師雁鴻是京城工業(yè)物流有限公司（以下簡稱京城工業(yè)物流）工業(yè)物流部銷售三部的經(jīng)理。2008年3月，她發(fā)現(xiàn)在自己采購標(biāo)準(zhǔn)件的時(shí)候，面對上千品種卻又?jǐn)?shù)量不同的產(chǎn)品，很容易出錯(cuò)。
能不能有什么好方法解決這個(gè)問題呢？
師雁鴻把自己的想法，向公司負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理袁海存進(jìn)行了匯報(bào)。幾經(jīng)思考之后，袁海存認(rèn)為可以通過信息化手段解決這個(gè)問題。于是，2008年的夏天，負(fù)責(zé)公司信息化的IT主管王強(qiáng)和他們坐在了一起。
兩個(gè)月之后，條形碼管理解決了這個(gè)令業(yè)務(wù)人員頭疼的問題。從那以后，信息技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員之間的交流成了一項(xiàng)制度。公司組織了信息化管理委員會(huì)和信息化工作小組，與很多公司的類似委員會(huì)的委員多是來自管理層不同，京城物流的信息化工作委員會(huì)70%的委員來自業(yè)務(wù)部門。用王強(qiáng)的話說，他們都是 “key user”，就是既非常熟悉業(yè)務(wù)工作又對計(jì)算機(jī)應(yīng)用具有一定水平。
每個(gè)月由這種會(huì)議制度提出需求，而信息化工作小組則會(huì)更詳細(xì)地討論這些需求，最后將這些需求變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。
實(shí)際上，將業(yè)務(wù)流程與IT緊密結(jié)合，無時(shí)無刻想著用IT改善業(yè)務(wù)和管理流程，只是這家成立于2003年的公司注重創(chuàng)新和競爭力的一個(gè)縮影。雖然京城工業(yè)物流的員工只有100余人，卻創(chuàng)造著年?duì)I業(yè)額十幾個(gè)億的成績。信息化的創(chuàng)新魔力究竟有多大？
不一樣的工業(yè)物流
與一般的物流公司有點(diǎn)不一樣，京城工業(yè)物流從誕生開始就充滿了傳奇。由于京城物流是工業(yè)行業(yè)內(nèi)首家物流企業(yè)，在概念不清、許多問題無法定位的前提下，論證和審批整整經(jīng)歷了1年的時(shí)間。
工業(yè)物流是以集中采購為主，以零部件加工為核心，為工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品出口搭建平臺(tái)，引導(dǎo)倉儲(chǔ)、運(yùn)輸、配送企業(yè)發(fā)揮協(xié)同作用，提高社會(huì)資源的綜合利用效果，降低企業(yè)間的互動(dòng)成本，面向全球工業(yè)企業(yè)提供延伸和成套服務(wù)的系統(tǒng)工程。
京城工業(yè)物流的經(jīng)營范圍，涵蓋大宗物料的集中采購、倉儲(chǔ)、配送，工輔料的集中采購及定時(shí)定位配送、工序性零部件的下料加工、倉儲(chǔ)管理、國際貿(mào)易、工業(yè)物流咨詢服務(wù)等。
成立6年左右的京城工業(yè)物流目前擁有首鋼集團(tuán)、太原鋼鐵（集團(tuán)）公司、日本朝日精工有限公司、德國DEWIND有限公司等100多家國內(nèi)外知名用戶。
一頭是客戶、一頭是供應(yīng)商，這就需要京城工業(yè)物流用一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)管理整個(gè)供應(yīng)鏈。運(yùn)用信息系統(tǒng)將客戶、供應(yīng)商信息集中到公司層面統(tǒng)一管控，在一定范圍內(nèi)共享客戶與供應(yīng)商資源。所有與公司發(fā)生交易的客戶、供應(yīng)商在進(jìn)行交易前，必須按照公司統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容，完整地將客戶、供應(yīng)商信息錄入到公司信息系統(tǒng)中。
“和在當(dāng)當(dāng)網(wǎng)上買書誰都可以下單”不一樣，王強(qiáng)解釋大宗物料的采購會(huì)占有一定的資金，因此京城工業(yè)物流對于客戶資質(zhì)要進(jìn)行審核。對于在信息系統(tǒng)中沒有基礎(chǔ)信息記錄的客戶，供應(yīng)商無法與其完成業(yè)務(wù)交易。
而客戶、供應(yīng)商信息在公司行政權(quán)限劃分范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，業(yè)務(wù)人員采購時(shí)可以在整個(gè)公司數(shù)據(jù)庫內(nèi)選擇最優(yōu)的供應(yīng)商資源，降低采購成本、縮短采購時(shí)間，為客戶提供及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。相關(guān)人員可以隨時(shí)查詢客戶、供應(yīng)商的業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品特點(diǎn)、歷史交易、企業(yè)資信、聯(lián)系方式等。師雁鴻覺得，“有了這個(gè)信息系統(tǒng)后，非常方便。對于提供后期服務(wù)所需要的信息追溯，可以一目了然”。
上下游企業(yè)有可能在這個(gè)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)身份對換。這是說，上下游企業(yè)可利用該平臺(tái)進(jìn)行業(yè)務(wù)范圍和產(chǎn)品特點(diǎn)的查詢與分析。某企業(yè)是A部門的客戶，B部門通過查詢分析就能夠開發(fā)成為供應(yīng)商，同理是B部門的供應(yīng)商也可能通過C部門的查詢與分析，使其成為C部門的客戶。
企業(yè)和客戶、供應(yīng)商的信息在這個(gè)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)了集中管控和共享，這讓京城工業(yè)物流與上下游企業(yè)的合作更加緊密了。一方面降低了客戶、供應(yīng)商的開發(fā)費(fèi)用，豐富了客戶、供應(yīng)商資源，另一方面實(shí)現(xiàn)了京城工業(yè)物流與上下游企業(yè)協(xié)同增效、共同發(fā)展。
實(shí)際上，對于企業(yè)來說，客戶、供應(yīng)商信息的集中管控，可以避免由于業(yè)務(wù)人員的變動(dòng)造成已有業(yè)務(wù)的流失，任何接替人員只要查詢歷史交易記錄及客戶和供應(yīng)商的信息，就能很方便地繼續(xù)開展業(yè)務(wù)。
電子商務(wù)三模式
師雁鴻所在的銷售三部主要從事標(biāo)準(zhǔn)件的銷售，標(biāo)準(zhǔn)件單位利潤低，只有通過擴(kuò)大銷售規(guī)模才能夠提高企業(yè)收益。在實(shí)踐中，經(jīng)過和業(yè)務(wù)人員深入討論，王強(qiáng)認(rèn)為可以用三種電子商務(wù)模式解決銷售問題。對于客戶循環(huán)采購的標(biāo)準(zhǔn)件，采取供應(yīng)商管理庫存的方式。這種方式就是把客戶生產(chǎn)產(chǎn)品均會(huì)涉及的標(biāo)準(zhǔn)件，根據(jù)客戶的歷史月平均消耗量，配送至客戶倉庫。
采用該模式能夠保證客戶對于通用標(biāo)準(zhǔn)件的隨用隨取，使采購時(shí)間為零，一個(gè)月配送一次， 最大限度地降低了京城工業(yè)物流的配送成本，也降低了客戶的采購成本。同時(shí)，京城工業(yè)物流會(huì)根據(jù)客戶的平均消耗量設(shè)定安全庫存量，系統(tǒng)會(huì)在月末根據(jù)庫存余額自動(dòng)運(yùn)算新的配貨數(shù)量，通知供應(yīng)商配貨。
該模式實(shí)現(xiàn)了以安全庫存量為基礎(chǔ)的自動(dòng)化銷售管理，京城工業(yè)物流的業(yè)務(wù)員只需要做月末庫存盤點(diǎn)，而且是通過條碼掃描，快捷、方便、準(zhǔn)確，其他工作均由系統(tǒng)自動(dòng)完成。
而對于客戶的針對不同產(chǎn)品的非循環(huán)采購物料，京城工業(yè)物流按客戶的采購訂單，采用打包配送的方式。客戶根據(jù)其生產(chǎn)計(jì)劃，通過其信息系統(tǒng)產(chǎn)生采購訂單，通過京城工業(yè)物流開發(fā)的訂單導(dǎo)入模塊，直接倒入京城工業(yè)物流信息系統(tǒng)，生成銷售訂單、采購訂單，根據(jù)客戶的包裝要求，系統(tǒng)自動(dòng)形成供應(yīng)商配送單，并打印商品條碼。條碼中包含客戶采購訂單信息、京城工業(yè)物流銷售訂單信息、商品屬性信息、包裝單位數(shù)量信息等。
供應(yīng)商按要求包裝、配貨、送貨。信息技術(shù)人員將京城工業(yè)物流的條碼系統(tǒng)提供給客戶，通過掃描的方式驗(yàn)收入庫，并通過京城工業(yè)物流提供的共享?xiàng)l碼庫，將掃描數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成其信息系統(tǒng)的入庫信息，進(jìn)入客戶信息系統(tǒng)結(jié)算付款，京城工業(yè)物流與供應(yīng)商結(jié)算付款。
這個(gè)做法有效地實(shí)現(xiàn)了服務(wù)的延伸。在無需客戶任何投入的前提下，優(yōu)化了入庫流程、簡化了入庫手續(xù)、提高了工作效率、增加了數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確率。京城工業(yè)物流自身也簡化了數(shù)據(jù)錄入，提升了供貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，降低了銷售成本，加快了資金回收，提高了資金的使用效率。
ESHOP則是今年的“重頭戲”。習(xí)慣每年確定本年度工作目標(biāo)的王強(qiáng)坦誠地認(rèn)為，“信息化要切實(shí)地為經(jīng)營管理需求服務(wù)”。正在逐步完善中的 ESHOP平臺(tái)是與信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫實(shí)時(shí)同步的WEB 工作平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)可以使客戶隨時(shí)隨地查詢其與京城工業(yè)物流的往來業(yè)務(wù)執(zhí)行狀況、京城工業(yè)物流所有商品對其的銷售價(jià)格、及與京城工業(yè)物流的往來賬目。
還支持客戶通過WEB頁面直接給京城工業(yè)物流下達(dá)采購訂單，在點(diǎn)擊確認(rèn)人按鈕后，其采購訂單會(huì)馬上以京城工業(yè)物流的銷售訂單的形式，先是在相關(guān)業(yè)務(wù)員的工作界面上，執(zhí)行后續(xù)流程。
電子商務(wù)三模式帶來的效益很明顯。項(xiàng)目三部從2007年500多萬元的銷售收入，在沒有增加任何業(yè)務(wù)人員的情況下，2008年實(shí)現(xiàn)了2000多萬元的銷售收入。
系統(tǒng)也要有適應(yīng)性
京城工業(yè)物流的目標(biāo)是把企業(yè)建設(shè)成為現(xiàn)代化的國際工業(yè)物流企業(yè)。而這一目標(biāo)落實(shí)在信息化上就是工業(yè)物流協(xié)同服務(wù)平臺(tái)，為系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)和其他相關(guān)企業(yè)提供集中采購，并提供物流加工、物料配送和產(chǎn)品銷售等系列化服務(wù)。
在采購中，遭遇原材料價(jià)格變化是比較常見的事情。京城工業(yè)物流要為上千個(gè)工業(yè)企業(yè)提供上萬種商品、平均每天上百次的交易、400多萬元的營業(yè)額，同時(shí)又要面臨瞬息萬變市場環(huán)境，還要求為每一筆交易提供及時(shí)、準(zhǔn)確的成本費(fèi)用核算。
由于經(jīng)營的商品品種多、價(jià)格波動(dòng)大，最優(yōu)的成本計(jì)算方法是移動(dòng)加權(quán)平均法。但該方法計(jì)算復(fù)雜、工作量大，每一筆出入庫都要重新計(jì)算一次庫存商品的銷售價(jià)格。在信息系統(tǒng)的支撐下，京城工業(yè)物流在沒有增加一名員工的條件下實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)加權(quán)平均法的核算成本。
業(yè)務(wù)員實(shí)時(shí)地查詢每一個(gè)銷售時(shí)點(diǎn)的商品平均庫存成本，為其做出準(zhǔn)確報(bào)價(jià)提供必要信息支持，既不會(huì)因?yàn)閳?bào)價(jià)過高嚇跑客戶，又不會(huì)報(bào)價(jià)偏低而影響企業(yè)收益。移動(dòng)加權(quán)平均又使得由于價(jià)格波動(dòng)對企業(yè)核算的影響，平均分?jǐn)偟皆撆�商品存在的各個(gè)月份中。
總結(jié)京城工業(yè)物流信息化的經(jīng)驗(yàn)，王強(qiáng)認(rèn)為：“信息化建設(shè)不僅需要公司高層強(qiáng)有力的支持，同時(shí)也需要所有員工的共同努力。只有群策群力才能在真正意義上用好信息系統(tǒng)，用信息手段來實(shí)現(xiàn)決策層經(jīng)營管理的意圖，完善公司的發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化業(yè)務(wù)模式的進(jìn)一步發(fā)展。