采購管理是企業(yè)管理中的重要部分，筆者以本公司建設(shè)采購管理系統(tǒng)為契機，綜合分析了當今國內(nèi)石化行業(yè)企業(yè)采購管理的管理流程及管理蕈點和難點，總結(jié)了石化企業(yè)采購管理系統(tǒng)需要滿足的功能，為同行企業(yè)提供有價值的參考。
1 采購管理系統(tǒng)管理目標
    ①對各種采購合同的執(zhí)行情況進行全程動態(tài)跟蹤，使相關(guān)人員能及時了解采購合同的執(zhí)行狀態(tài)。對即將到期的質(zhì)保金進行自動預警，使到期的質(zhì)保金能及時得到支付，提高企業(yè)的信譽度。②根據(jù)供應商提供的價格折扣信息，結(jié)合物料需求計劃、庫存情況，運用經(jīng)濟批量訂貨法模型，由系統(tǒng)自動制定合理的采購計劃，從而最大限度地降低采購成本。③對供應商進行選擇、考核和管理，掌握供應商的生產(chǎn)、銷售情況，盡量減少商務(wù)過程中信息不對稱的不利現(xiàn)象。根據(jù)供應商的歷史供應情況，由系統(tǒng)按價格、質(zhì)量、服務(wù)等指標對供應商進行自動考核，為供應商管理與激勵提供科學依據(jù)。④對各部門提出的采購計劃、實際領(lǐng)用情況進行綜合分析，為部門考核提供依據(jù)。
2 采購管理系統(tǒng)解決要點
    ①采購管理。指處理與采購過程有關(guān)的所有業(yè)務(wù)活動，主要包括采購業(yè)務(wù)管理、采購跟蹤和應付賬款管理。②采購策略管理。指科學地制定采購策略，主要包括采購策略制定、采購分析。③供應商管理。指對供應商的選擇、考核和管理，主要包括供應商檔案管理、供應商評估及供應商考核。
3 采購管理系統(tǒng)功能模塊及模塊功能
3.1月采購計劃管理
包括備品備件采購計劃、低值易耗品采購計劃、原材料采購計劃、采購計劃分配及采購計劃跟蹤等內(nèi)容。
3.2 供應商管理
(1)供應商檔案本功能用于對企業(yè)的供應商信息進行維護，包括供應商記錄的增加、修改、刪除。
(2)貨源清單記錄主要供應商所提供的物料信息，當需要采購某種物料時，可以根據(jù)物料查詢提供此種物料的供應商，方便詢價。
(3)貨源清單列表列表顯示貨源清單，可以按供應商查詢供應商提供的物料，也可以按物料查詢提供此物料的供應商。
(4)供應商評估企業(yè)為保證貨源供應，需要定期開發(fā)新的供應商，需要經(jīng)常對合格供應商進行綜合評估，需要對合格供應商定期復審，實行動態(tài)管理，對不符合評定內(nèi)容的供應商取消其合格供貨資格，保證供應商具有滿足本公司規(guī)定要求的資質(zhì)和能力。供應商的評估指標包括采購合同執(zhí)行率、供應商產(chǎn)品的不良品率、供應商產(chǎn)品價格優(yōu)惠率、經(jīng)營狀態(tài)、利用率、依賴性、交易年限以及年購銷金額。
3.3 采購資金預算
采購管理系統(tǒng)根據(jù)最新成本價和標準價2種價格對已經(jīng)制訂的采購計劃估算采購金額，這是采購計劃匯總數(shù)據(jù)經(jīng)過供應部有關(guān)領(lǐng)導審批時的重要參考，也是財務(wù)部門籌劃采購資金的重要依據(jù)。
3.4 采購價格管理
化工企業(yè)的采購價格管理有限價采購、比價采購、按質(zhì)論價和供應商定價4種形式。限價采購是對常用物資，只要不超過系統(tǒng)規(guī)定的最高限價，在任一家合格供應商處購買均可。哪些物資要限價控制，可以進行定義。
比價采購是對某些一次性采購、專用設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備或金額比較大的采購等采用的模式，系統(tǒng)提供詢價比價功能。首先列出采購方式為比價采購的采購計劃，然后做采購詢價單。將每個供應商的報價數(shù)據(jù)錄入到采購管理模塊中，采購管理模塊會自動對不同供應商的報價進行比較，采購員預選其中一家，申報給上級主管，經(jīng)過多級審批，最后選中一家供應商。采購管理系統(tǒng)記錄整個詢價、報價、比價、預選以及確定供應商的全過程，為以后的財務(wù)審計提供參考和追溯。
對大宗、礦物質(zhì)等質(zhì)量不太穩(wěn)定、企業(yè)需求量較大的原材料，一般采用按質(zhì)論價模式。供應商定價是指對強勢供應商、短缺物資采用的模式，由于無法進行限價等控制，所以制作訂單時沒有限制。