上海元盛食品是一家具有悠久歷史的臺資公司，以經(jīng)營牛羊肉聞名于海內外。元盛的產(chǎn)業(yè)鏈齊全，從牲畜屠宰、分割、深加工一直到出口內銷，幾乎涵蓋了肉類食品行業(yè)的全部。其銷售模式也靈活多樣，包括零售、批發(fā)、專柜、超市、委托銷售等，其產(chǎn)品由于優(yōu)質的質量遠銷中東等地。元盛董事林氏在大陸經(jīng)過多年辛苦經(jīng)營，已經(jīng)在全國各地分設了5處分廠分公司，共同維系 - -

整個供應鏈的運作。

    其實，元盛已經(jīng)有一套運行在DOS下的軟件系統(tǒng)，據(jù)元盛董事長介紹，該系統(tǒng)系美國一軟件公司十年前花費一百萬美金巨資、耗費數(shù)人、歷經(jīng)兩年時間特意為元盛量身定做的涵蓋生產(chǎn)、購銷存、財務等業(yè)務的一套軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅成功地支撐著上海元盛的經(jīng)營，同時也在其所轄分公司分廠起著巨大的積極作用，為元盛企業(yè)在食品行業(yè)成為行業(yè)領頭羊立下了汗馬功勞。

    然而，隨著元盛企業(yè)規(guī)模的擴大以及企業(yè)運作模式的不斷進步，原有的系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展發(fā)生了摩擦和不協(xié)調，成為企業(yè)規(guī)模擴張的絆腳石。主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

    第一、系統(tǒng)無法適應現(xiàn)有企業(yè)的運作模式和特點，如食品原料的倉位管理、保質期管理、批次管理、生產(chǎn)上的包裝業(yè)務、多種銷售模式、總部—門店型銷售價格體系、產(chǎn)品多單位計量等業(yè)務特點；

    第二、系統(tǒng)無法實現(xiàn)業(yè)務—財務的一體化，使得財務無法監(jiān)控業(yè)務數(shù)據(jù)的有效性，并使財務人員做重復性的無效工作；

    第三、業(yè)務流程運行效率低下，企業(yè)內部業(yè)務的流轉無法在系統(tǒng)內完成審批和業(yè)務流程，浪費大量的紙張和寶貴的時間；

    第四、銷售部門無法和金稅系統(tǒng)接口，導致銷售部門每天都要進行大量的重復性勞動，且容易出錯；

    第五、原有的技術架構落后，IT人員無法進行持續(xù)的維護，且維護成本高；

    第六、軟件系統(tǒng)容易崩潰，導致業(yè)務停頓，由于系統(tǒng)必須24小時持續(xù)運行，每次停頓不僅造成不能出貨的直接損失，而且也降低了客戶滿意度。

    基于上述的考慮，元盛企業(yè)上下各部門都迫切需要一套新的完整的具有靈活性的系統(tǒng)，替換掉現(xiàn)有的系統(tǒng)，為元盛企業(yè)構筑一個更加堅實的能夠快速響應客戶的信息系統(tǒng)。

    軟件選型伊始，元盛的業(yè)務、財務、IT部門的主管就以極其負責和專業(yè)的態(tài)度，對國內外多家ERP廠商進行篩選。元盛的稽核主管說，元盛企業(yè)麻雀雖小，五臟俱全。且元盛的增值客戶都是國內外有分量的企業(yè)，如肯德基、必勝客，以及國內外著名的超市和賣場，其軟件系統(tǒng)特別是銷售業(yè)務部分，給ERP廠商提出很大的挑戰(zhàn)。

    為了爭取這個大項目，國內外ERP廠商猶如八仙過海，各顯其能。第一回，元盛鎖定了國內另外兩家著名ERP廠商以及一家國外ERP的巨頭。第二回合下來，國內知名的兩家廠商因為軟件不能滿足元盛業(yè)務而迅速出局。僅剩下ERP軟件巨頭和博科軟件順利進入了第三回合。競爭是慘烈的，在最后一輪，博科借助MyERP產(chǎn)品平臺的可靈活配置性，當場演示了元盛最為關注的多計量單位和生產(chǎn)上的包裝業(yè)務的技術實現(xiàn)，一舉擊敗了那家國外ERP軟件巨頭，取得了完滿的全勝。

    由此，博科—元盛攜手踏上了食品行業(yè)企業(yè)信息化的新征程。

    流程再造

    博科需求分析人員，在充分了解現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎上，首先肯定了現(xiàn)有系統(tǒng)的價值，同時也指出了系統(tǒng)存在的弊端。并對企業(yè)流程重新進行了梳理，按照“確認交易、確認物權轉移、確認帳務、確認資金流動”企業(yè)信息化流程再造四項基本原則，對采購業(yè)務、銷售業(yè)務、倉庫業(yè)務和生產(chǎn)業(yè)務進行了刪減和調整。并明確了兩項基本準則，加強對企業(yè)間業(yè)務往來的管理，適當增加審批環(huán)節(jié)；縮短企業(yè)內部業(yè)務流程的運行環(huán)節(jié)，減少審批環(huán)節(jié)，減少打印工作，加強數(shù)據(jù)共享避免數(shù)據(jù)孤島的出現(xiàn)，以減少操作員輸錯的幾率。新的運作流程，清晰明了，容易操作，為MyERP迅速上線打下了良好的基礎。

    追求細節(jié)

    在細節(jié)設計上，博科需求分析人員可以說是煞費苦心。為了在每個業(yè)務上減少操作員的輸入工作量。他們將大部分業(yè)務都控制在三個輸入點，其余關聯(lián)數(shù)據(jù)，都通過數(shù)據(jù)自動引入的方式，不需要操作人員干預，大大減少了操作人員的輸入工作量和輸入錯誤的可能性。博科需求分析人員認為，一個業(yè)務功能，如果控制輸入點在三個，則是一個成功的設計，否則一定有重新設計的可能性。

    業(yè)務財務一體化

    業(yè)務—財務一體化的工作，可以說體現(xiàn)了博科系統(tǒng)的優(yōu)良特性。眾所周知，財務系統(tǒng)對業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要求是極其嚴格的。原來的業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)不能完美地結合，在某種程度上掩蓋了業(yè)務系統(tǒng)存在的一些問題。為了讓業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準確無誤的順利生成憑證到財務系統(tǒng)中，博科需求分析人員在分析每個業(yè)務憑證的基礎上，將業(yè)務和財務完美地集成在一起，從而減少了財務人員的重復性勞動，使財務人員從毫無意義的機械性勞動解脫出來。

    以ERP為基礎的SOP

    在博科項目經(jīng)理強烈建議并大力協(xié)助下，元盛業(yè)務主管開始著手編寫以ERP為基礎的SOP手冊。博科認為僅僅有了ERP還遠遠不夠，ERP系統(tǒng)不僅需要持續(xù)維護并改進，企業(yè)還需要一套配合ERP系統(tǒng)運作的行之有效的SOP手冊。這套手冊應該逐漸積累并包含企業(yè)對各種各樣的運作模式、業(yè)務特點、操作注意事項、系統(tǒng)維護方法等方面的詳盡描述和操作方法以及相關人員的職責。

    系統(tǒng)特點

    銷售價格管理

    銷售價格管理是一個動態(tài)的管理方式，對每個客戶都區(qū)分出固定價格和活動價格，固定價格是除在舉辦促銷活動時間段之外使用的銷售價格。針對類似超市和肯德基、必勝客的具有總部和門店機構的客戶，還要區(qū)別門店銷售價格和總部銷售價格，在使用這些價格的時候，具有門店活動價格—〉門店固定價格—〉總部活動價格—〉總部固定價格的順次優(yōu)先特點。

    多種銷售模式

    系統(tǒng)支持零售直銷、批發(fā)銷售、專柜銷售、委托銷售等銷售方式，又有促銷品、搭售、正常銷售等不同的產(chǎn)品銷售類型，不同的銷售方式在系統(tǒng)處理、業(yè)績統(tǒng)計、結算上都具有不同的處理方法。特別是超市的銷售，由于面對超市的強勢客戶，系統(tǒng)在送貨、銷售發(fā)票處理、以及結算收款處理上都需要具有很大的靈活性，這是系統(tǒng)處理需要處理的一個難題。各種不同的銷售方式和產(chǎn)品銷售類型在財務記賬上也有不同的處理方式。如屬于營業(yè)部門的搭售在記賬時要計入營業(yè)費用，管理部門產(chǎn)生的搭售和促銷記帳時要計入管理費用等。

    產(chǎn)品收發(fā)差異

    元盛產(chǎn)品大多在運送過程中都需要冷凍，所以在客戶驗收時，貨物重量常常會減少，造成實發(fā)和客戶實收之間的差異。庫存管理時，按照倉庫實發(fā)減少庫存，開具發(fā)票、計算應收帳款按照客戶確認的數(shù)量，其中的差異計入營業(yè)外支出。增加了系統(tǒng)和財務處理上的復雜性。

    多計量單位核算

    產(chǎn)品在采購采用批量采購方式，如鹽等調味料在采購時按照大計量單位集中批量采購，在生產(chǎn)領用時按照小計量單位領用，并將相應的成本分攤計入到相應的產(chǎn)成品中。在銷售時，多種銷售模式和多種客戶類型使計量單位上也形成多種類型。銷售時需要按照客戶指定的計量單位靈活計算需求量以及相應報價和銷售收入。

    產(chǎn)品成本核算

    食品行業(yè)的原材料多種多樣，核算方式也有直接分攤、間接分攤，領用時分攤以及月末根據(jù)材料的期初數(shù)量和期末數(shù)量倒推出本月耗用量，用于計算分攤產(chǎn)成品的成本。

    原材料采購計劃

    根據(jù)每個月各個部門的下達的產(chǎn)品銷售預測，生產(chǎn)部門匯總產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)，并按照產(chǎn)品物料清單展開物料采購計劃，用于支持采購部門在合時的時間以最低的采購成本進行集中采購。

    采購原材料的暫估處理

    在原有處理方式下，原材料采購需要判斷發(fā)票是否到達用于產(chǎn)生不同的記帳憑證，經(jīng)過系統(tǒng)優(yōu)化后，系統(tǒng)在發(fā)票到達和為到達時，采用同一種處理方式和記帳方式，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生暫估憑證和沖減暫估憑證以及入庫憑證，減少了系統(tǒng)操作和人為操作的復雜性，簡化了系統(tǒng)的處理。

    案例評估

    元盛企業(yè)信息一體化解決方案，是非常典型的牛羊肉類深加工行業(yè)類型的企業(yè)信息化管理方案。在博科與元盛的共同努力下，元盛企業(yè)將大部分業(yè)務都已構建到博科MyERP平臺上。同時元盛也希望利用博科MyERP平臺的自主配置特性能夠將企業(yè)所有現(xiàn)金流業(yè)務都包含進來，實現(xiàn)企業(yè)其它現(xiàn)金業(yè)務以及各種費用支出和報銷管理。

    面對MyERP平臺，元盛總經(jīng)理信心十足，有志于將該系統(tǒng)推廣到其它分公司分廠中運行，還打算未來在物流方面與博科進行深入合作。