企業(yè)管理的采購問題
2006-10-8 14:31:00 來源：物流天下 編輯：56885 關注度：摘要：... ...
現(xiàn)代企業(yè)面臨著需求多樣化和個性化的雙重挑戰(zhàn)，需要物料的采購和供應環(huán)節(jié)能夠滿足生產(chǎn)過程對物料柔性（多樣化）和剛性（質量）的需求。對于制造企業(yè)而言，為銷售而生產(chǎn)、為生產(chǎn)而采購是一個環(huán)環(huán)相扣的物料輸入輸出動態(tài)過程，依次構成了采購流程、生產(chǎn)流程和銷售流程。從物流角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售的最終產(chǎn)品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。企業(yè)的采購流程的“龍頭”作用不容忽視。
然而，當今不少企業(yè)采購流程卻不盡科學、采購機制不盡合理，不利于生產(chǎn)和銷售，必須用IT技術加以解決。
信息不暢和采購模式落后是企業(yè)采購存在的根本問題
由于體制、機制等方面的原因，傳統(tǒng)采購存在著許多與現(xiàn)代采購要求不相容的地方，影響了采購的效率和有效性，主要包括：
信息不能共享。由于組織之間信息私有化、未經(jīng)集成，采購信息沒有實現(xiàn)有效共享，包括采購方與供應方之間、企業(yè)采購部門與相關部門之間以及管理者與實施者之間。
采供雙方未建立穩(wěn)定的協(xié)作關系。這是舊的采購模式造成的，它們以臨時的或短期的合作機制為主，造成了競爭多于合作，進而導致了采購過程的不確定性。
與預測和物料需求計劃結合不緊，即不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購，實現(xiàn)物料的供應計劃與當前需求的平衡，并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。
無法跟蹤采購情況，包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理；運輸處理、收貨處理、質量控制等。
缺乏制約（采購事務的授權、簽發(fā)、批準、執(zhí)行和紀錄沒有進行職務分類），容易導致暗箱操作。
缺乏對供應商的評價和管理。
總之，由于不通暢的信息以及落后的采購模式，在市場需求發(fā)生變化時，采購方不能改變已經(jīng)提供給供應方的采購合同，企業(yè)響應用戶需求的能力遲鈍。
協(xié)同采購——解決采購問題的有效模式
傳統(tǒng)的采購模式不能適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，必須用新的采購模式――
協(xié)同采購取而代之。這種新型采購模式采取供應鏈管理策略，改進了與供應商之間的關系，強調協(xié)同的理念，而且，隨著采購的品種、數(shù)量和頻率的增加，協(xié)同的作用將越發(fā)明顯，包括：
企業(yè)內部協(xié)同
企業(yè)要實施高效的采購行為，需要企業(yè)內部各業(yè)務部門的協(xié)同配合，包括設計開發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、財務部門等，并適時進行相關數(shù)據(jù)的維護，如物料、供應商、采購價格等，只有這樣才能以合理的價格采購到所需的物料、合適的數(shù)量并實施正確的交付。
企業(yè)與外部的協(xié)同
采購不僅需要企業(yè)內部的協(xié)同，更需要與外部的協(xié)同，即與供應商在庫存、需求等方面信息的共享。企業(yè)可以根據(jù)供應鏈的供應情況調整計劃及執(zhí)行的過程。同時，供應商可以根據(jù)企業(yè)的庫存、計劃等信息調整供應計劃。
實現(xiàn)從“為庫存采購”到“為訂單采購”的轉化
在供應鏈管理條件下，采購活動以訂單驅動方式進行，這種方式可以準時響應客戶的需求，降低庫存成本，進而改變了傳統(tǒng)的以庫存補充為目的的采購模式。
加強對外部資源的管理
有效的外部資源管理可以建立一種新的不同層次的供應網(wǎng)絡，減少供應商數(shù)量，與供應商建立一種長期的、互惠的合作關系，進而摒棄傳統(tǒng)采購管理的不足：缺乏合作、缺乏柔性和對需求的快速響應能力。
IT技術為采購問題的解決提供了強有力工具
有效利用協(xié)同采購模式解決企業(yè)管理中的采購問題，必須依賴于強有力的技術手段。IT技術與先進管理模式（特別是ERP）的結合有效解決了采購問題。據(jù)統(tǒng)計，IT技術的應用通常能夠獲得5％～40％的總節(jié)約，而典型的成本下降范圍是15%～20％。
設置流暢的采購流程
采購流程包含了為生產(chǎn)需要而選擇供應商并購買物料所涉及活動的業(yè)務過程。通暢的業(yè)務流程是保障高效采購的基礎，它應具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。
搭建合理的組織結構
優(yōu)秀的采購流程需要有相應的組織結構來支撐，這種組織結構應是扁平化的，并支持先進的采購模式，如集中采購、分布式采購等。
對采購數(shù)據(jù)實施管理是信息快速傳遞、共享的基礎。采購數(shù)據(jù)主要包括物料數(shù)據(jù)、供應商數(shù)據(jù)和采購價格數(shù)據(jù)。應該建立對采購數(shù)據(jù)的唯一性錄入、動態(tài)更新和維護的機制。健全的采購數(shù)據(jù)可以快速地尋找并評價供應商、詢購、形成采購訂單、審批、跟蹤采購情況。圖3是利用采購數(shù)據(jù)快速形成采購訂單的過程。
與相關業(yè)務功能集成
物料采購與銷售、生產(chǎn)、庫存、財務、質檢、供應等多個業(yè)務環(huán)節(jié)緊密相關，需要得到相關部門的配合。因此，數(shù)據(jù)的共享和業(yè)務的集成對于實施協(xié)同采購模式是必須的和基本的。如圖4可以看出采購與銷售、物料管理、財務的集成機制。
基于IT應用的幾種優(yōu)秀采購方式
IT技術在企業(yè)采購的廣泛應用，為開發(fā)新型、高效的采購方式提供了可能，這些采購方式的應用對提高采購效率效果將發(fā)揮重要而深遠的作用。
集中采購
集中采購是相對分散采購而言的，即采購組織為多個企業(yè)實施采購，這種形式適用于集團企業(yè)。如惠普公司運用信息技術重建采購流程，總公司與各制造企業(yè)使用一個共同的采購軟件系統(tǒng)，雖然各部門仍然像過去那樣自己訂貨，但因為使用了統(tǒng)一的標準的采購系統(tǒng)，總部可以全面掌握需求情況，并派采購部與供應商談判，簽訂總合同，大大降低了采購成本。
全球采購
全球采購在地理上更加拓展了集中采購的范疇，它打破和淡化了時間、空間的限制，實現(xiàn)了跨國間的詢價、報價、樣品傳遞、訂單下達、關稅上報等操作，企業(yè)可以在全世界范圍內尋找原材料和零部件來源。這種采購形式是企業(yè)間相互依賴、相互作用和相互制約特征日漸明顯的產(chǎn)物，滿足了大型企業(yè)全球化戰(zhàn)略的要求。
在線采購
作為全球采購的具體形式，在線采購為采購人員提供了一個快速降低采購成本的系統(tǒng)工具，即通過Internet可以在全球范圍內即時地同供應商進行通信和交易。在線采購將作為采購商和供應商“雙贏”的新型采購形式，主要有賣方系統(tǒng)、買方系統(tǒng)和第三方系統(tǒng)3種形式。
準時采購
準時采購是為適應準時生產(chǎn)系統(tǒng)（JIT）的需要而形成的，即供應商有能力“在需要的時候，向需要的地點，以可靠的質量，向生產(chǎn)企業(yè)提供需要的物料”。
信息來源：賽迪評測
作者：賽迪評測信息化方案評估中心 葉宜強
