任何組織系統(tǒng)都應(yīng)有對內(nèi)外環(huán)境的適應(yīng)性，不能適應(yīng)環(huán)境的組織是沒有生命力的，采購機構(gòu)也是一樣，必須適應(yīng)外部環(huán)境與企業(yè)內(nèi)部條件，并且隨著外部環(huán)境的變化與企業(yè)內(nèi)部條件的改變，而進行相應(yīng)的調(diào)整，這樣的機構(gòu)才會充滿活力。為此，我們須研究影響采購機構(gòu)設(shè)計的各種因素。概括來講，影響采購組織機構(gòu)設(shè)計的因素有以下幾個方面： 
    1．2．1  ;企業(yè)規(guī)模 
一般來說，企業(yè)采購機構(gòu)的大小與企業(yè)規(guī)模成正比關(guān)系。企業(yè)規(guī)模大、業(yè)務(wù)量大，對生產(chǎn)企業(yè)而言，所耗費的原材料數(shù)量多，就商業(yè)企業(yè)而言，商品的銷售量大，無論是為了保證生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)需要，還是為滿足商業(yè)企業(yè)的銷售需要，都必須完成大批量的采購任務(wù)，從而也就需要較為龐大的采購隊伍；反之，企業(yè)規(guī)模小、業(yè)務(wù)量小，采購人員數(shù)量也就少。 
1．2．2  采購供應(yīng)狀況 
采購供應(yīng)工作實在一定的市場上進行的，因此，確定企業(yè)采購機構(gòu)應(yīng)思考市場供應(yīng)狀況，一般應(yīng)思考兩個方面的問題： 
（1）市場供求態(tài)勢。如果市場的商品供不應(yīng)求，采購較為困難，要四處求購，采購隊伍應(yīng)龐大些；反之，如果市場上的商品供過于求，貨源充足，購買方便，采購隊伍可小些。 
（2）供應(yīng)點的分布情況。有些產(chǎn)品產(chǎn)地分散、供應(yīng)點多面廣，這種采購帶有一種“收集”的性質(zhì)，采購隊伍應(yīng)龐大些；反之，采購地點集中的產(chǎn)品，采購人員可少些。 
1．2．3 經(jīng)營范圍 
    值得提出的是不同類型的企業(yè)對采購機構(gòu)的要求也有差異。經(jīng)營品種繁多的綜合性商場，由于貨源來源廣泛、采購業(yè)務(wù)量大、采購機構(gòu)應(yīng)該大些；相反，經(jīng)營品種較為單一的企業(yè)，如：專業(yè)商店由于進貨地點較為集中，業(yè)務(wù)簡單，采購機構(gòu)可小些。 
1．2．4  采購人員素質(zhì) 
    企業(yè)采購人員素質(zhì)的高低不僅決定了采購工作的質(zhì)量，也影響著采購機構(gòu)的大小。一般來說，采購人員素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練、工作能力強、效率高，采購隊伍可小些，這也符合精簡的原則；反之，如果采購人員素質(zhì)差、業(yè)務(wù)生疏、工作責(zé)任心差、效率低下，這樣要完成相應(yīng)的采購工作，只能使用更多的采購人員，采購機構(gòu)也就較為龐大。 
    1．2．5 企業(yè)內(nèi)部各部門的配合程度 
采購工作是由一系列相互配合的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所組成的，包括選貨——面談——簽訂合同——運輸——驗收——入庫——結(jié)算付款等，要使采購工作效率高，采購部門應(yīng)與企業(yè)內(nèi)的其它部門（如運輸、倉庫、財務(wù)部門等）加強配合，使采購員集中精力搞好采購工作。相反，如果一個企業(yè)采購員將大量精力放在發(fā)運驗收、付款上其工作效率就會非常低下，這樣要完成相應(yīng)的采購任務(wù)，需要的采購人員也會較多。 
    1．2．6信息傳遞形式與速度 
    市場需求信息是企業(yè)采購的依據(jù)，這樣，我們要求企業(yè)應(yīng)有一整套靈敏的信息傳輸系統(tǒng)，及時把握市場行情的變化，信息傳輸速度越快，采購決策越及時，效率越高，采購工作的準確性越高，無效勞動越少，采購人員數(shù)量可少些；反之，如果企業(yè)沒有靈敏的信息傳輸系統(tǒng)，企業(yè)采購人員滿天飛，必然效率低，采購隊伍就會龐大。 
 1．2．7  其它因素 
    其它影響采購機構(gòu)設(shè)計的因素也很多，如國家相關(guān)政策、交通運輸條件、通信現(xiàn)代化水平、自然條件等都從不同的方面影響著一個企業(yè)的采購組織的設(shè)立。