師雁鴻是京城工業物流有限公司（以下簡稱京城工業物流）工業物流部銷售三部的經理。2008年3月，她發現在自己采購標準件的時候，面對上千品種卻又數量不同的產品，很容易出錯。
能不能有什么好方法解決這個問題呢？
師雁鴻把自己的想法，向公司負責業務的副總經理袁海存進行了匯報。幾經思考之后，袁海存認為可以通過信息化手段解決這個問題。于是，2008年的夏天，負責公司信息化的IT主管王強和他們坐在了一起。
兩個月之后，條形碼管理解決了這個令業務人員頭疼的問題。從那以后，信息技術人員和業務人員之間的交流成了一項制度。公司組織了信息化管理委員會和信息化工作小組，與很多公司的類似委員會的委員多是來自管理層不同，京城物流的信息化工作委員會70%的委員來自業務部門。用王強的話說，他們都是 “key user”，就是既非常熟悉業務工作又對計算機應用具有一定水平。
每個月由這種會議制度提出需求，而信息化工作小組則會更詳細地討論這些需求，最后將這些需求變為現實。
實際上，將業務流程與IT緊密結合，無時無刻想著用IT改善業務和管理流程，只是這家成立于2003年的公司注重創新和競爭力的一個縮影。雖然京城工業物流的員工只有100余人，卻創造著年營業額十幾個億的成績。信息化的創新魔力究竟有多大？
不一樣的工業物流
與一般的物流公司有點不一樣，京城工業物流從誕生開始就充滿了傳奇。由于京城物流是工業行業內首家物流企業，在概念不清、許多問題無法定位的前提下，論證和審批整整經歷了1年的時間。
工業物流是以集中采購為主，以零部件加工為核心，為工業企業產品出口搭建平臺，引導倉儲、運輸、配送企業發揮協同作用，提高社會資源的綜合利用效果，降低企業間的互動成本，面向全球工業企業提供延伸和成套服務的系統工程。
京城工業物流的經營范圍，涵蓋大宗物料的集中采購、倉儲、配送，工輔料的集中采購及定時定位配送、工序性零部件的下料加工、倉儲管理、國際貿易、工業物流咨詢服務等。
成立6年左右的京城工業物流目前擁有首鋼集團、太原鋼鐵（集團）公司、日本朝日精工有限公司、德國DEWIND有限公司等100多家國內外知名用戶。
一頭是客戶、一頭是供應商，這就需要京城工業物流用一個系統平臺管理整個供應鏈。運用信息系統將客戶、供應商信息集中到公司層面統一管控，在一定范圍內共享客戶與供應商資源。所有與公司發生交易的客戶、供應商在進行交易前，必須按照公司統一規定的內容，完整地將客戶、供應商信息錄入到公司信息系統中。
“和在當當網上買書誰都可以下單”不一樣，王強解釋大宗物料的采購會占有一定的資金，因此京城工業物流對于客戶資質要進行審核。對于在信息系統中沒有基礎信息記錄的客戶，供應商無法與其完成業務交易。
而客戶、供應商信息在公司行政權限劃分范圍內實現共享，業務人員采購時可以在整個公司數據庫內選擇最優的供應商資源，降低采購成本、縮短采購時間，為客戶提供及時、優質的服務。相關人員可以隨時查詢客戶、供應商的業務范圍、產品特點、歷史交易、企業資信、聯系方式等。師雁鴻覺得，“有了這個信息系統后，非常方便。對于提供后期服務所需要的信息追溯，可以一目了然”。
上下游企業有可能在這個平臺中實現身份對換。這是說，上下游企業可利用該平臺進行業務范圍和產品特點的查詢與分析。某企業是A部門的客戶，B部門通過查詢分析就能夠開發成為供應商，同理是B部門的供應商也可能通過C部門的查詢與分析，使其成為C部門的客戶。
企業和客戶、供應商的信息在這個平臺中實現了集中管控和共享，這讓京城工業物流與上下游企業的合作更加緊密了。一方面降低了客戶、供應商的開發費用，豐富了客戶、供應商資源，另一方面實現了京城工業物流與上下游企業協同增效、共同發展。
實際上，對于企業來說，客戶、供應商信息的集中管控，可以避免由于業務人員的變動造成已有業務的流失，任何接替人員只要查詢歷史交易記錄及客戶和供應商的信息，就能很方便地繼續開展業務。
電子商務三模式
師雁鴻所在的銷售三部主要從事標準件的銷售，標準件單位利潤低，只有通過擴大銷售規模才能夠提高企業收益。在實踐中，經過和業務人員深入討論，王強認為可以用三種電子商務模式解決銷售問題。對于客戶循環采購的標準件，采取供應商管理庫存的方式。這種方式就是把客戶生產產品均會涉及的標準件，根據客戶的歷史月平均消耗量，配送至客戶倉庫。
采用該模式能夠保證客戶對于通用標準件的隨用隨取，使采購時間為零，一個月配送一次， 最大限度地降低了京城工業物流的配送成本，也降低了客戶的采購成本。同時，京城工業物流會根據客戶的平均消耗量設定安全庫存量，系統會在月末根據庫存余額自動運算新的配貨數量，通知供應商配貨。
該模式實現了以安全庫存量為基礎的自動化銷售管理，京城工業物流的業務員只需要做月末庫存盤點，而且是通過條碼掃描，快捷、方便、準確，其他工作均由系統自動完成。
而對于客戶的針對不同產品的非循環采購物料，京城工業物流按客戶的采購訂單，采用打包配送的方式。客戶根據其生產計劃，通過其信息系統產生采購訂單，通過京城工業物流開發的訂單導入模塊，直接倒入京城工業物流信息系統，生成銷售訂單、采購訂單，根據客戶的包裝要求，系統自動形成供應商配送單，并打印商品條碼。條碼中包含客戶采購訂單信息、京城工業物流銷售訂單信息、商品屬性信息、包裝單位數量信息等。
供應商按要求包裝、配貨、送貨。信息技術人員將京城工業物流的條碼系統提供給客戶，通過掃描的方式驗收入庫，并通過京城工業物流提供的共享條碼庫，將掃描數據轉化成其信息系統的入庫信息，進入客戶信息系統結算付款，京城工業物流與供應商結算付款。
這個做法有效地實現了服務的延伸。在無需客戶任何投入的前提下，優化了入庫流程、簡化了入庫手續、提高了工作效率、增加了數據采集準確率。京城工業物流自身也簡化了數據錄入，提升了供貨的及時性、準確性，降低了銷售成本，加快了資金回收，提高了資金的使用效率。
ESHOP則是今年的“重頭戲”。習慣每年確定本年度工作目標的王強坦誠地認為，“信息化要切實地為經營管理需求服務”。正在逐步完善中的 ESHOP平臺是與信息系統數據庫實時同步的WEB 工作平臺。這個平臺可以使客戶隨時隨地查詢其與京城工業物流的往來業務執行狀況、京城工業物流所有商品對其的銷售價格、及與京城工業物流的往來賬目。
還支持客戶通過WEB頁面直接給京城工業物流下達采購訂單，在點擊確認人按鈕后，其采購訂單會馬上以京城工業物流的銷售訂單的形式，先是在相關業務員的工作界面上，執行后續流程。
電子商務三模式帶來的效益很明顯。項目三部從2007年500多萬元的銷售收入，在沒有增加任何業務人員的情況下，2008年實現了2000多萬元的銷售收入。
系統也要有適應性
京城工業物流的目標是把企業建設成為現代化的國際工業物流企業。而這一目標落實在信息化上就是工業物流協同服務平臺，為系統內企業和其他相關企業提供集中采購，并提供物流加工、物料配送和產品銷售等系列化服務。
在采購中，遭遇原材料價格變化是比較常見的事情。京城工業物流要為上千個工業企業提供上萬種商品、平均每天上百次的交易、400多萬元的營業額，同時又要面臨瞬息萬變市場環境，還要求為每一筆交易提供及時、準確的成本費用核算。
由于經營的商品品種多、價格波動大，最優的成本計算方法是移動加權平均法。但該方法計算復雜、工作量大，每一筆出入庫都要重新計算一次庫存商品的銷售價格。在信息系統的支撐下，京城工業物流在沒有增加一名員工的條件下實現了移動加權平均法的核算成本。
業務員實時地查詢每一個銷售時點的商品平均庫存成本，為其做出準確報價提供必要信息支持，既不會因為報價過高嚇跑客戶，又不會報價偏低而影響企業收益。移動加權平均又使得由于價格波動對企業核算的影響，平均分攤到該批商品存在的各個月份中。
總結京城工業物流信息化的經驗，王強認為：“信息化建設不僅需要公司高層強有力的支持，同時也需要所有員工的共同努力。只有群策群力才能在真正意義上用好信息系統，用信息手段來實現決策層經營管理的意圖，完善公司的發展戰略，優化業務模式的進一步發展。