在全球經濟試圖擺脫衰退之際，成本控制成為新的商業頌歌。突然間失去了增加收入的能力，企業被迫想方設法控制成本，以保持利潤。

現在，大多數企業在縮減內部運營成本方面已經黔驢技窮，而開始盯著擴展的供應鏈上的成本。這是很有道理的：在外部供應商身上的支出，是大多數企業支出項目中最大的一筆，每收入1美元，大概就有50美分花在這上面。要有效地控制這一方面的成本，首先就要對公司的支出進行透徹的分析。

　　支出分析（Spending Analysis）應用正確，能夠為識別支出模式提供所需的洞察力；最大化購買的調控能力；執行信息化的資源采集和供應管理決策；推動遵守合約和供應商績效的持續改善；優化預算和計劃；測量成本、通貨膨脹和其他因素變化所帶來的影響。

　　Aberdeen的發現

　　在2002年11月，Aberdeen Group和Penton Media 的供應鏈團隊一起，對全球157企業的支出分析流程進行了研究。這項研究發現，全球的企業一起掩蓋著一個不可示人的小秘密：幾乎沒有企業真正了解他們的支出具體是多少，用在什么產品和哪個供應商身上。

　　雖然，有約80%的被調查企業認為支出分析對他們的成功“非常重要”或“至關重要”，13%的供應鏈管理人員認為支出分析“重要”，剩余的5%認為“有點重要”，而沒有人選擇“根本不重要”。令人吃驚的是，只有51%的企業已有正規的支出分析。總體上，大企業比小企業更傾向于進行正規的支出分析。支出分析的標準化很可能就是促使大企業能縮減16%的總支出，而中小企業只能做到11.8%的原因。

　　如果不重視，或者在匆忙或特定的情況下才做支出分析，會導致分割的購買策略，從而導致不當的購買決策和失去節約成本的機會。據Aberdeen保守的估計，支出分析能力不足使企業每年失去了節約2600億美元的機會。

　　看到這樣的結果，可以毫不夸張地說，支出分析不足是企業的一種流行病，使企業無法通過控制成本來最大化企業績效。

　　支出分析的障礙

　　如果支出分析如此關鍵，為什么對很多企業來說還是一個挑戰？支出分析一直以來都是耗時和耗力的過程，要求合并和分析從企業內部、外部多個業務系統中提取的數據。難怪，最典型支出分析項目需要花費幾星期，甚至幾個月才能完成。Aberdeen的另一項研究發現，支出分析活動占用了一個管理日常用品的經理1/3以上的工作時間。

　　Aberdeen認為，妨礙有效支出分析的五大障礙是：

　　不同的數據源 支出信息存在企業內部的多個業務系統中，包括應付賬目、總賬、ERP、采購系統等。關鍵的支出信息也存在企業外部系統中，包括信用卡、采購卡（Procurement-Card，P-card）系統，自動票據交換所（ACH，Automated Clearinghouse），以及外包服務提供商的業務系統等。

　　從這些全然不同的系統中收集數據一直是手工的、費時的過程。更糟的是，大多數公司只從內部的財務系統中抽取支出信息。這樣狹窄的定位，使企業不容易看到企業支出的全貌，迫使企業在信息不全的條件下制定采購和供應鏈管理策略。

　　不準確或者不完整的支出數據 有效支出分析所需要的詳細信息是在ERP和其他非結構化系統中找出來的。這些信息經常會有錯誤或丟失關鍵數據項，比如供應商的名字、產品屬性或者賬簿代號等。

　　專業分類能力有限 修正支出數據錯誤需要員工使用產品和數據屬性方面的域名專業技術，不同的員工會采用不同的專業技術，這會導致數據檢測、清理和分類活動產生不可預知的結果。更為復雜的是，企業試圖將這一流程自動化，就把數據清理和分類的任務交給對產品和服務缺少理解的IT人員。這樣，經常導致支出信息分類錯誤。

　　不一致的命名習慣 多個部件的數據在整個企業里都被當成一個產品；同樣地，一個供應商在不同的系統里又有不同的名字（比如I.B.M，IBM或者International Business System）；很多時候，企業把一個公司不同的業務部門當作多個獨立供應商。被調查的企業中，60%的使用自己開發出來的一套規則來給支出信息分類，這樣就給整合和分析外部系統或新并購的企業系統中的支出數據造成了困難。

　　分析能力有限 超過60%的被調查企業仍然使用基本的電子數據表為管理和分析支出信息的主要工具。這使得分析所能達到的深度和廣度都有限制。

　　改進支出分析的法寶

　　醫治這種企業疾病的藥方是什么？這項研究指出，那些正從其支出分析中獲取最大回報的企業們身上，體現出五種“最佳行為”：

　　擴展分析對象 平均而言，對企業的一半以上支出項目進行分析的企業能夠縮減13.7%的成本；相對而言，那些分析覆蓋率低于50%的企業只能達到10%甚至更少。成本分析通常包含的項目有：企業通常所需的運營物品和服務，包括IT設備、辦公用品、專業服務、軟件、辦公設備和家具、修配產品、IT服務以及差旅費等。

　　在企業范圍內分析支出 支出分析所產生的成本縮減的多少和這個項目在企業里的實施范圍直接相關。在整個企業范圍里實施支出分析的企業能夠獲得的總成本縮減，幾乎是那些只在指定部門運用的企業的兩倍。

　　對支出數據進行詳細的分類 對支出數據的分類越詳細，企業就越能更深入地看到支出中存在問題，并能從中縮減更多不合理的支出。

　　用相關業務數據充實基礎支出數據 最常見的充實核心支出數據的方法，是標明所有供應商之間的“母子”關系（比如，要認識到GE Plastics和GE Commercial Finance 都是通用電氣的子公司）。

　　將核心支出分析流程自動化 不到一半的企業運用了自動支出分析工具。總的來說，采用自動化手段的企業對其支出分析的滿意度是那些依然手工作業的企業的兩倍。

　　面對全球經濟的低潮，企業再也不能忽視支出分析這個問題了。這里提到的因素表明，改進支出分析方法，對于企業在低谷中生存，以及經濟復蘇后增強競爭力都是關鍵的業務策略。

　　支出分析的核心流程

　　支出分析是收集、清理和分析企業支出數據，以便縮減成本和改善運營績效的過程。

　　Aberdeen Group的相關研究認為，有效的支出分析包括五個核心流程：

　　抽取：理想狀態下，企業應該從內部和外部商業系統中抽取所有的支出數據。

　　檢驗：在分類和分析支出信息前，企業必須確保數據文件是準確和完整的。

　　清理和分類：企業必須對支出數據的成分和特性進行合理化和分類調整，去除不同命名習慣的不一致之處。為了達到有效的分析，企業必須把清理后的數據按照行業標準分類體系或者企業特定的分類法分類。

　　充實：詳盡的支出分析要求企業用相關的業務信息，包括合同條款、建議的替代部件、供應商的財務狀況和業務信息等，補充清理后的數據。

　　分析：為了有效利用支出信息，企業里的各方面的員工——從日用品管理者到規劃者、財務經理—必須能夠用先進的報表和分析工具訪問和分析這些數據。

　　對以上活動頻繁和反復執行的能力，是企業能夠在目前市場上獲得競爭優勢的最佳能力。