第一部分 背景分析

　　當(dāng)前，管理信息化在國(guó)際上已經(jīng)得到了非常普遍的應(yīng)用，已經(jīng)成為企業(yè)保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段之一。外貿(mào)行業(yè)又是我們國(guó)家主要經(jīng)濟(jì)支柱產(chǎn)業(yè)，也是國(guó)家對(duì)外的一道經(jīng)濟(jì)窗口，它所直接面對(duì)的必然是國(guó)際大市場(chǎng)和國(guó)際同行的競(jìng)爭(zhēng)。隨著信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)在外貿(mào)企業(yè)也和在其他企業(yè)一樣得到了廣泛的應(yīng) -

用和發(fā)展。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟以及電子商務(wù)的興起，為我國(guó)外貿(mào)領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展開(kāi)辟了廣闊的前景。 

　　第二部分 外貿(mào)行業(yè)管理所面臨的難題

　　由于目前國(guó)內(nèi)的外貿(mào)企業(yè)信息化建設(shè)水平參差不齊，信息化程度高低不均，經(jīng)常會(huì)面臨種種管理難題: 

　　1.外貿(mào)財(cái)務(wù)核算具有多幣制、核算復(fù)雜等多種特點(diǎn)，因而能夠滿足一般行業(yè)核算要求的財(cái)務(wù)軟件很難滿足外貿(mào)企業(yè)的需求； 

　　2.由于外貿(mào)行業(yè)參與國(guó)際貿(mào)易的單位繁多，同時(shí)貿(mào)易涉及到多個(gè)國(guó)家，政策的變化會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)的不確定性; 

　　3.在傳統(tǒng)的商貿(mào)過(guò)程中，頻繁多變的報(bào)價(jià)計(jì)算及大量單證，發(fā)票作業(yè)給業(yè)務(wù)人員加大了工作量，鄙倭吮匾�的紘D接肟刂品椒? 

　　4.在傳統(tǒng)手工進(jìn)行庫(kù)存業(yè)務(wù)處理狀態(tài)下必然會(huì)導(dǎo)致出口業(yè)務(wù)與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫(kù)存積壓; 

　　5. 由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員高度集權(quán)制，使得領(lǐng)導(dǎo)很難進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)控;而企業(yè)決策層及財(cái)務(wù)人員對(duì)最為關(guān)心的客戶資信，商品貢獻(xiàn)等很難得到正確評(píng)估，增大了公司的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)出口業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)之間信息溝通不暢，容易造成財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)企業(yè)的資金流向和流量的失控，無(wú)法起到對(duì)企業(yè)運(yùn)作協(xié)調(diào)和指導(dǎo)作用。管理審批工作也無(wú)法根據(jù)業(yè)務(wù)需求多層多級(jí)設(shè)置，容易造成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)控不嚴(yán); 

　　6. 對(duì)于相關(guān)管理機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)有很大部分來(lái)源于其管轄的外貿(mào)企業(yè)。而目前企業(yè)應(yīng)用軟件與管理部門(mén)應(yīng)用軟件一般又無(wú)直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關(guān)部門(mén)對(duì)外貿(mào)企業(yè)具有一定的約束力。 

　　第三部分 南北外貿(mào)行業(yè)解決方案

　　針對(duì)外貿(mào)行業(yè)的信息化需求狀況，南北公司憑借多年的行業(yè)信息化管理經(jīng)驗(yàn)，推出南北NA，NB外貿(mào)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，并以此系統(tǒng)為基礎(chǔ)提供專門(mén)的外貿(mào)行業(yè)解決方案。由以下部分構(gòu)成: 

　　NA外貿(mào)財(cái)務(wù)系統(tǒng)方案:外貿(mào)帳表、05表、資金外匯管理、往來(lái)庫(kù)存核銷(xiāo)等。 

　　NA外貿(mào)財(cái)務(wù)系統(tǒng)解決方案的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下6點(diǎn): 

　　1.外貿(mào)公司的原始信息大多來(lái)源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)通過(guò)基礎(chǔ)信息碼表（科目、客戶、商品等）實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，在集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理�；�礎(chǔ)信息碼表獨(dú)立存在，既便于維護(hù)，又便于不同的系統(tǒng)調(diào)用;由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成相應(yīng)的帳務(wù)數(shù)據(jù)，集團(tuán)將這些財(cái)務(wù)信息集中存儲(chǔ)，可供管理層實(shí)時(shí)查詢監(jiān)控;強(qiáng)大的憑證自動(dòng)生成功能使財(cái)務(wù)人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)。大大減輕了憑證的編制量，使財(cái)務(wù)人員有更多的精力集中于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理; 

　　2.對(duì)外貿(mào)企業(yè)最為關(guān)心的公司職能部門(mén)內(nèi)部考核和業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，本系統(tǒng)可以在各模塊間靈活取數(shù)，準(zhǔn)確完成項(xiàng)目盈虧核算、合同核算及部門(mén)人員的績(jī)效考核;在本系統(tǒng)中可以隨時(shí)為企業(yè)各級(jí)管理者提供以下管理會(huì)計(jì)信息:例如，公司、業(yè)務(wù)部、業(yè)務(wù)員即時(shí)的資產(chǎn)負(fù)債表、 損益表、現(xiàn)金流量表、明細(xì)費(fèi)用表、科目余額表、以及商品盈虧、合同盈虧、項(xiàng)目盈虧分析表、庫(kù)存進(jìn)銷(xiāo)存分析表、應(yīng)收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補(bǔ)息計(jì)算功能，可以準(zhǔn)確計(jì)算資金占用情況; 

　　3. 往來(lái)帳自動(dòng)核銷(xiāo)方法，可以解決外貿(mào)企業(yè)龐大的往來(lái)帳快速、自動(dòng)核對(duì),先進(jìn)的預(yù)查功能，滿足企業(yè)隨時(shí),動(dòng)態(tài)地查詢往來(lái)帳狀況,及時(shí)進(jìn)行帳齡分析，快速發(fā)出催款通知,根據(jù)往來(lái)帳的預(yù)計(jì)收款日期進(jìn)行內(nèi)部預(yù)警控制; 

　　4. 按部門(mén)、項(xiàng)目、合同、商品、發(fā)票多角度進(jìn)行銷(xiāo)售分析，加強(qiáng)內(nèi)部控制、及時(shí)調(diào)整商品結(jié)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略。及時(shí)準(zhǔn)確反映每張外銷(xiāo)發(fā)票的全部出口退稅進(jìn)度信息，避免出現(xiàn)少退多退稅問(wèn)題; 

　　5. 科學(xué)管理和資金預(yù)測(cè)是每一個(gè)企業(yè)重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統(tǒng)對(duì)外貿(mào)企業(yè)的資金進(jìn)行嚴(yán)格、高效的規(guī)范化管理，對(duì)資金的管理控制表現(xiàn)為統(tǒng)一管理調(diào)度，有償使用。在確保資金運(yùn)營(yíng)安全的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)公司的資金調(diào)控、預(yù)測(cè)能力，方便查詢資金占用與資金流動(dòng)情況，減少不必要的損失; 

　　6. 實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一、實(shí)時(shí)、監(jiān)控” 的管理目標(biāo)。本系統(tǒng)為企業(yè)外部提供能夠真實(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)情況的各種信息。其主要內(nèi)容有:會(huì)計(jì)月報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表）、 會(huì)計(jì)年度報(bào)表、 會(huì)計(jì)帳簿及科目余額表。根據(jù)內(nèi)部各獨(dú)立帳套的主要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上報(bào)集團(tuán)，形成新的分析結(jié)果，結(jié)合遠(yuǎn)程穿透式查詢，進(jìn)行更為豐富，具有效率的財(cái)務(wù)決策。集團(tuán)內(nèi)部多單位單帳套集中管理方式與網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)、網(wǎng)上審批相結(jié)合。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)能實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)控集團(tuán)所屬單位的財(cái)務(wù)狀況、資金狀況。 

　　NB外貿(mào)業(yè)務(wù)系統(tǒng)方案:業(yè)務(wù)流、審批流、物流、資金流、信息流。 

　　業(yè)務(wù)系統(tǒng)涵蓋各類進(jìn)出口業(yè)務(wù)，多種貿(mào)易類型:包括自營(yíng)進(jìn)出口、代理進(jìn)出口、投標(biāo)招標(biāo)項(xiàng)目管理、來(lái)料加工貿(mào)易以及進(jìn)出口過(guò)程中的相關(guān)業(yè)務(wù)等。并設(shè)計(jì)了庫(kù)存接口和財(cái)務(wù)接口，以保證能順利進(jìn)行企業(yè)應(yīng)用整合。多個(gè)系列產(chǎn)品高度集成，各系統(tǒng)使用同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且對(duì)于一些基礎(chǔ)信息，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表，保證數(shù)據(jù)的一致性。各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可互相調(diào)用查詢，并將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合使用。 

    在業(yè)務(wù)準(zhǔn)備階段，系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算管理以減少操作風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)算內(nèi)容經(jīng)過(guò)審批后，業(yè)務(wù)進(jìn)入具體的實(shí)施階段，操作人員圍繞預(yù)算單進(jìn)行外貿(mào)業(yè)務(wù)操作，操作圍繞著資金，采購(gòu)，銷(xiāo)售三條主線進(jìn)行，從而形成業(yè)務(wù)上的信息流，并在收付款、發(fā)貨等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與資金系統(tǒng)、物流系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，形成資金與物的一個(gè)完整的閉環(huán)。而針對(duì)來(lái)進(jìn)料加工貿(mào)易，系統(tǒng)設(shè)計(jì)加工業(yè)務(wù)管理，通過(guò)商品等信息與采購(gòu)、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)管理相互關(guān)聯(lián)。這種的流程設(shè)計(jì)使系統(tǒng)層次清晰，操作規(guī)范，并使系統(tǒng)涵蓋了大部分進(jìn)出口貿(mào)易類型�？蛇m用于不同貿(mào)易類型為主的外貿(mào)公司。 

　　針對(duì)以上流程圖我們把外貿(mào)業(yè)務(wù)分成5大部分: 

　　第1部分-業(yè)務(wù)流管理 

　　南北NB業(yè)務(wù)管理軟件外貿(mào)系統(tǒng)將進(jìn)出口相關(guān)的貿(mào)易按客戶、商品、國(guó)別、地區(qū)或貿(mào)易性質(zhì)進(jìn)行了劃分。將相關(guān)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)均歸集為一個(gè)進(jìn)出口貿(mào)易形式，以便于對(duì)單一業(yè)務(wù)的合同進(jìn)行管理。 

　　第2部分-審批流 

　　NB外貿(mào)業(yè)務(wù)系統(tǒng)解決方案的審批流包括諸如審批設(shè)置、權(quán)限管理、預(yù)警等等。 

　　下面我們逐一進(jìn)行闡述: 

　　1.作為外貿(mào)企業(yè)的“領(lǐng)導(dǎo)審批制度”是非常嚴(yán)格的，該系統(tǒng)除考慮到領(lǐng)導(dǎo)審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類型的不同。嚴(yán)格按照從業(yè)務(wù)員到部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理的逐級(jí)審批手續(xù)，防止責(zé)權(quán)不清帶來(lái)的管理混亂; 

　　2.由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員的高度集權(quán)制，使得領(lǐng)導(dǎo)很難進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)監(jiān)控。系統(tǒng)中“權(quán)限管理” 功能可以設(shè)置兩類權(quán)限:菜單權(quán)限和業(yè)務(wù)關(guān)系權(quán)限。菜單粗級(jí)權(quán)限控制某部門(mén)人員有某菜單操作權(quán)利。業(yè)務(wù)關(guān)系權(quán)限按部門(mén)人員、業(yè)務(wù)屬主、業(yè)務(wù)操作建立關(guān)系，不僅控制某人有某類業(yè)務(wù)操作權(quán)利，還控制某人可以為他人進(jìn)行某類業(yè)務(wù)操作權(quán)利。從而加強(qiáng)了企業(yè)監(jiān)管力度; 

    3. 系統(tǒng)提供預(yù)警定義功能，可通過(guò)采集系統(tǒng)中的某些事件，向相關(guān)人員提供預(yù)警提示。 

　　第3部分-物流管理 

　　根據(jù)外貿(mào)公司的特點(diǎn)，南北NB業(yè)務(wù)管理軟件外貿(mào)系統(tǒng)中物流管理并不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉(zhuǎn)過(guò)程中的信息管理。主要包括備貨、出運(yùn)、檢驗(yàn)、到貨、非零庫(kù)存的出入庫(kù)管理，零庫(kù)存的出入庫(kù)、有關(guān)財(cái)務(wù)憑證的自動(dòng)生成等。 

　　第4部分-資金流管理 

　　對(duì)外貿(mào)易中的重要組成部分-貨幣支付環(huán)節(jié)及其管理構(gòu)成了“資金流”。它的管理是按資金需求和資金回籠預(yù)測(cè)，對(duì)流動(dòng)資金實(shí)行部門(mén)定額管理，通過(guò)內(nèi)部銀行進(jìn)行資金使用的“罰、貸、存”處理，以達(dá)到降低資金使用成本，科學(xué)合理地使用資金。 

　　資金管理包括的內(nèi)容:嚴(yán)格的付款審批制度、用款計(jì)劃、支付預(yù)測(cè)、預(yù)收款管理、收匯計(jì)劃、流動(dòng)資金管理、信用證授信額度管理、承兌匯票額度管理等。 

　　第5部分-信息流管理 

　　系統(tǒng)中的信息流由客戶、商品和交易等基礎(chǔ)信息及這些信息資源的收集、管理和利用構(gòu)成。特別是對(duì)客戶、商品等企業(yè)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的管理，采用嚴(yán)格的控制手段，實(shí)現(xiàn)充分的資源共享。對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種信息可以進(jìn)行充分的分析與利用。