廈船重工獨特合同系統化管理
2010-3-11 19:08:00 來源:網絡 編輯:56885 關注度:摘要:... ...
朱奇峰看來,財務和信息化同步推進的成功之道在于最終體現在業務閉環的價值創造上。
“600年前,鄭和七下西洋。從那個時候起,造船就成了一個行業。對于這個非常傳統的大型裝備制造業來說,隨著技術的進步和社會分工的細化,現代造船企業要向總裝造船模式轉換。而實現途徑就是要將大量的外協項目和內部加工、組裝工序進行科學調度,以便有序均衡地組織生產。這些都離不開信息化手段!睆B門船舶重工股份有限公司副董事長和財務總監朱奇峰在自己的博客上對信息化的重要性給予了高度肯定。
原本一直在證券公司工作的朱奇峰從2002年加入廈門造船股份有限公司(前身為廈船重工,以下簡稱“廈船”)開始,在長達七年的時間里,全力運用信息化手段完善廈船的財務管理及業務流程而成果斐然。為此《首席財務官》雜志特別專訪了這位財務、信息化和資本市場“三棲”CFO。
獨特的合同系統化管理
2002年,廈船重工由福建省船舶工業集團公司以廈門造船廠主營資產出資,聯合福建閩東電力股份有限公司、廈門建發股份有限公司、重慶鋼鐵股份有限公司、廈門明舜貿易有限公司共同發起設立股份有限公司,注冊資本2.5億元,主營造、修船和鋼結構生產。
朱奇峰就是在這個時候加入廈船的。
2003年,廈門市科技局提出要用信息化推動傳統工業現代化。同年,廈船重工申請成為福建省制造業信息化首批示范基地,朱奇峰組織編寫了《廈門船舶重工股份有限公司信息化一期工程》,并向廈門市科技局申請了制造業信息化重大科技扶持項目,獲科技補助資金120萬元。一期工程主要完成了企業中心機房、廠級網絡建設、數據安全系統、合同臺賬與預算管理系統、設計系統、鋼板倉庫管理系統、物資采購網上比價系統、辦公管理系統等內容,在此基礎上完成了信息化建設的架構。2005年8月,一期工程通過了驗收,從此廈船重工被列為廈門市十五計劃制造業信息化的典型示范企業。
對于廈船通過信息化建設改造這座具有上百年歷史的老船廠,朱奇峰清醒地意識到,“成本是首先要關心的問題。在廈船重工的成本中,采購價格的控制是一個很重要的因素,也是明確企業管理流程的過程。只有這樣,才能真正實現老廠革新的目標!
朱奇峰首先從自己拿手的財務專業開始了對廈船的信息化進程,而這其中最為獨特的當數合同的系統化管理。朱奇峰介紹,在廈門造船廠的綜合信息化系統中,信息化對財務工作最大的貢獻體現在簡化財務控制手段,提高財務分析的可靠性,加強分析效果這三方面當中。在OA的基礎上,朱奇峰又組織開發了一個物資采購的報價系統,進行網上招標,可以降低價格,減少人為因素,能夠實現透明化管理。報價系統建成后,采購都通過這個報價,然后由一個小組決定。
在預算控制系統中,朱奇峰創造性地自主開發并建立了合同系統化管理的模型,實現了全面預算管理系統。朱奇峰認為,在以全面預算管理為主的系統中,付款是發生頻率最高的項目。因此以原始合同單據為憑證會將人為因素造成的風險降到最低,將財務付款依據規范化。具體到操作環節就是所有預算都將根據合同情況計算,同時配有合同審核員!昂贤芾硎菢I務基礎,超過一定數額的業務就必須要簽訂經濟合同,并由合同審核員錄入系統作為事后的付款依據,否則項目結束時將不予支付。因此在錄入系統之前也需要對合同要素進行嚴格的把關,提供有效證據,進而保證系統能夠控制業務有效執行。”朱奇峰頗為自豪地表示,“在國內船舶工業中,此舉開了先河!
搭建管理駕駛艙
第一輪信息化初步成功之后,金融出身有著豐富證券行業工作經驗的朱奇峰很快開始從財務工作入手,建立管理駕駛艙以實現面向全流程的全面管理。
然而事情并非想像中的一帆風順。朱奇峰遇到的第一個問題就是預算。預算管理是以船舶行業為代表的傳統行業推進信息化較難突破的一關。朱奇峰用了四年時間才實現自主開發,目前整個集團的信息化任務已經落到廈船及朱奇峰身上。采訪中朱奇峰多次強調,“財務信息化是企業管理的核心,為決策者提供依據。沒有信息化工具做依托的業務是遲緩的,但沒有業務融合的信息化就是與關鍵需求相差萬里,是完全空洞毫無意義的!睘槭沽鞒讨猩婕暗臉I務部門都能夠認識到信息化的推進作用,朱奇峰經歷了動之以理(知識培訓)——曉之以情(理念宣導)到最后不得不強制上馬。
面對近年來信息化市場種類繁多的產品,朱奇峰不但不買賬反而還有自己的看法,“工具固然重要,‘工欲善其事必先利其器’的道理亙古不變。但任何產品起再好聽的名字,有再夸張的宣傳,說到底也還是落在企業信息化這個點上了。既然是企業信息化,那一切需求就要從企業出發,滿足業務,沒有人能比自己更了解自己,這也是我們堅持在某些項目上自主開發的原因!
除此之外,朱奇峰強調,船舶行業上下游產業鏈雖不復雜但涉及的企業卻很多,信息數據接口要求建立在統一的信息平臺上,使用的信息產品過于繁雜反倒增加了數據共享的難度,造成不必要的信息孤島。廈船與眾多企業之間建立了協管平臺,如與上海滬東船廠一致的物流成本管理系統就是建立在此基礎上的。
朱奇峰認定自己做的是管理信息化而不是IT信息化。這就是說,經過分類歸納整理管理的信息才是有價值的。 朱奇峰用自己熟悉的財務舉例說明:“最終體現公司經營狀況的是財務數據,這也是經營管理層和股東最關心的數據,因此以財務管理為核心,構建各個業務系統,使業務系統的數據最終都能按財務管理要求匯總分析,并形成報表,這樣的數據對管理者來說才有價值!
金融&藝術
船舶行業由于其行業特性,故在財務管理過程中每一筆進出賬務數額都動輒幾十億元,保障資金安全有序的進出就是對廈船血液順暢的保證,同時也是對未來資金預測提供有效分析的決策基礎,其中成本項目分析是表現較為突出的一項。金融出身的朱奇峰很快找到了破解的“命門”:“目前全球船市低迷,價格敏感性強,受上下游產業影響幅度較大,成船成交價格下降達30%。而全球造船市場已接近透明化,因此想要從成本上勝出就必須要在基于準確分析的前提下,運用其他金融手段拉平成本上的消耗!
目前廈船財務系統與銀行間已經建立起信息口,實時匯率變動都可在第一時間獲知。此外在對資源材料的風險控制上,全球鋼材期貨市場活躍,為避免鋼材價格波動帶來的成本損失,會與鋼材企業建立對賭協議。朱奇峰評價道,“以現代化的信息數據分析方式,組合式的金融手段對于受全球市場影響控制的船舶工業來講是較為保險及流行的對成本控制的方法!
從辦公室負責人到董秘再到全面負責信息化的實施,進而兼顧財務及業務,在加入廈船七年時間里,朱奇峰把船廠各個角落都走了個遍!叭龡钡闹炱娣宓贸隽艘粋頗為感性的結論:財務是一種藝術,信息化會讓這門藝術更優美。
在朱奇峰看來,財務和信息技術是兩種截然不同的思考模式,CIO&CFO的雙重身份讓其在工作中能夠更有效地找到適合企業的財務解決方案。一方面,財務本身是一種藝術,如果用適當的工具加以輔助,從管理效果來看將是一種升華。同時,以財務的身份提出的信息化建議往往能夠與業務結合得更緊密,對于流程上的促進作用也表述的更清楚,便于管理層理解并接受。而從技術角度來講,財務部與信息部職能不同,從需求入手的系統設置、便于理解的語言及操作流程減輕了大家對于技術的排斥心理。
“無論是財務還是信息化,最后的價值都要回到業務這道閉環之上!敝炱娣逡徽Z點明了廈船財務信息化成功的主題。