我們都知道，物料清單在ERP系統中的重要性。所以，無論是新建物料清單，還是物料清單的變更作業，在系統中，都給與了極大的關注。下面，筆者就結合一家企業的具體流程，來談談如何結合ERP系統的相關控制手段，提高物料清單變更的準確性。 
　　下面是一家服裝企業的物料清單變更流程，是一份手工與系統結合的變更流程。下面筆者就談談隱藏在這個流程圖后面的秘密吧。
　　
　　第一步：物料清單變更需求。
　　當相關部門需要變更物料清單的時候，需求人員就會填寫物料清單變更申請書。一般來說，這個物料清單的變更可能來自于多個方面，如企業自身，也可能是客戶自己。而且，變更的內容也很復雜，有可能使企業管理水平提高了，需要對物料清單中的損耗率進行更改；有可能使因客戶的要求，要對在產品上加一個防偽標簽；也有可能使由于某個零件價格上漲，企業決定采用其他的替代品等等。由于物料清單任何一個改變，都會觸發這個“物料清單變更流程”，所以使得這個流程比其他變更流程更加復雜、繁瑣。
　　不過，可以對物料清單變更進行一些大的分類，這方便我們進行流程的梳理與系統的設計。
　　一般來說，把物料清單的變更分為三大類。
　　一類是整批零件的修改。也就是說，只要用到某個零件的所有物料清單都需要變更。如筆者近幾年在給客戶實施ERP項目的時候，經常遇到這個問題，原來歐洲國家對環保提出了新的法規，要求在進口產品中不能存在某個有害物質。所以，國內各個出口到歐洲的生產廠商，不得不成批的更改某個原材料，用環保料代替。為了節省用戶的時間，讓用戶不用一個個的去更改物料清單，所以，在ERP系統中有一個整批零件的修改流程，用來幫助用戶即快又準確的修改物料清單。
　　二是某個材料的作廢。由于生產工藝或者相關法規的原因，企業在生產中，往往需要作廢某個原材料。但是，這個原材料可能用在很多物料清單中，為此，該如何作廢這個材料呢?這個材料作廢后，是否需要用其他材料來替代呢?這個材料作廢后，可能會產生哪些副作用呢?這些問題，在ERP系統中，都是通過單個材料作廢流程來完成的。
三是單個物料清單的修改。在企業實際工作中，遇到最多的物料清單變更情況就是這種情形。可能是某個物料清單的材料需用量進行更改，或者包裝方式進行更改。這些就是只涉及到單個物料清單的更改，或者只是對于少數幾個物料清單進行更改，而不需要走整批零件更改流程。筆者今天重點講述的也就是這個流程。
　　第二步：判斷物料清單變更的類型。
　　為了保障信息的統一性，所以，這家企業，對于物料清單的建立與變更都是有產品研發部門負責。當他們受到其他部門，如銷售部門的物料清單變更需求的時候，他們首先需要判斷這個物料清單變更的類型。是整批材料的更改、還是某個材料的作廢又或者是單個物料清單的修改。因為這三個作業分別對應不同的處理流程，所以，負責這個作業的員工，首先需要憑借自己的職業經驗來進行這個類型的判斷，并且，根據判斷的結果，采用對應的處理流程。
　　雖然，任何的物料清單的更改，其實都可以通過單個物料清單更改流程完成，但是，若對企業五百個物料清單，若需要把一種的一種材料替換掉或者需要新加一種原材料，如防偽標簽或者認證標志，那么，若采用這個單個物料清單的更改流程是可以完成，但是，這個工作量就會太大。而有的時候，可能只是針對某個客戶的六個物料清單進行更改，此時雖然符合整批零件更改流程的特點，但是，由于物料清單比較少，若采用這個流程的話，反而會比較麻煩。所以，這個類型得判斷沒有一個統一的標準，需要員工憑借自己的工作經驗，從物料清單的準確性、操作的方便性等角度出發，選擇一個適合自己的處理方式。
　　由于在這里筆者只重點講述單個物料清單的更改流程，所以，對其他兩種處理方式在這里就不詳細展開了。
　　第三步：物料清單變更單的輸入。
　　對于物料清單變更，為了能夠保留變更的歷史記錄，以方便后續的追蹤，所以，在ERP系統中也是采用了變更單的形式來進行這個變更作業。
　　如果企業用戶需要變更物料清單中某個材料的用量，則只需要開立物料清單變更單，找到原來的那個物料清單，雖然在單身中，就可以找到物料清單所包含的材料，然后更改數量即可。
　　在輸入物料清單變更單的時候，需要注意如下問題：
　　1、物料清單變更單一次只能夠更改一個物料清單。也就是說，我們在實際工作中，可能需要更改的不是一個物料清單。如某個客戶有10個產品，他的五個產品需要增加防偽標簽。此時，若用整批材料修改流程的話，由于涉及到的物料清單不是很多，所以，利用這個流程的效率可能不會很高 。若利用單個物料清單變更流程的話，可能會更加合適。但是，這個物料清單變更單一次只能變更一個物料清單，也就是說，此時，員工需要開立五個物料清單變更單。
　　2、物料清單變更時，不能夠違反原先的控制規則。如某個物料清單需要更改某種材料，則這個材料必須具有價格信息。因為沒有價格信息的材料，將不會計算到這個產品的標準成本與實際成本中去。所以，在系統中進行了相關的控制，所有的材料若需要在物料清單中用到的話，則必須有價格信息。否則的話，系統不會讓你審核或者保存單據。
　　3、只能都有效的物料清單進行更改。如果原先的物料清單，由于某種原因已經廢棄了，則這張物料清單就不能通過物料清單變更單進行變更，而是必須先把物料清單改為可用，然后再對其進行更改。
　　4、若物料清單中還涉及到未完工的產品，如該物料清單對應的產品，已經下了銷售訂單而且該銷售訂單還沒有出貨或者該產品的生產計劃還沒有完工，此時，就可以根據用戶的控制級別，系統會進行相關的控制。如用戶可以設置不提醒，也就是說，即使該物料清單所對應的產品有以上這些情況，系統也可以視若無睹，但是，很明顯，這么做事不合理的，可能會造成生產上混亂。如更改某個物料清單的材料，則可能導致采購與領料的不符，所以，一般我們實施顧問在實施的時候，是不建議如此處理。如用戶還可以設置提醒或者拒絕。也就是說，當存在以上這些情形時，系統會提示用戶，說該物料清單所對應的產品正在使用中，是否需要強制更改 。若設置為提醒的話，則用戶可以忽略這個信息進行強制審核，也可以再回去確認。若設置為拒絕的話，則系統就會拒絕這個變更作業。一般情況下，我們實施顧問建議用戶是采用“提醒”這個權限控制。
　　第四步：核準。
　　由于物料清單變更的影響可能會涉及多個部門，所以，在系統中，對于物料清單變更但采取了多級審核的流程。如當更改某個物料清單的材料數量或者材料的話，則可能會影響到成品的成本，也有可能影響到安全庫存，等等。所以，對于這個物料清單變更的話，一般需要各個部門進行會簽。
　　像這個客戶，他們的做法筆者比較贊同。當物料清單進行更改時，他們會在早會上把物料清單變更單通過企業內部聯絡單的方式，交給各個部門經理進行簽字確認。只有物料清單上面，各個部門負責人的名字全部簽起了，物料清單維護人員才能夠在系統中審核單據。若有一個部門經理表示反對，則這個物料清單變更單就不能進行審核，需要各個部門的經理人進行協調，什么時候簽字了，什么時候就可以審核單據。
第五步：結構是否改變。
　　上面我們根據物料清單內容變更的情況，把物料清單變更的類型分為三類。其實，系統還從另外一個角度對物料清單變更進行分類。如對物料清單的結構是否變更進行分類。所謂的物料清單結構就是指物料清單的分級，如原先是三級物料清單，現在改為四級或者二級就涉及到物料清單結構的變更。
　　在系統中，若物料清單的結構發生變更的話，則必須運行低階碼更新流程。因為我們都知道，對于多階物料清單的話，系統是從下到上對物料清單進行成本的匯總計算的，而系統就是通過低階碼來實現這個計算控制的。而現在物料清單的結構發生改變的話，則低階碼也會發生變化。此時，若不對低階碼進行重新計算的話，則后續的成本計算、按物料清單展開等等作業，都將無法正常作業。所以，當物料清單的結構發生變更的時候，則一定要運行低階碼更新作業的。
　　在實際項目管理中，有些實施顧問要求企業用戶每次對物料清單變更后，都要運行低階碼計算更新的批處理作業。如此的話，在物料清單結構沒有變化的情況下，運行這個作業，雖然沒有壞處，但是會浪費時間。
　　對于這個物料清單變更作業流程，筆者最后還是要強調幾點。
　　一是對于物料清單的三個分類，沒有很明顯的界限，主要還是需要看涉及到的物料清單的多少以及修改的工作量來進行判斷。一般在企業用戶剛涉及到這個作業的時候，可能會不知道該如何進行判斷;但是，根據筆者的經驗，當企業用戶用個一年半載養成習慣后，就會自然而然的知道，采取哪種處理方式比較簡便。
　　二是在低階碼重新計算過程中，由于計算量比較大，若在用戶前臺運行這個程序的話，則很可能會導致死機。為此，筆者建議，這個批作業程序最好放在后臺處理，即放在服務器上運行;若在本機上運行死機后，則必須馬上在服務器上重新運行一次。在重新運行之前，要避免物料需求計劃與成本模塊作業的運行。因為在低階碼不準確的情況下，這兩個作業運行出來的結果是不準確的。