對新貨盤首先應(yīng)該仔細(xì)分析，通過分析了解清楚貨主的意圖、興趣、公司實力、可信度等詳細(xì)情況�？傊�，對貨主的要求了解越多，報價就越能夠引起貨主的注意和興趣。
    具體來說，如果新貨主發(fā)貨盤內(nèi)容簡單，對運(yùn)輸要求泛泛而指，那么很有可能這是一個詢價盤，下單的可能性較小。但是，這也可能是你的一個潛力客戶，對于此類查詢，不但要將貨主關(guān)心的問題和自己企業(yè)的介紹回復(fù)給他，還要注意跟蹤。
    對于那些要求非常具體的貨主，貨運(yùn)代理商在看到此類貨盤信息后必須慎重對待，一定要及時報價。為了增加報價的吸引力和說服力，在回復(fù)新貨主時，除了在郵件中回復(fù)客戶關(guān)心的問題，最好同時將公司的其他情況和公司的網(wǎng)站介紹給該貨主，讓新貨主更全面、更透徹的了解公司。
    一般來說，對詢盤的回復(fù)一定要快，要爭取在第一時間與客戶聯(lián)系，搶占先機(jī)。但是，光“快”還不夠，還要“準(zhǔn)”。貨運(yùn)代理商向貨主回復(fù)郵件時，要盡量遵循以下五大要訣：
    準(zhǔn)確：要將報價信寫得很清楚，首先要正確理解買家來函的準(zhǔn)確意思，如有不清楚的地方，應(yīng)立即去函向客戶詢問了解，切忌一知半解；其次，貨運(yùn)代理商要將自己的意思表達(dá)的清楚準(zhǔn)確，將自己公司的情況介紹清楚，多使用有說服力、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，切忌使用模棱兩可或含含糊糊的詞句。
    全面：一方面要全面徹底的回答貨主要求的方方面面，包括貨主提出的所有的問題；另一方面，郵件本身的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容也要完整。很多人書寫郵件時喜歡即興發(fā)揮，往往內(nèi)容簡單，結(jié)構(gòu)松散；有時還在郵件中使用網(wǎng)上流行的符號和縮寫，這在正式的商務(wù)信件往來中是不可取的。
    具體：給貨主回復(fù)的報價及相關(guān)信息越具體，就越能方便貨主做出決策。
    清楚：電子郵件也應(yīng)像傳統(tǒng)的商業(yè)書信一樣，不論是版式還是語句都應(yīng)簡潔明了，少使用難懂的詞語或表達(dá)。
    禮貌：禮貌的重要性自不用說，但商務(wù)禮貌與日常禮貌是有區(qū)別的，要多使用正常的表達(dá)，少用口語語氣；尊重對方的風(fēng)土人情、禁忌和宗教信仰；人稱表達(dá)上要盡量少用第一人稱，多用“您”，以表示尊重對方，用第一人稱時要用“我們”代替“我”等等。很多貨主在選擇貨代，特別是準(zhǔn)備長期的合作伙伴時，特別注重貨運(yùn)代理商是否專業(yè)，除了業(yè)務(wù)、行業(yè)知識豐富外，一封地道的報價郵件也能顯示貨運(yùn)代理銷售人員的“專業(yè)功底”，提升企業(yè)形象。