客戶背景
香港恒豐珠寶首飾有限公司一直為遍布全球的顧客設(shè)計(jì)、制造及分銷黃金及珍貴金屬制成的珠寶首飾、擺件、裝飾品、企業(yè)禮品等。自70年代成立以來(lái)，集團(tuán)便以其先進(jìn)技術(shù)及獨(dú)特的產(chǎn)品設(shè)計(jì)而備受推崇，屢獲獎(jiǎng)項(xiàng)；近年更積極以高科技配合嶄新意念，開(kāi)發(fā)多項(xiàng)高科技與專利技術(shù)嶄新產(chǎn)品，繼續(xù)開(kāi)拓并鞏固本地及海外市場(chǎng)。集團(tuán)旗下的金業(yè)科技有限公司更在1999年成功于香港聯(lián)合交易所有限公司上市。
今天的恒豐珠寶集團(tuán)已擁有員工3,000多名，每年生產(chǎn)金銀珠寶首飾超過(guò)800萬(wàn)件，年黃金加工量占香港的1/3，是香港最大的金銀珠寶首飾制造商之一。為配合龐大的生產(chǎn)量，集團(tuán)在香港和中國(guó)均設(shè)有設(shè)備先進(jìn)的廠房。集團(tuán)對(duì)信息化比較重視，先后實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)、指紋門禁系統(tǒng)、中央監(jiān)控系統(tǒng)、POS系統(tǒng)等、協(xié)同辦公系統(tǒng)和各分店遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)。本次實(shí)施協(xié)同辦公平臺(tái)的是該集團(tuán)位于深圳的重要子公司--深圳恒豐珠寶首飾公司。
客戶需求
作為一家珠寶首飾生產(chǎn)商，恒豐珠寶首飾公司的銷售以自己專賣店的形式進(jìn)行。該公司的專賣店分布在全國(guó)各地達(dá)40余家。這些分店與公司總部需要保持實(shí)時(shí)的溝通，每天有大量的長(zhǎng)途電話與傳真。各分店每天有大量的帳務(wù)，每周有總結(jié)、報(bào)告等要通過(guò)傳真發(fā)送到公司總部。這些文檔的即時(shí)傳遞、保管、歸類都有很大的工作量。
該公司面臨的最大問(wèn)題就是各專賣店的管理與溝通問(wèn)題，因各專賣店基本上分散在各個(gè)地區(qū)，所以因?qū)嶋H"距離感"而造成的分店與公司總部之間人員互相不熟悉，員工很難直觀的感覺(jué)到是一個(gè)整體的公司氛圍。進(jìn)而造成了很多信息溝通不暢，信息流轉(zhuǎn)不及時(shí)等問(wèn)題，工作效率也難以保證。更重要的是公司領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法真正了解各分店的實(shí)際工作情況如何。特別是領(lǐng)導(dǎo)想直接查看各分店的工作情況非常不便。
另外，該公司根據(jù)不同的業(yè)務(wù)種類分為金飾、銀飾、鉆石、珠寶等不同的組。每一個(gè)業(yè)務(wù)組都需要設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、庫(kù)存、發(fā)貨、報(bào)表、分店等不同部門之間共享大量的文檔信息。同時(shí)，集團(tuán)公司總部在香港。深圳公司與香港總公司之間每天有大量的信息傳遞，目前主要通過(guò)電子郵件進(jìn)行，單一的溝通方式帶來(lái)的信息查找、管理問(wèn)題已經(jīng)很明顯的顯現(xiàn)出來(lái)了。
系統(tǒng)簡(jiǎn)介
根據(jù)恒豐珠寶首飾公司的需求分析，該公司迫切需要一種典型的跨地域協(xié)同辦公的解決方案，能夠讓員工之間，分店與總部之間實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)同辦公。
經(jīng)過(guò)比較后該公司選擇了點(diǎn)擊科技的競(jìng)開(kāi)協(xié)同之星（GK-Star）作為協(xié)同辦公的基本平臺(tái)，并安裝了競(jìng)開(kāi)工作流管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文的快速流轉(zhuǎn)，在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中布置了群組服務(wù)器和工作流服務(wù)器以提高網(wǎng)絡(luò)通訊的效率。同時(shí)利用香港該公司的現(xiàn)有資源在Internet中布置了中繼服務(wù)器，以支持出差的員工通過(guò)Internet與公司內(nèi)部進(jìn)行協(xié)同辦公。
GK-star是一個(gè)高度集成的協(xié)同辦公平臺(tái)，主要解決了該公司如下問(wèn)題：
1、 內(nèi)部員工溝通協(xié)作問(wèn)題。通過(guò)GK-Star集成的即時(shí)通訊功能使得員工之間可以時(shí)時(shí)保持聯(lián)系。特別是各分店，時(shí)時(shí)在員工列表中看到公司全體員工的在線狀態(tài)，并可以時(shí)時(shí)與公司的任何一名員工進(jìn)行溝通，雖然遠(yuǎn)在異地，但與公司總部的"距離"被拉近了。另外過(guò)去很多事情都要通過(guò)電話來(lái)溝通，經(jīng)常遇到要找的人不在而信息傳遞不暢�，F(xiàn)在只需要用即時(shí)消息來(lái)直接進(jìn)行溝通，并且可以發(fā)送留言，大大提高了工作效率。
2、 員工團(tuán)隊(duì)協(xié)作的問(wèn)題。該公司每個(gè)業(yè)務(wù)部門、每個(gè)分店都建立了協(xié)作區(qū)，公司相關(guān)人員都加入到協(xié)作區(qū)中。在協(xié)作區(qū)中成員可以就工作中的問(wèn)題展開(kāi)討論，共享文檔。特別是各分店每天上報(bào)公司總部的文檔現(xiàn)在都通過(guò)協(xié)作區(qū)來(lái)進(jìn)行傳遞，文件組織管理非常有調(diào)理，大大優(yōu)于過(guò)去用電子郵件和傳真的方式。
3、 聯(lián)系人管理高效。每個(gè)人都可以從公司協(xié)作區(qū)中同步公司所有聯(lián)系人的聯(lián)系方式，而且可以通過(guò)聯(lián)系人建立郵件、通訊記錄以及文檔的信息關(guān)聯(lián)，方便信息的提取。
4、 公司領(lǐng)導(dǎo)可以時(shí)時(shí)查看各部門的工作情況。以前領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常想要檢查工作資料的時(shí)候，必須有下面的員工去準(zhǔn)備，比較花時(shí)間。現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)在每一個(gè)協(xié)作區(qū)中有出現(xiàn)，所以領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)進(jìn)入到每一個(gè)協(xié)作區(qū)中檢查員工的工作情況，以便對(duì)公司的運(yùn)作有一個(gè)時(shí)時(shí)的掌握。
5、 另外通過(guò)競(jìng)開(kāi)工作流系統(tǒng)大大加快了公司內(nèi)部請(qǐng)假、派車、借款等公文的流轉(zhuǎn)速度，加快了辦公效率。
客戶收益
由競(jìng)開(kāi)協(xié)同平臺(tái)構(gòu)建的該公司協(xié)同辦公解決方案，實(shí)現(xiàn)了依托信息化進(jìn)行科學(xué)管理、提高業(yè)務(wù)效率、充分利用資源的原定目標(biāo)，為客戶帶來(lái)了以下一些利益。
方案有效地解決了該公司各職能部門實(shí)際工作中的溝通、協(xié)作問(wèn)題，滿足了部門人員之間工作、溝通的需求。通過(guò)該平臺(tái)，公司領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)了解員工的工作進(jìn)度，聽(tīng)取人員匯報(bào)，安排工作日程等，員工之間同樣可以隨時(shí)針對(duì)工作任務(wù)、工作方式等問(wèn)題展開(kāi)討論。提供了一個(gè)高度互動(dòng)、個(gè)性化的工作環(huán)境。特別是各分店的員工通過(guò)此協(xié)同辦公平臺(tái)拉近了與公司總部的"距離"，真正實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程協(xié)同辦公，猶如所有人一個(gè)大"辦公室"中辦公一樣，溝通渠道非常順暢！
平臺(tái)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)性，改變了過(guò)去單一的電子郵件的工作方式，通過(guò)即時(shí)通訊、手機(jī)短信、協(xié)作區(qū)共享和電子郵件等綜合通訊手段，同時(shí)提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)能力，大大提高了信息文檔的查找效率，提高了工作效率。
平臺(tái)具有良好的網(wǎng)絡(luò)適應(yīng)性，能夠適應(yīng)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，用戶即使出差同樣能夠及時(shí)與公司保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)各種資源，確保工作任務(wù)順利進(jìn)行；該公司總部與各分店以及移動(dòng)辦公的區(qū)域經(jīng)理之間就是一個(gè)很好的移動(dòng)辦公解決方案！
項(xiàng)目實(shí)施成功后，該公司老總對(duì)跨地域協(xié)同辦公以及跨部門的高效協(xié)同給予了高度的評(píng)價(jià)，他說(shuō)："目前國(guó)內(nèi)同類軟件中，點(diǎn)擊科技是我們見(jiàn)過(guò)的理念最先進(jìn)而且能夠?qū)嶋H應(yīng)用的產(chǎn)品，這也是我們選擇點(diǎn)擊科技的重要原因。"
