計算機(jī)自動完成，憑證通過這個功能傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中，供財務(wù)審核；
    ·記帳憑證傳送：編制完成的記帳憑證，傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中，進(jìn)行審核記帳。
    較好的適用性和靈活性
    益民管理信息系統(tǒng)的建設(shè)走的是“通過軟件+二次開發(fā)”的路線，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對商品化的軟件進(jìn)行了調(diào)整和修改，從而在企業(yè)中得到了更好地推廣和應(yīng)用。
    成功秘訣
    ERP的成功“三分靠技術(shù)，七分靠實(shí)施”，益民管理系統(tǒng)實(shí)施的幾個主要階段，如實(shí)施財務(wù)管理系統(tǒng)、實(shí)施商業(yè)MIS管理系統(tǒng)、實(shí)施酒店管理系統(tǒng)等，都進(jìn)行了有效的試點(diǎn)工作。試點(diǎn)是益民百貨實(shí)施ERP管理軟件應(yīng)用成功的關(guān)鍵之一。試點(diǎn)運(yùn)行可以使檢驗(yàn)各管理環(huán)節(jié)制定的標(biāo)準(zhǔn)是否符合各單位的實(shí)際要求，提出對標(biāo)準(zhǔn)的改進(jìn)意見或?qū)��?shí)際業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組；檢驗(yàn)軟件的設(shè)計思想是否符合系統(tǒng)要求，找出系統(tǒng)分析中存在的問題及相應(yīng)的解決方法；檢驗(yàn)各項(xiàng)軟件功能是否正確，找出系統(tǒng)中存在的編碼錯誤，提高軟件的運(yùn)行效率，努力通過試運(yùn)行使軟件更成熟、更實(shí)用、更易操作；為下一步全面推廣、應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，積累經(jīng)驗(yàn)、找出問題，做好各方面的準(zhǔn)備工作。
    “深入的分析、長遠(yuǎn)的眼光、領(lǐng)導(dǎo)的重視、各方的配合”是益民實(shí)施信息管理系統(tǒng)的原則；另外，找到一個可靠的合作伙伴也是系統(tǒng)實(shí)施成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。而ERP作為一概念系統(tǒng)，管理到了企業(yè)的方方面面，這不只是一個管理軟件系統(tǒng)所能解決的，它與企業(yè)的整個意識、理念、管理水平都有著密切的聯(lián)系，需要一個循序漸進(jìn)的過程。