服務及工作質量的好壞是決定物流行業(yè)企業(yè)能否實現(xiàn)長遠發(fā)展的重要因素，只有良好的服務及規(guī)范化的工作模式才能贏得顧客的長久青睞。但是物流行業(yè)企業(yè)現(xiàn)行的工作模式及工作服務質量存在不少弊病，嚴重阻礙了物流行業(yè)企業(yè)的進一步發(fā)展。那么如何轉變工作模式，如何進行工作規(guī)范化設計，為客戶提供貼心服務，就成為物流行業(yè)企業(yè)管理人員所關心和頭疼的問題。工作模式的轉變，會帶來組織結構的優(yōu)化，有助于企業(yè)運營效率的提高;工作規(guī)范化的設計，固化信息傳遞點，會使得員工有標準可依，更為專業(yè)化，利于組織的規(guī)范化和整體效率的提升，進而提高企業(yè)的服務質量。由此可見，工作模式的轉變和工作規(guī)范化設計是實現(xiàn)物流行業(yè)企業(yè)長足穩(wěn)步發(fā)展的必要前提。本文是人力資源專家——華恒智信為某物流行業(yè)企業(yè)進行工作模式轉變與工作規(guī)范化設計的項目紀實。

　　【客戶行業(yè)】物流行業(yè)

　　【問題類型】工作模式與工作規(guī)范化

　　【客戶背景及現(xiàn)狀問題】

　　山東某物流公司是一家可以承接海運(整箱、拼箱，凍柜)、空運、海空聯(lián)運等業(yè)務的物流公司，尤以海運為主。同時還擁有自己的報關行及倉庫，能為客戶提供全套的進出口報關、商檢、倉儲、拖車、分撥及相關服務，實行一票在手，全程無憂的二十四小時服務。作為一家專門從事貨物運輸代理的國際集團公司，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，現(xiàn)已成為全球擁有近五十家分公司的網(wǎng)絡集團，與世界各大船公司保持著良好的合作關系。

　　鑒于物流公司的特點，是作為船運公司與發(fā)貨企業(yè)的橋梁，承擔著集貨、理貨、庫存、配送等角色。而在物流公司中與船運公司和發(fā)貨企業(yè)聯(lián)系最為密切的部門之一是公司的操作部，在操作部中設有操作員崗位，主要職責是在其他崗位訂好貨物后，轉給操作員，操作員為客戶進行訂單貨物情況的查詢，并不負責排貨工作。

　　作為為發(fā)貨企業(yè)服務的部門，與發(fā)貨主打交道是常有的事，服務的好壞直接影響訂單是否可以獲得或延續(xù)。由于發(fā)貨主都是生意人，對貨物的發(fā)運時間等要求都很高，一旦在貨物發(fā)運過程中出現(xiàn)點偏差，發(fā)貨主就會質問操作部人員，但操作部人員認為自己并不負責排貨，這些問題并不是他可以解決或負責的，這樣，就致使在與客戶溝通過程中會發(fā)生很多的摩擦，進而使得運營效率降低。

　　同時，由于該公司實力較強，客戶對其相對而言是比較認可的，所以一旦與公司合作過，并認為服務質量較好時，就會長期與公司合作。在前期業(yè)務單獲取之后，后續(xù)的工作就由操作員與客戶溝通，在溝通過程中如何通過語言的規(guī)范或者問題解決措施的規(guī)范，為客戶提供貼心服務，是該物流公司管理人員所關心和頭疼的問題。

　　【華恒智信分析解讀及解決方案】

　　從該物流公司操作員崗位的工作內(nèi)容來看，雖然是為客戶提供貨物信息的查詢服務，但是還會牽扯到很多不同性質的“對人”和“對事”的工作，當不同性質的工作混合到一起的時候，對這個崗位人員的能力要求就會相對較高，且一旦處理不好，就會對公司整體工作帶來影響。針對這個問題，華恒智信顧問團隊從組織結構的角度加以分析并提出建議：

　　采取“對人”與“對事”分開的原則進行工作模式的轉變。具體表現(xiàn)為：為該物流公司的操作部設置一個客戶響應中心，主要是依據(jù)操作服務平臺運營規(guī)劃，在操作服務的指導下，負責跟單服務工作，協(xié)助操作完成各環(huán)節(jié)工作;并運用各種通訊工具和網(wǎng)絡技術進行客戶響應與反饋、客戶跟蹤與反饋、客戶信息收集與分析、客戶回訪、客戶滿意度調(diào)查等工作;主要是“對人”的工作;其次，設置操作服務員崗，主要負責為船運公司服務，是“對事”的工作;然后，針對物流公司需要與海關密切合作，再設置一個單證服務員崗，專門負責維護與海關的關系工作。這樣，該物流公司將操作部由原來的單一操作崗轉變?yōu)槿齻�專業(yè)崗位，按照工作性質的不同，各負責一部分，各施其職，由單人負責轉化為專業(yè)化的工作運營小組。通過工作運營小組的通力合作，發(fā)揮出每個崗位的優(yōu)勢，將團隊的作用發(fā)揮出來，從而提高企業(yè)的運營效率。

　　針對客響中心人員在對客戶提供服務的過程中，以及在與操作或單證服務配合的過程中所存在的各種溝通問題，華恒智信顧問團隊從工作規(guī)范化角度加以分析并提出建議：

　　進行固化信息傳遞點的工作規(guī)范設計。由于客響中心人員在與客戶或相關配合崗位溝通過程中，會遇到各種各樣的不同問題，如何在各種信息傳遞過程中實現(xiàn)用語的更為專業(yè)化和職業(yè)化，是體現(xiàn)客響中心人員價值的關鍵所在。華恒智信通過信息傳遞的不同方式(如電話、郵件、短信息平臺等)角度，分別設計了相應的傳遞信息的程序與標準，將信息傳遞過程中的關鍵點加以固化，如：電話傳遞信息的程序與標準中，首先確定分撿信息、傳遞信息、回復時間的確定這幾個程序，進而再確定各個程序中的工作標準。同時，將電話溝通中的用語加以規(guī)范，針對經(jīng)常會遇到的各種問題，提出規(guī)范的回答。如：遇到客戶詢問“什么時候可以背箱，在網(wǎng)上看不到信息?”的問題時，其規(guī)范的回答就是：“請問提單號是?稍等(客響聯(lián)系操作)，您好，操作已經(jīng)與碼頭聯(lián)系好了，隨時可以背箱，網(wǎng)絡系統(tǒng)有問題所以沒顯示”。

　　通過信息傳遞過程中的程序與標準的固化，以及回復用語的規(guī)范化，使得員工不再是遇到問題就依賴領導解決，而是通過很多優(yōu)秀的職業(yè)化的專業(yè)人員將工作中所遇到的問題都可以加以解決，最終實現(xiàn)組織的規(guī)范化。