我們都知道，物料清單在ERP系統(tǒng)中的重要性。所以，無論是新建物料清單，還是物料清單的變更作業(yè)，在系統(tǒng)中，都給與了極大的關(guān)注。下面，筆者就結(jié)合一家企業(yè)的具體流程，來談?wù)勅绾谓Y(jié)合ERP系統(tǒng)的相關(guān)控制手段，提高物料清單變更的準(zhǔn)確性。 
　　下面是一家服裝企業(yè)的物料清單變更流程，是一份手工與系統(tǒng)結(jié)合的變更流程。下面筆者就談?wù)勲[藏在這個流程圖后面的秘密吧。
　　
　　第一步：物料清單變更需求。
　　當(dāng)相關(guān)部門需要變更物料清單的時候，需求人員就會填寫物料清單變更申請書。一般來說，這個物料清單的變更可能來自于多個方面，如企業(yè)自身，也可能是客戶自己。而且，變更的內(nèi)容也很復(fù)雜，有可能使企業(yè)管理水平提高了，需要對物料清單中的損耗率進(jìn)行更改；有可能使因客戶的要求，要對在產(chǎn)品上加一個防偽標(biāo)簽；也有可能使由于某個零件價格上漲，企業(yè)決定采用其他的替代品等等。由于物料清單任何一個改變，都會觸發(fā)這個“物料清單變更流程”，所以使得這個流程比其他變更流程更加復(fù)雜、繁瑣。
　　不過，可以對物料清單變更進(jìn)行一些大的分類，這方便我們進(jìn)行流程的梳理與系統(tǒng)的設(shè)計。
　　一般來說，把物料清單的變更分為三大類。
　　一類是整批零件的修改。也就是說，只要用到某個零件的所有物料清單都需要變更。如筆者近幾年在給客戶實施ERP項目的時候，經(jīng)常遇到這個問題，原來歐洲國家對環(huán)保提出了新的法規(guī)，要求在進(jìn)口產(chǎn)品中不能存在某個有害物質(zhì)。所以，國內(nèi)各個出口到歐洲的生產(chǎn)廠商，不得不成批的更改某個原材料，用環(huán)保料代替。為了節(jié)省用戶的時間，讓用戶不用一個個的去更改物料清單，所以，在ERP系統(tǒng)中有一個整批零件的修改流程，用來幫助用戶即快又準(zhǔn)確的修改物料清單。
　　二是某個材料的作廢。由于生產(chǎn)工藝或者相關(guān)法規(guī)的原因，企業(yè)在生產(chǎn)中，往往需要作廢某個原材料。但是，這個原材料可能用在很多物料清單中，為此，該如何作廢這個材料呢?這個材料作廢后，是否需要用其他材料來替代呢?這個材料作廢后，可能會產(chǎn)生哪些副作用呢?這些問題，在ERP系統(tǒng)中，都是通過單個材料作廢流程來完成的。
三是單個物料清單的修改。在企業(yè)實際工作中，遇到最多的物料清單變更情況就是這種情形�？赡苁悄硞�物料清單的材料需用量進(jìn)行更改，或者包裝方式進(jìn)行更改。這些就是只涉及到單個物料清單的更改，或者只是對于少數(shù)幾個物料清單進(jìn)行更改，而不需要走整批零件更改流程。筆者今天重點講述的也就是這個流程。
　　第二步：判斷物料清單變更的類型。
　　為了保障信息的統(tǒng)一性，所以，這家企業(yè)，對于物料清單的建立與變更都是有產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)。當(dāng)他們受到其他部門，如銷售部門的物料清單變更需求的時候，他們首先需要判斷這個物料清單變更的類型。是整批材料的更改、還是某個材料的作廢又或者是單個物料清單的修改。因為這三個作業(yè)分別對應(yīng)不同的處理流程，所以，負(fù)責(zé)這個作業(yè)的員工，首先需要憑借自己的職業(yè)經(jīng)驗來進(jìn)行這個類型的判斷，并且，根據(jù)判斷的結(jié)果，采用對應(yīng)的處理流程。
　　雖然，任何的物料清單的更改，其實都可以通過單個物料清單更改流程完成，但是，若對企業(yè)五百個物料清單，若需要把一種的一種材料替換掉或者需要新加一種原材料，如防偽標(biāo)簽或者認(rèn)證標(biāo)志，那么，若采用這個單個物料清單的更改流程是可以完成，但是，這個工作量就會太大。而有的時候，可能只是針對某個客戶的六個物料清單進(jìn)行更改，此時雖然符合整批零件更改流程的特點，但是，由于物料清單比較少，若采用這個流程的話，反而會比較麻煩。所以，這個類型得判斷沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要員工憑借自己的工作經(jīng)驗，從物料清單的準(zhǔn)確性、操作的方便性等角度出發(fā)，選擇一個適合自己的處理方式。
　　由于在這里筆者只重點講述單個物料清單的更改流程，所以，對其他兩種處理方式在這里就不詳細(xì)展開了。
　　第三步：物料清單變更單的輸入。
　　對于物料清單變更，為了能夠保留變更的歷史記錄，以方便后續(xù)的追蹤，所以，在ERP系統(tǒng)中也是采用了變更單的形式來進(jìn)行這個變更作業(yè)。
　　如果企業(yè)用戶需要變更物料清單中某個材料的用量，則只需要開立物料清單變更單，找到原來的那個物料清單，雖然在單身中，就可以找到物料清單所包含的材料，然后更改數(shù)量即可。
　　在輸入物料清單變更單的時候，需要注意如下問題：
　　1、物料清單變更單一次只能夠更改一個物料清單。也就是說，我們在實際工作中，可能需要更改的不是一個物料清單。如某個客戶有10個產(chǎn)品，他的五個產(chǎn)品需要增加防偽標(biāo)簽。此時，若用整批材料修改流程的話，由于涉及到的物料清單不是很多，所以，利用這個流程的效率可能不會很高 。若利用單個物料清單變更流程的話，可能會更加合適。但是，這個物料清單變更單一次只能變更一個物料清單，也就是說，此時，員工需要開立五個物料清單變更單。
　　2、物料清單變更時，不能夠違反原先的控制規(guī)則。如某個物料清單需要更改某種材料，則這個材料必須具有價格信息。因為沒有價格信息的材料，將不會計算到這個產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本與實際成本中去。所以，在系統(tǒng)中進(jìn)行了相關(guān)的控制，所有的材料若需要在物料清單中用到的話，則必須有價格信息。否則的話，系統(tǒng)不會讓你審核或者保存單據(jù)。
　　3、只能都有效的物料清單進(jìn)行更改。如果原先的物料清單，由于某種原因已經(jīng)廢棄了，則這張物料清單就不能通過物料清單變更單進(jìn)行變更，而是必須先把物料清單改為可用，然后再對其進(jìn)行更改。
　　4、若物料清單中還涉及到未完工的產(chǎn)品，如該物料清單對應(yīng)的產(chǎn)品，已經(jīng)下了銷售訂單而且該銷售訂單還沒有出貨或者該產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃還沒有完工，此時，就可以根據(jù)用戶的控制級別，系統(tǒng)會進(jìn)行相關(guān)的控制。如用戶可以設(shè)置不提醒，也就是說，即使該物料清單所對應(yīng)的產(chǎn)品有以上這些情況，系統(tǒng)也可以視若無睹，但是，很明顯，這么做事不合理的，可能會造成生產(chǎn)上混亂。如更改某個物料清單的材料，則可能導(dǎo)致采購與領(lǐng)料的不符，所以，一般我們實施顧問在實施的時候，是不建議如此處理。如用戶還可以設(shè)置提醒或者拒絕。也就是說，當(dāng)存在以上這些情形時，系統(tǒng)會提示用戶，說該物料清單所對應(yīng)的產(chǎn)品正在使用中，是否需要強(qiáng)制更改 。若設(shè)置為提醒的話，則用戶可以忽略這個信息進(jìn)行強(qiáng)制審核，也可以再回去確認(rèn)。若設(shè)置為拒絕的話，則系統(tǒng)就會拒絕這個變更作業(yè)。一般情況下，我們實施顧問建議用戶是采用“提醒”這個權(quán)限控制。
　　第四步：核準(zhǔn)。
　　由于物料清單變更的影響可能會涉及多個部門，所以，在系統(tǒng)中，對于物料清單變更但采取了多級審核的流程。如當(dāng)更改某個物料清單的材料數(shù)量或者材料的話，則可能會影響到成品的成本，也有可能影響到安全庫存，等等。所以，對于這個物料清單變更的話，一般需要各個部門進(jìn)行會簽。
　　像這個客戶，他們的做法筆者比較贊同。當(dāng)物料清單進(jìn)行更改時，他們會在早會上把物料清單變更單通過企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的方式，交給各個部門經(jīng)理進(jìn)行簽字確認(rèn)。只有物料清單上面，各個部門負(fù)責(zé)人的名字全部簽起了，物料清單維護(hù)人員才能夠在系統(tǒng)中審核單據(jù)。若有一個部門經(jīng)理表示反對，則這個物料清單變更單就不能進(jìn)行審核，需要各個部門的經(jīng)理人進(jìn)行協(xié)調(diào)，什么時候簽字了，什么時候就可以審核單據(jù)。
第五步：結(jié)構(gòu)是否改變。
　　上面我們根據(jù)物料清單內(nèi)容變更的情況，把物料清單變更的類型分為三類。其實，系統(tǒng)還從另外一個角度對物料清單變更進(jìn)行分類。如對物料清單的結(jié)構(gòu)是否變更進(jìn)行分類。所謂的物料清單結(jié)構(gòu)就是指物料清單的分級，如原先是三級物料清單，現(xiàn)在改為四級或者二級就涉及到物料清單結(jié)構(gòu)的變更。
　　在系統(tǒng)中，若物料清單的結(jié)構(gòu)發(fā)生變更的話，則必須運行低階碼更新流程。因為我們都知道，對于多階物料清單的話，系統(tǒng)是從下到上對物料清單進(jìn)行成本的匯總計算的，而系統(tǒng)就是通過低階碼來實現(xiàn)這個計算控制的。而現(xiàn)在物料清單的結(jié)構(gòu)發(fā)生改變的話，則低階碼也會發(fā)生變化。此時，若不對低階碼進(jìn)行重新計算的話，則后續(xù)的成本計算、按物料清單展開等等作業(yè)，都將無法正常作業(yè)。所以，當(dāng)物料清單的結(jié)構(gòu)發(fā)生變更的時候，則一定要運行低階碼更新作業(yè)的。
　　在實際項目管理中，有些實施顧問要求企業(yè)用戶每次對物料清單變更后，都要運行低階碼計算更新的批處理作業(yè)。如此的話，在物料清單結(jié)構(gòu)沒有變化的情況下，運行這個作業(yè)，雖然沒有壞處，但是會浪費時間。
　　對于這個物料清單變更作業(yè)流程，筆者最后還是要強(qiáng)調(diào)幾點。
　　一是對于物料清單的三個分類，沒有很明顯的界限，主要還是需要看涉及到的物料清單的多少以及修改的工作量來進(jìn)行判斷。一般在企業(yè)用戶剛涉及到這個作業(yè)的時候，可能會不知道該如何進(jìn)行判斷;但是，根據(jù)筆者的經(jīng)驗，當(dāng)企業(yè)用戶用個一年半載養(yǎng)成習(xí)慣后，就會自然而然的知道，采取哪種處理方式比較簡便。
　　二是在低階碼重新計算過程中，由于計算量比較大，若在用戶前臺運行這個程序的話，則很可能會導(dǎo)致死機(jī)。為此，筆者建議，這個批作業(yè)程序最好放在后臺處理，即放在服務(wù)器上運行;若在本機(jī)上運行死機(jī)后，則必須馬上在服務(wù)器上重新運行一次。在重新運行之前，要避免物料需求計劃與成本模塊作業(yè)的運行。因為在低階碼不準(zhǔn)確的情況下，這兩個作業(yè)運行出來的結(jié)果是不準(zhǔn)確的。