在企業(yè)的日常管理中，特別是對于制造企業(yè)，企業(yè)通過存貨的不斷變化產(chǎn)生的增值來達(dá)到自身的增值，因而存貨管理上一個優(yōu)秀的解決方案將會對企業(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益。采用信息系統(tǒng)進(jìn)行存貨管理時，可以充分發(fā)揮計算自動化和流程固化的優(yōu)越性。 

    此處討論的存貨管理更多是從細(xì)化日常管理的角度，利用ERP等信息系統(tǒng)對存貨進(jìn)行管理，以便企業(yè)的各類存貨能夠得到更加準(zhǔn)確的核算和賬務(wù)管理。 

    存貨的數(shù)量管理 
    存貨的管理實踐中，實現(xiàn)需要做到的是數(shù)量的管理，要能夠分清不同的貨品的數(shù)量變化情況。在存貨的數(shù)量管理中也會涉及到配合其他管理方式而采取的對存貨的細(xì)化管理，例如針對工程項目的工程物資方式管理、針對GMP等的批次管理，這些都是對存貨管理的細(xì)化。 

    存貨的數(shù)量管理也就是通常所說的基本物流管理，最基本的是能夠?qū)�倉庫出入庫賬務(wù)的清楚記錄，以便產(chǎn)生相應(yīng)的報表，例如庫存月報表、庫存日報表、庫存收發(fā)臺帳等。在實現(xiàn)了信息系統(tǒng)以后，倉庫保管員將不再需要編制繁瑣的報表，只需要每天將相關(guān)的入庫和出庫記錄清楚，系統(tǒng)將會自動產(chǎn)生需要的報表。 

    在基本的數(shù)量管理基礎(chǔ)上，配合倉庫實物的管理等方面，對于倉庫的存貨按照不同的庫位或者批次進(jìn)行記錄。庫位可以看做是大的倉庫中的一個小倉庫，關(guān)于倉庫和庫位在各類管理系統(tǒng)中的叫法也存在一定的差異，如果了解了其中的原理，采用什么叫法都能夠很好的理解。針對一些物料還可以采用不同的批次來加以區(qū)別，例如有些辦公用品的品牌不同但是采用相同的物料編碼，這個時候就可以采用批次來區(qū)分具體品牌，從而能夠區(qū)分出各部門領(lǐng)用的實際應(yīng)承擔(dān)費用。 

    在信息系統(tǒng)中，倉庫更多的是一種邏輯倉庫，而不一定需要是一個實體倉庫�？梢詮膬煞矫鎭碚f明這個問題，一方面，可以將一個實體倉庫存放地點作為系統(tǒng)中的一個倉庫，也可以將倉庫中的某一塊區(qū)域作為一個倉庫，或者將多個實體倉庫作為系統(tǒng)中的一個倉庫，也就是說可以結(jié)合庫位管理來分割不同的倉庫，理論上甚至可以挑選幾個倉庫中的幾個區(qū)域來作為系統(tǒng)中的一個倉庫，之所以這樣說是因為倉庫在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄更多的是從賬務(wù)處理的角度來進(jìn)行區(qū)分，在實際的企業(yè)管理過程中還需要考慮保管職責(zé)的因素；另外一方面，系統(tǒng)中的有些倉庫是為了系統(tǒng)處理的方便而設(shè)置，例如委托加工倉庫、待檢庫等。 

    考慮生產(chǎn)計劃的計算的需要，在信息系統(tǒng)中往往會將庫存分割為有效庫存和無效庫存。所謂有效庫存是指該部分庫存可以為計劃所用，是屬于正常的產(chǎn)品或者材料；所謂無效庫存是指該部分庫存不可以為計劃所用，一般是一些廢品、計劃外的材料等等。 


    存貨的金額管理 
    存貨除了數(shù)量上的管理，還存在著金額上的管理，也就是通常所說的存貨核算或者成本核算，存貨在財務(wù)的資產(chǎn)負(fù)債表中是作為一項重要的資產(chǎn)進(jìn)行列示的。 

    存貨在每次的入庫和出庫過程中都會伴隨著相應(yīng)的金額的變化，在基于本位幣核算的情況下，存貨的金額記錄主要是標(biāo)準(zhǔn)成本的記錄和實際成本的記錄。對于標(biāo)準(zhǔn)成本，一般來說是一個相對穩(wěn)定的成本，在一定周期，例如一年，變動一次，該成本由于其相對穩(wěn)定性往往可以起到對比的作用，是一種管理控制使用的手段。標(biāo)準(zhǔn)成本的核算一般是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的材料定額和工時定額等，結(jié)合材料的市場公允價進(jìn)行核算出來的。對于實際成本，是指實際生產(chǎn)過程中發(fā)生的成本；對于采購的材料，是實際的購買價；而對于自制件，是實際領(lǐng)用的材料成本再加上應(yīng)分配的工資和制造費用等計算得出的。 

    采購材料的實際成本是直接按照購入的成本來進(jìn)行核算的，主要考慮的是在系統(tǒng)中處理運費等費用時如何處理，例如手續(xù)費、郵寄費等，這部分費用有時是隨貨物的發(fā)票一起到，有時是批量針對幾批材料一起匯總開的，需要根據(jù)具體情況確定在系統(tǒng)中如何處理，如果是同步到達(dá)，可以直接匯總后同收貨單進(jìn)行核算，如果是稍后到達(dá)，可能前面的收貨單已經(jīng)被前面的發(fā)票結(jié)清，這個時候就需要確定是否通過下批材料進(jìn)行核算，在軟件支持的情況下，也可以將這部分費用直接歸集到存貨金額中，但是此種方式下需要特別關(guān)注流程控制，避免管理漏洞。在對費用類發(fā)票處理時還需要注意的是稅率的不同，在中國大陸地區(qū)，勞務(wù)費的稅率同普通的材料的稅率是不同的。 

    自制件的實際成本核算的計算方法主要可以分為分步法和分批次兩種方式，而簡單的品種法可以看做是單批次單步驟的核算方式，這樣更容易理解。在分步法的實際操作過程中，又有逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法和平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法兩種方式。在自制件的核算過程中，首先需要確定的是核算對象，其次是半成品的核算，再次是對于廢品和副產(chǎn)品的核算。 
在信息系統(tǒng)上線的過程中，重點的是確定核算的原則，其他的一些工作都是交由系統(tǒng)來進(jìn)行管理和控制，例如產(chǎn)品領(lǐng)用的材料系統(tǒng)會自動根據(jù)定額領(lǐng)料單進(jìn)行歸集，而計算過程更是簡便。 

    在實際的核算過程中，還會存在分批核算的情況，例如價格波動導(dǎo)致各批的成本差異較大，每批加工條件不同導(dǎo)致成本差異較大等，分批核算在一些工程安裝類型的企業(yè)應(yīng)用較為廣泛，這類企業(yè)往往每個產(chǎn)品都是根據(jù)企業(yè)要求定制，實際成本各不相同，而且是按照各工程項目進(jìn)行損益核算的。 

    理論上，企業(yè)的存貨都需要進(jìn)行核算，且在財務(wù)賬面上反應(yīng)，但是實際業(yè)務(wù)中仍然需要有一部分存貨的管理不需要通過財務(wù)賬進(jìn)行反應(yīng)，另外有一部分是在信息系統(tǒng)上線后不再需要通過財務(wù)賬進(jìn)行反應(yīng)以后也可以進(jìn)行很好的管理，例如暫存需要退回的一些材料、借用的材料等。 

    存貨核算時還需要注意的是財務(wù)總賬中各子科目同存貨管理中的各類物資的對應(yīng)關(guān)系，這也是財務(wù)總賬和庫存明細(xì)賬對賬的一個重要依據(jù)。在信息系統(tǒng)上線過程中需要建立起《存貨財務(wù)科目對賬表》，明確對應(yīng)關(guān)系，作為存貨金額變化時的記賬依據(jù)。

    存貨管理的控制職能 
    在實際的信息系統(tǒng)管理中，倉庫的管理往往擔(dān)當(dāng)著一定的材料定額控制者的角色。企業(yè)的定額控制對企業(yè)的材料損耗情況有著舉足輕重的地位，曾經(jīng)有一個企業(yè)在搬遷時發(fā)現(xiàn)車間后面的池塘全是丟棄的零件，原來工人為了逃避工廢引起的考核而直接將不合格的零件丟棄，因為沒有很好的定額控制手段，該問題沒有被公司的管理者們及時發(fā)現(xiàn)和解決。在信息系統(tǒng)實施過程中，倉庫保管員嚴(yán)格按照系統(tǒng)中提交的通知單來進(jìn)行收貨和發(fā)貨，配合前面的通知單定額的控制，這樣就可以達(dá)到定額管理控制的目的。

    舉個例子來說，開《生產(chǎn)領(lǐng)料通知單》時，系統(tǒng)嚴(yán)格按照物料清單中的定額，只允許在不高于物料清單規(guī)定的數(shù)量要求的情況下開領(lǐng)料通知單，超出部分必須開《超額領(lǐng)料通知單》，而超額領(lǐng)料通知單必須經(jīng)過相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行審批。針對定額控制這個問題，在信息系統(tǒng)實施后可以通過以下的邏輯來具體實現(xiàn)：（1）嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)BOM的管理，特別是更改流程，該部分更多的是從制度上來保障；（2）通過生產(chǎn)訂單中的數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)的BOM確定生產(chǎn)訂單的物料清單，也就是該生產(chǎn)訂單可以且需要領(lǐng)用的材料情況；（3）開《生產(chǎn)領(lǐng)料通知單》嚴(yán)格依照生產(chǎn)訂單，并且系統(tǒng)自動對生產(chǎn)訂單的可領(lǐng)用數(shù)量進(jìn)行扣減；（4）對于超額部分必須根據(jù)生產(chǎn)訂單開《超額領(lǐng)料通知單》，《超額領(lǐng)料通知單》必須經(jīng)過相關(guān)人員的審核才能到倉庫辦理領(lǐng)用；（5）倉庫嚴(yán)格按照通知單的數(shù)量進(jìn)行發(fā)料；（6）定期對生產(chǎn)訂單進(jìn)行盤查，針對拖期的生產(chǎn)訂單進(jìn)行核查；（7）定期對生產(chǎn)訂單的用料情況進(jìn)行分析，特別是超額用料情況。通過以上這種方式可以有效的控制物料領(lǐng)用的定額管理，如果企業(yè)對車間作業(yè)流程進(jìn)行了管理，也就是說細(xì)化到工序進(jìn)行了管理，可以結(jié)合計件工資考核和工序流轉(zhuǎn)來實現(xiàn)更加嚴(yán)密的控制。通過系統(tǒng)來進(jìn)行這方面的管理，可以減少管理過程中的一些人情因素。 

    在實際的存貨管理過程中，利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，可以得出更為準(zhǔn)確的積壓物資的管理，同時可以利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)先進(jìn)先出的管理控制，在一般的信息系統(tǒng)中都可以實現(xiàn)此類控制。 

    后記 
    在信息系統(tǒng)的管理方式下，利用信息系統(tǒng)自身的優(yōu)點，可以實現(xiàn)各種管理目的的分析功能，產(chǎn)生各種不同角度的存貨報表，同時這些報表都是可以實時產(chǎn)生的。 
不論是采用信息系統(tǒng)的方式還是使用手工賬進(jìn)行管理，在成本效益原則的前提下，都是為了達(dá)到存貨管理更加準(zhǔn)確。信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)的一些管理的優(yōu)勢在于其計算的自動化和流程的固化，從而達(dá)到提高效率、加強控制的作用。