□雅凝
    物資采購管理是企業(yè)降低成本，增強市場競爭力、提高利潤水平的有效手段，是企業(yè)經(jīng)營管理過程中的一個至關重要的環(huán)節(jié)。為了應對競爭，企業(yè)近年來在采購管理方面廣泛進行流程的優(yōu)化和再造，期望能夠通過優(yōu)化采購管理流程，在競爭中占據(jù)有利的位置。
    東華厚盾在華北電力設計院多年的采購管理實踐經(jīng)驗的支持下，在對客戶現(xiàn)有采購流程及相關業(yè)務進行充分調(diào)研和分析的基礎上，結(jié)合當今最先進的采購管理思想及軟件設計思想，在厚盾成熟的全面預算管理軟件平臺下開發(fā)了一個全新的物資采購信息系統(tǒng)。
    該系統(tǒng)利用信息和網(wǎng)絡技術手段,幫助企業(yè)動態(tài)掌握和控制物資采購的全過程，實現(xiàn)了采購過程的商流、物流、信息流的結(jié)合，為企業(yè)打造了一個具有完善的流程控制、客觀的供應商評價、詳盡的物資管理功能的平臺。并通過這樣一個平臺，為企業(yè)提供了便捷、高效的集中采購采購管理模式，避免了物資需求單位各自為政、多頭對外的封閉狀態(tài)，減少了重復采購現(xiàn)象，實現(xiàn)了零庫存，從而有效地整合了企業(yè)的資源，成就了企業(yè)整個采購產(chǎn)業(yè)鏈的高效流暢運轉(zhuǎn)，提高了企業(yè)的核心競爭力；同時，為供應商也提供了一個進行商品展示、訂單管理、發(fā)貨管理的平臺，幫助企業(yè)和供應商雙方都降低了管理成本，促進了采供雙方的良性合作，創(chuàng)造了一個共享、共贏的市場環(huán)境。
    該系統(tǒng)的主要用戶為（物資采購）歸口管理經(jīng)辦人、負責人，部門采購管理員、部門負責人，預算（費用）部門負責人，財務（稽核、負責人、出納），供應商以及系統(tǒng)管理員。
    該系統(tǒng)的主要流程實現(xiàn)包括：
    首先，系統(tǒng)初始化階段。企業(yè)物資采購歸口管理部門的系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中設置商品分類、供應商分類，并添加經(jīng)審查通過后的供應商信息、為供應商設置可以上架的商品分類并開通供應商賬號。此后供應商可以通過專門的URL登錄系統(tǒng)，上載商品信息，經(jīng)管理員審批后顯示為上架狀態(tài)。
    其次，在線采購及審批。部門采購員登錄系統(tǒng)瀏覽或檢索商品，將選中的商品放入購物車，生成訂單并提交申請，經(jīng)部門負責人審批后，提交至預算（費用）部門負責人。預算（費用）部門負責人可通過待辦事項收到待審批的訂單申請，并在系統(tǒng)中進行審批（審批過程中可查看需求部門負責人審核意見、可查看可用預算及預算執(zhí)行明細情況，可修改采購數(shù)量等），審批完畢后系統(tǒng)根據(jù)訂單明細中每項商品對應的供應商自動分拆為各供應商的采購單，分發(fā)給各個供應商。
    第三，商品發(fā)運及驗收。各供應商登錄系統(tǒng)，可通過待辦或待處理采購單列表，查看到分發(fā)給自己的采購單，并可根據(jù)明細分批次打印送貨單，打印時，可選擇本次送貨的商品及本次送貨數(shù)量。
    部門采購員收到供應商提供的商品，進行驗收后，分別在紙質(zhì)及系統(tǒng)中的送貨單上進行收貨確認。
    第四，商品結(jié)算。供應商定期將已確認收貨的發(fā)貨單生成結(jié)算申請單，提交企業(yè)物資采購歸口管理部門進行審批，審批通過后，可生成結(jié)算支付單并提交到財務部門。財務部門稽核及負責人審核通過后，系統(tǒng)自動生成預算管理系統(tǒng)中的待支付記錄，出納員核對原始發(fā)票、紙質(zhì)結(jié)算單等是否真實完整，是否與待支付記錄一致，對供應商進行支付。
    第五，供應商評價。各部門在商品使用過程中可以在系統(tǒng)里對供應商的商品質(zhì)量、送貨的及時度等進行評價反饋，為企業(yè)物資采購管理部門對供應商做出合理評級、優(yōu)勝劣汰提供可靠依據(jù)。
    最后，與全面預算接口。全面預算管理涉及企業(yè)的一切經(jīng)營活動，物資采購也不例外。在物資采購管理的訂單管理、采購借款管理、結(jié)算管理等多個環(huán)節(jié)都與全面預算管理有接口：在需求單位進行采購訂單申請審批環(huán)節(jié)，需求單位需要明確所使用預算（費用）的責任單位及具體預算項目，審核審批環(huán)節(jié)根據(jù)該預算項目的預算情況（生效情況、已執(zhí)行情況、在途情況、可用情況）以及執(zhí)行明細等各種信息進行審批決策；在借款及結(jié)算環(huán)節(jié)，審核審批的各個環(huán)節(jié)（包括需求單位負責人、歸口單位負責人、主管領導、財務等）都可以通過確認采購物資的收貨情況、質(zhì)量驗收情況、借款情況、預算實際使用等各種情況為審批決策提供客觀、真實、準確、全面的科學依據(jù)。