二是要合理利用指定結束功能。指定結束，使指把采購訂單結束掉，也就是說，指定結束后的采購訂單，將視同已經收貨完成的采購單。在根據采購訂單生成收貨單的時候，將不會顯示著張采購訂單;同時，在采購訂單未結案明細表中，也不會看到這張采購訂單的蹤影。另外，采購訂單的指定結束又包含兩個具體的內容，一是可以對整張采購單指定結束;二是也可以把采購訂單中的具體項目指定結束掉。如可以把采購訂單中原材料B這個項目指定結束。其實，把整張采購單指定結束的話，系統也是通過指定結束采購訂單下面的具體項目來完成的。也就是說，采購訂單的指定結束都是針對具體的行項目來實現的。 

　　三是在采購訂單變更過程中，還有一個比較特殊的常見業務。為什么說起特殊呢，因為其會涉及到比較多的連鎖反應;而為什么說起常見呢，因為這個業務在采購部門的實際運作中，會經常碰到。這個業務就是供應商的變更業務。也就是說，企業在下單的時候，供應商選擇的是龍發，但是，后來由于種種原因，這張采購訂單又改下順發了。我們都知道，采購訂單的很多因素都是根據供應商的不同而有所不同。如采購訂單提前期，因為各個供應商的位置不同，其送貨所需要的時間也不同，故在采購基本信息中，需要為不同的供應商設置不同的提前期;如采購訂單的價格與交易幣種，有的供應商可能是人民幣采購，但也有的供應商則可能是美元采購;還有數量折扣、付款條件等等。所以，若供應商變更的話，會引起一連串的反應。故，在ERP系統中，對于供應商的變更也作了比較嚴格的限制。如只有采購單中的所有項目都沒有進過貨，此時，才能夠進行供應商的變更。若其中有一項物料已經收貨了，即使只是部分收貨，則都不允許進行采購訂單供應商的變更。這是一個死關卡，不允許用戶違背。若企業確實需要變更某項物料的供應商，那該如何處理呢?在ERP系統中，只能先通過采購訂單變更單的指定結束功能，把該項物料指定結束掉。然后，再下新的采購訂單。如此的話，就可以保留必要的變更歷史記錄。 

　　四是上面我們多次強調，在采購訂單變更的時候，最好能夠在采購訂單變更中，注明采購訂單的變更損失。如由于客戶采購訂單的變更，可能導致物料A的需求量從1000套變為800套。經過跟供應商的協商，雖然供應商同意客戶的變更請求，但是，他們要求企業需要承擔500元的變更損失。此時，這個500元損失就應該反應在采購訂單變更單中。也就是說，到時候該張生產訂單的生產成本也將會提高500元。只有如此，生產訂單的成本才能夠計算的準確。 

采購訂單的變更流程是采購訂單管理的一個補充功能。雖然其只是對采購管理的一個補充，但是，個人認為，其設計的好壞，可以反映出一個ERP系統的靈活程度。因為往往考驗一個ERP系統是否成熟，不是看其正常流程是否走得通，而是看其在處理意外事件時的能力。而采購訂單的變更剛好是考驗ERP系統應變能力的一個重要手段。 

　　采購訂單變更包括很多方面的內容，如有需求部門提出的變更需求，也有采購部門自己提出的變更需求;有對于采購交期的更改，也有對采購價格的更改;甚至可能也會有采購訂單作廢的情況;同時，在采購訂單變更的過程中，可能會有已經收貨或者部分收貨的情況;最后還涉及到變更損失的統計等等。所以說，采購訂單變更管理比采購訂單本身來說，可能還會更加的復雜。 



　　下面筆者將結合一家企業的具體管理流程，來歸納總結一下采購訂單變更管理中的一些技巧。 

　　第一步： 

　　需求部門提出變更的需求。這里的需求部門，即可以是生產部門，也可能是采購員自己。一般在做采購訂單變更單的時候，最好能夠注明變更的申請單位。這主要是用來后續的分析及變更損失成本的歸集等等。 

　　變更的對象也可以分為很多種，如采購訂單價格的變更、交貨日期的變更、采購訂單的作廢等等。因為變更原因的不同，其對應的采購訂單變更流程也可能不同。 

　　假設現在有一張采購訂單，其需要采購A、B兩種原材料。具體情況如下： 

　　原材料A 交期2008年6月30日;數量 1000套;價格10元;供應商 龍發。 

　　原材料B 交期 2008年7月10日;數量500套;價格 9元;供應商龍發。 

　　第二步：采購部門需要判斷，變更的采購單是否已經收貨? 

　　一般情況下，對于已經收過貨的采購訂單，不能再做一些變更。如假設現在這張采購訂單的其中一項原材料A已經收了500套。為此，在做采購訂單管理的時候，就會有一些限制。如不能對采購交期進行變更;也不能對采購價格進行變更;更不能對采購數量進行變更。 
不過，在實際工作中，有時候也會遇到需要變更的時候。如由于供應商送來的這批貨質量差等原因，采購部門決定不接受其接下來送過來的貨物等等。為此，在ERP系統設計中，還是考慮了這些方面的因素。對于已經收過貨的項目，允許其進行部分內容的變更。一般來說，像我現在在使用的ERP系統，其對于已經收過貨的采購訂單項目，只允許一個變更動作，就是“指定結束”。當用戶不需要供應商剩下來沒有交期的貨物時，可以通過采購訂單變更單，把這個項目“指定結束”掉。 

　　采購訂單變更單指定結束功能，還有一個非常現實的應用，解決采購訂單的尾數問題。如需求部門在實際請購時，可能考慮了損耗率的因素。如在生產的時候可能真正的需求量只是980套，但是，生產部門可能考慮到需要備30套損耗，所以，在請購的時候，請購數量即為1010套。但是，供應商只送過來1000套，剩下來的10套如何處理呢?一般情況下，若不影響生產部門實際生產的話，則采購部門是允許供應商不送這些貨物的。畢竟，這些材料若供應商送過來的話，在企業中也只能作為呆滯品了。此時，因為采購項目已經收過貨，所有，已經不能通過采購訂單變更單變更采購數量。但是，也不能一直這么放著，因為若不加改動的話，在采購訂單未結案明細表中，將會永遠存在這個尾數。故，遇到這種情況，我們就可以通過采購訂單變更單，把這個項目指定結束掉。如此的話，我們就不會再被這個煩人的尾數問題所困擾。 

　　顧問總結： 

　　對于采購變更單來說，在做這支作業之前，采購訂單需要對采購訂單的收貨情況進行判斷。一般來說，若采購訂單已經收了貨，則變更的內容就會受到很大的限制。有些ERP系統設計的比較死，只要采購訂單收了貨了，不管其只是收了其中的一項，還是部分收貨，通通不允許用戶進行任何的更改。 

　　但是，有些ERP系統在這個方面設計的比較人性化，考慮到企業的實際需求。若采購訂單已經收過貨的話，可以進行一定程度的更改，當然，這個更改的前期，使不會造成業務的混亂。 

　　第三步：跟供應商進行協商。 

　　當企業受到采購訂單變更申請的時候，除了要判斷物料的收貨情況之外，還需要跟供應商協調，看看其是否接受變更后的采購訂單。 

　　如對于原材料B，其采購訂單的交期是7月10日。但是，客戶可能由于種種原因，如生產計劃的變更或者客戶銷售訂單交期的變更等等，需要變更這個訂單交期，希望把交期從7月10日變更為7月1日。這往往不是說企業想變更就可以變更的。而是需要企業先跟供應商協商好，看供應商是否會同意。若供應商同意了，則再在ERP系統中做采購變更單，變更這個采購交期。若在沒有跟供應商協商一致的情況下，擅自變更采購訂單，有時候往往是無用功。 

　　同時，有些變更的話，可能還會導致一些損失。如企業要把交期從7月10日變更為7月1日。供應商表示同意，但是，因為供應商那時沒有車，需要企業自己去提貨。所以，這個交期的變更，就還涉及到一些損失。我們在項目的實施過程中，一般都是要求在采購訂單的變更過程中，把這個損失能夠在采購訂單變更中反映出來。因為這關系到以后訂單成本的計算等等。若不在這里進行反應的話，則這個因為訂單變更造成的損失，將不會再后續訂單成本計算的過程中體現出來。 

　　顧問總結： 

　　供應商的協商過程，基本上是一個用戶手工操作的過程，ERP系統不能提供多少的幫助。不過，在ERP系統，有一張采購訂單變更明細表，可以查詢出某個供應商的歷史變更記錄。這份資料，或許對于采購員在跟供應商協商采購訂單變更事宜的時候，有點作用。 

　　第四步：采購訂單變更單的開立。 

　　首先要強調的是，對于采購訂單的變更，我們強調都需要通過采購訂單變更單作業來處理。而盡量不要采用把原有采購訂單撤銷審核，然后直接在采購訂單上變更。因為通過這種方式的話，不會再留下任何的變更記錄，也不能預計采購訂單的變更損失。以后出現問題時，就很難查詢采購訂單的原始記錄。 

　　雖然，雖然在系統設計的時候，提供了撤銷審核的功能。一般這個功能，是在采購訂單還沒有傳真給供應商的時候，我們可以通過撤銷審核對訂單直接進行更改。但是，若采購訂單已經發給供應商了，則后續的采購訂單的更改最好通過采購訂單變更單來處理。 

　　在采購訂單變更處理的時候，我們具體要注意以下幾個問題。 

　　一是系統對于該采購訂單是否收貨會有一個核對與控制的過程。如一張采購訂單若有兩個條目，分別采購原材料A與原材料B。當原材料A收貨了，則不會影響原材料B的更改。也就是說，這個收貨對采購變更的限制，是針對采購訂單的具體項目，而不是整張采購訂單。