筆者在政府采購(gòu)代理行業(yè)中服務(wù)了近十年，面對(duì)現(xiàn)實(shí)中的挑戰(zhàn)與挫折，常常在思考一個(gè)問題——政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)如何管理�；卮疬@個(gè)問題相當(dāng)困難，因?yàn)楣芾礤e(cuò)綜復(fù)雜，決非三言兩語(yǔ)可以找到答案。筆者認(rèn)為，管理離不開“人”的因素，管理的重心應(yīng)在于“人”；同時(shí)，管理也不能離開一個(gè)國(guó)家或地區(qū)的文化背景與社會(huì)現(xiàn)狀，管理必須與文化相結(jié)合。 

　　管理在層次上可以分為“硬件”與“軟件”兩類。硬件是指各種管理方法、工具和制度，屬于技術(shù)層面；軟件則指管理哲學(xué)、理念、文化，屬于人性層面。成功的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，以下三點(diǎn)是必不可少的：其一，建立系統(tǒng)的采購(gòu)執(zhí)業(yè)規(guī)程，以保持一定的專業(yè)水準(zhǔn)及適當(dāng)層次的差異性；其二，形成能推動(dòng)任何采購(gòu)方案的專業(yè)組織架構(gòu)；其三，創(chuàng)導(dǎo)能支持任何采購(gòu)方案的共同文化。管理文化是一種特定的管理概念，它是以價(jià)值觀念的形成扎根于員工的頭腦中，滲透在各項(xiàng)管理活動(dòng)內(nèi)，從而引導(dǎo)、制約著采購(gòu)機(jī)構(gòu)及員工的行為。 

　　組織架構(gòu)是管理行為的載體，建立健全高效的專業(yè)組織架構(gòu)是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。例如建立以采購(gòu)執(zhí)行委員會(huì)為核心，配以專業(yè)管理部門和分級(jí)管理人員的專業(yè)組織架構(gòu)，實(shí)施經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)、人事、財(cái)務(wù)、后勤諸方面層網(wǎng)狀的管理模式，就能發(fā)揮吸納專業(yè)人才、調(diào)控業(yè)務(wù)活動(dòng)、強(qiáng)化質(zhì)量控制、開展行政管理的職能。 

　　采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的管理主要包括：經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)質(zhì)量管理、人事管理和財(cái)務(wù)管理四個(gè)方面，其重心是業(yè)務(wù)質(zhì)量管理，因?yàn)橘|(zhì)量是生存與發(fā)展的前提。因此，筆者就采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)質(zhì)量管理談?wù)勛约旱目捶ā?nbsp;

　　采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量控制包括全面質(zhì)量控制和單項(xiàng)質(zhì)量控制。 

　　一、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)全面質(zhì)量控制 

　　全面質(zhì)量控制是針對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)整體的采購(gòu)質(zhì)量控制而制定的政策與程序。大致應(yīng)包括以下五個(gè)方面： 

　　1、人員質(zhì)量控制。人才是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的最大資本，如何選才、育才、用才，是采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)全面質(zhì)量控制的重要方面。一采取適當(dāng)?shù)膯T工錄用政策。二實(shí)現(xiàn)潛能（職業(yè)道德、技術(shù)與能力）的專業(yè)培訓(xùn)，如四階段培養(yǎng)管理者，即業(yè)務(wù)技術(shù)新手、獨(dú)立業(yè)務(wù)工作者、基層業(yè)務(wù)管理者、高級(jí)業(yè)務(wù)管理者。三層網(wǎng)狀職責(zé)分工與工作委派。各級(jí)管理人員和屬下之間進(jìn)行相互穿插的信息交流，協(xié)同完成某項(xiàng)約定。這與傳統(tǒng)管理模式中自上而下要求屬下無條件服從指令的層級(jí)式管理模式不同，同時(shí)也要注意因才用人，讓關(guān)鍵的人擔(dān)任關(guān)鍵的職務(wù)。四考核與晉升。員工謀職后的一二年間工作可能較為出色，之后情緒下降，工作熱情保持在低穩(wěn)狀態(tài)，產(chǎn)生變換工作內(nèi)容的愿望。 

　　這里，筆者要特別提出的是，作為采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的條件素質(zhì)：一是觀念。必須具有與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念，即要有市場(chǎng)、效益、信息、創(chuàng)新等觀念。二是能力。要有相當(dāng)?shù)膽?yīng)變能力和決策才能，并能堅(jiān)持正確的決策。把自己的價(jià)值觀和決策化為全體員工的共同目標(biāo)。既然是以人為本，就要提高發(fā)揮人的潛能和處理人員關(guān)系的能力，這樣才能集思廣益，群策群力。三是知識(shí)。知識(shí)是觀念建立的基礎(chǔ)，是才能的由來，必須注意開拓知識(shí)面。四是個(gè)性。個(gè)性結(jié)構(gòu)與其觀念的形成、能力發(fā)揮、知識(shí)提高等關(guān)系密切。儒家倫理最重視的是領(lǐng)導(dǎo)人的人格，要注重本身人格的感化力。應(yīng)當(dāng)具有事業(yè)心、責(zé)任心，敢于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。優(yōu)秀的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人是在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的成功的經(jīng)營(yíng)者，因此，競(jìng)爭(zhēng)也是應(yīng)有的個(gè)性特征。 

　　2、業(yè)務(wù)承接與計(jì)劃控制。業(yè)務(wù)承接對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的規(guī)模發(fā)展具有重大影響，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人必須具備市場(chǎng)觀念和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。在業(yè)務(wù)承接方面，既要考慮客戶的采購(gòu)動(dòng)機(jī)，也是考慮自身的履約能力。必須保持其超然的獨(dú)立性、公正性，杜絕以回扣、傭金等商業(yè)賄賂行為，以避免貶低自身乃至全社會(huì)的聲譽(yù)的行為。 

　　3、業(yè)務(wù)督導(dǎo)。業(yè)務(wù)質(zhì)量管理實(shí)質(zhì)上是通過對(duì)屬下管理來實(shí)施的，領(lǐng)導(dǎo)能力就是正確安排好屬下工作的能力。業(yè)務(wù)督導(dǎo)既是對(duì)采購(gòu)人員的質(zhì)量控制，也是對(duì)采購(gòu)過程的控制，最終體現(xiàn)為對(duì)采購(gòu)質(zhì)量的控制。如何根據(jù)不同人員的學(xué)歷、資歷、能力以及品行給予適當(dāng)?shù)亩ㄎ唬�進(jìn)而正確地界定督導(dǎo)者與被督導(dǎo)者的職責(zé)，使每一位員工切實(shí)做到既不失職、又不越權(quán)，對(duì)于充分調(diào)動(dòng)各級(jí)員工的積極性、進(jìn)取心，保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)具有重要作用。 

　　4、專家咨詢。作為采購(gòu)執(zhí)業(yè)人員必須對(duì)自己所具備的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力有一個(gè)正確的評(píng)價(jià)，必須清醒地認(rèn)識(shí)到，自己不可能對(duì)所面臨的復(fù)雜業(yè)務(wù)中應(yīng)具備的知識(shí)均能恰當(dāng)?shù)卣莆铡?nbsp;

　　5、監(jiān)控。監(jiān)控是為了發(fā)現(xiàn)問題，糾正差錯(cuò)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。為此，應(yīng)由機(jī)構(gòu)內(nèi)部獨(dú)立人員對(duì)每個(gè)約定項(xiàng)目完成過程及結(jié)果實(shí)施定期或不定期的檢查，這對(duì)于提高整體專業(yè)水平，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是必不可少的控制措施。 

　　二、采購(gòu)代理業(yè)務(wù)單項(xiàng)質(zhì)量控制 

　　單項(xiàng)質(zhì)量控制是針對(duì)具體采購(gòu)約定項(xiàng)目質(zhì)量控制而制定的規(guī)程。我們知道，當(dāng)某一約定項(xiàng)目產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，不僅僅是經(jīng)辦采購(gòu)執(zhí)業(yè)人員要承擔(dān)責(zé)任，采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人同樣應(yīng)該承擔(dān)責(zé)任，亦即個(gè)人違法，機(jī)構(gòu)負(fù)連帶責(zé)任。當(dāng)某一約定項(xiàng)目的實(shí)施及其結(jié)果違反了國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)時(shí)，將嚴(yán)重?fù)p害采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)。因此，我們強(qiáng)調(diào)“恪盡職守、公平公正”的工作意識(shí)，而不管約定項(xiàng)目本身的大小，都應(yīng)遵循相關(guān)的質(zhì)量控制規(guī)程。單項(xiàng)質(zhì)量控制至少應(yīng)包括以下六個(gè)方面： 

　　1、業(yè)務(wù)約定書的簽訂。無論是哪一項(xiàng)采購(gòu)代理業(yè)務(wù)，都應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定與客戶簽訂業(yè)務(wù)約定書，以明確雙方的責(zé)任。 

　　2、采購(gòu)人員信任能力的考慮。采購(gòu)質(zhì)量的高低，在很大程度上取決于采購(gòu)人員的工作責(zé)任心與業(yè)務(wù)能力。不僅在委派項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)要考慮其勝任能力，而且在選派助理人員及進(jìn)行具體分工時(shí)，也同樣要考慮其勝任能力。對(duì)于環(huán)節(jié)的控制，既是保證采購(gòu)質(zhì)量的關(guān)鍵，同時(shí)，也給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其助理人員提供了公平競(jìng)爭(zhēng)的激勵(lì)機(jī)制。 

　　3、采購(gòu)方案與具體執(zhí)行程序的擬訂。采購(gòu)方案與具體執(zhí)行程序是單項(xiàng)約定項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)的計(jì)劃性文件，是約定項(xiàng)目順利實(shí)施的必要程序。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須在充分調(diào)查與了解項(xiàng)目?jī)?nèi)容與市場(chǎng)行情的基礎(chǔ)上撰擬適當(dāng)?shù)牟少?gòu)方案與程序，在機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及時(shí)審批后，才能付諸實(shí)施。隨著采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)程的不斷深入，采購(gòu)方案或程序應(yīng)隨之作出相應(yīng)的修訂。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能否撰擬一份適當(dāng)?shù)牟少?gòu)方案和程序，亦反映其專業(yè)水準(zhǔn)與控制能力的高低。 

　　4、約定項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間控制表及項(xiàng)目考評(píng)表。每一約定項(xiàng)目的完成，是否能達(dá)到提高效率、降低風(fēng)險(xiǎn)的要求，在很大程度上取決于各級(jí)項(xiàng)目參與者的專業(yè)水準(zhǔn)、工作責(zé)任心，通過約定項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間控制表及項(xiàng)目考評(píng)表可以對(duì)整個(gè)約定項(xiàng)目的進(jìn)度及采購(gòu)小組成員的業(yè)績(jī)進(jìn)行適時(shí)而客觀的評(píng)價(jià)，既有利于整體業(yè)務(wù)計(jì)劃及費(fèi)用的控制，也有利于充分發(fā)揮個(gè)人的積極性與創(chuàng)造性。 

　　5、重大、疑難問題的請(qǐng)示報(bào)告。重大、身疑難問題請(qǐng)示制度的建立體現(xiàn)一家采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的團(tuán)隊(duì)精神，亦反映了層網(wǎng)狀管理體制建立的必要性和重要性。 

　　6、采購(gòu)全過程的督導(dǎo)。層網(wǎng)狀的職責(zé)分工與適當(dāng)?shù)墓ぷ魑�派，給每一約定項(xiàng)目的督導(dǎo)者與被督導(dǎo)者都明確了定位。督導(dǎo)應(yīng)貫串于采購(gòu)的全過程，它關(guān)系到工作效率與執(zhí)業(yè)質(zhì)量，對(duì)于因督導(dǎo)不力而造成的工作效率低下、質(zhì)量低劣的結(jié)果，必須追究當(dāng)事人責(zé)任。