為了更好地服務展商與觀眾，本屆海事會展組委會自 7 月起就開始籌備工作。截至 11 月 13 日，組委會共寄發參觀邀請函 7 萬張，超過上屆海事會展數量。根據觀眾預登記情況，截至目前，組委會已為國內觀眾預制預發胸卡 9800 張，為國外觀眾預制預發 2800 張，共計 12600 張，比 2007 年海事會展同期預登記發卡數增加了約 3000 張。據了解，此次的胸卡都印有條形碼，這不僅有利于對參觀者的規范化管理，也使人數統計更為準確。
另外，為各館及論壇服務的志愿者隊伍也將成為本屆海事會展的一道亮麗風景。本屆海事會展組委會相關負責人告訴記者，今年會展志愿者的報名人數多，眾多海事專業的大學生都渴望借助中國國際海事會展的平臺來參加社會實踐，提高自身能力。據了解，本屆會展將有來自上海交通大學、上海海事大學的 60 余位志愿者承擔翻譯、會務接待、引導員等服務與后勤保障工作。