本案例是一個低成本、簡單實用、專業(yè)的貨代管理系統(tǒng)案例。
    一、背景介紹
    中鐵國際貨運代理有限責(zé)任公司（China International Freight Agency Co. Ltd. 下稱中鐵貨代CRIFA）是鐵道部中鐵集裝箱運輸中心下屬的、經(jīng)外經(jīng)貿(mào)部批準、在國家工商行政管理局注冊的國際貨運代理企業(yè)。公司于1996年成立，目前已有17家分公司，2個合資公司，2個辦事處，經(jīng)營代理網(wǎng)絡(luò)遍及全國主要城市及北美地區(qū)，業(yè)務(wù)涉及海鐵聯(lián)運，大陸橋運輸、過軌運輸及物流服務(wù)等，與多家船公司和貨代公司建立了良好的合作關(guān)系。
    隨著中鐵貨代業(yè)務(wù)量的增大，以前基于手工作業(yè)的弊端表現(xiàn)得越來越明顯。特別是到了2001年，情形更加明顯，首先是箱號的查詢與核對，箱量的統(tǒng)計與報告，應(yīng)收應(yīng)付帳款的對帳變得非常繁瑣，有的甚至變得不能為之。另外，每個人掌握的是自己負責(zé)的那一塊業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)信息不能共享，領(lǐng)導(dǎo)為了獲得匯總報表，不得不一遍又一遍地手工計算。還有，這些業(yè)務(wù)信息掌握在每個業(yè)務(wù)員手中，一旦該業(yè)務(wù)員出差或休假就會造成工作的停頓，還帶來了潛在的風(fēng)險。因此，此種局面不但造成了日常工作的重復(fù)勞動及效率低下，更重要的是已經(jīng)限制了公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，因此，建立一套中鐵貨代業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)迫在眉睫。
    二、需求分析
    中鐵貨代的主要業(yè)務(wù)有：
    1、過境運輸,包括過境中國至俄羅斯，過境中國至中亞，過境中國至蒙古，過境中國至朝鮮，過境中國至越南等；
    2 、過軌（香港）運輸；
    3 、國際鐵路聯(lián)運，中國到俄羅斯、中亞，朝鮮的貨物聯(lián)運；
    4 、進出口運輸，海鐵聯(lián)運業(yè)務(wù)；
    5、國內(nèi)國際物流服務(wù)。
    三、解決方案與實施
    中鐵通過調(diào)研得知，目前市場上沒有現(xiàn)成的貨代軟件可供使用，因此決定委托東方網(wǎng)景信息科技公司為中鐵開發(fā)一套業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。
    東方網(wǎng)景有一套現(xiàn)成的PowerInfo信息系統(tǒng)，能夠比較好地實現(xiàn)企業(yè)協(xié)同、信息共享，它是完全基于BS的程序架構(gòu)，能夠方便地擴展到分公司使用。但其缺點是沒有現(xiàn)成的業(yè)務(wù)流程。經(jīng)過研究，決定在Powerinfo的基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)，滿足中鐵公司的所有需求。
    （一）系統(tǒng)方案
    1、系統(tǒng)采用BS的程序架構(gòu)，即既要滿足何時何地都能辦理業(yè)務(wù)的需要，能夠極方便地進行擴展，又能最大限度地減少各個工作站包括各分公司及辦事處的維護費用。
    2、實現(xiàn)信息共享、知識管理、商務(wù)智能的需要。
    3、實現(xiàn)如下主要功能：（1）國聯(lián)部業(yè)務(wù)操作，（2）物流部業(yè)務(wù)操作，（3）海運部業(yè)務(wù)操作，（4）箱管部業(yè)務(wù)操作，（5）財務(wù)的處理，（6）查詢統(tǒng)計報表.
    4、按照業(yè)務(wù)流程不同的部門、不同的員工授予不同的權(quán)限，實現(xiàn)對不同的業(yè)務(wù)信息進行瀏覽、修改和審批。
    5、電子商務(wù)平臺。公司可通過此平臺向客戶提供互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)。
    6、實現(xiàn)貨代業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈上的協(xié)同。
    由于軟件系統(tǒng)完全采用BS結(jié)構(gòu)，大大降低了軟件公司的開發(fā)成本，大部分的工作都可以遠程維護和修改。
    （圖）
    （二）實施步驟
    為了系統(tǒng)的順利實施，公司成立了由綜合技術(shù)發(fā)展部經(jīng)理牽頭、各部門經(jīng)理參加的項目小組，公司領(lǐng)導(dǎo)親自抓落實。并且制定了系統(tǒng)分三步走的戰(zhàn)略：
    第一步：先開通郵件功能、BBS功能、公司文件管理、員工管理、客戶管理等簡單功能；
    第二步：業(yè)務(wù)操作模塊試運行。
    第三步：系統(tǒng)正式上線試運行。
    2002年5月份，系統(tǒng)上線試運行。
    （三）系統(tǒng)運行取得的效果
    該系統(tǒng)基本實現(xiàn)了如下目標：
    1、減少重復(fù)勞動，提高工作效率；
    2、規(guī)范公司業(yè)務(wù)操作流程；
    3、信息共享，知識管理；
    4、增強企業(yè)協(xié)同，增大公司核心競爭力；
    5、服務(wù)客戶，贏得客戶。
    通過運行該系統(tǒng)，公司2002年業(yè)績?nèi)〉昧梭@人的發(fā)展，完成箱量34000TEU,運輸收入超億元，分別比上年增長262%和172%。
   
    專家點評
    本系統(tǒng)是一個集中式的信息處理模型系統(tǒng)，業(yè)務(wù)上可支持中鐵國際貨代公司的國際、國內(nèi)貨代業(yè)務(wù)，國際國內(nèi)鐵路、海鐵聯(lián)運業(yè)務(wù)。管理上可支持員工業(yè)績考核、內(nèi)部信息互通，外部客戶管理等，其特點是：
    1.基礎(chǔ)好。本系統(tǒng)是在原有系統(tǒng)PowerInfo信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上針對貨代業(yè)務(wù)開發(fā)集成的，原有系統(tǒng)的網(wǎng)站、員工管理、客戶管理和郵件功能都有成熟的應(yīng)用基礎(chǔ)，增強了企業(yè)內(nèi)部的管理和溝通，有力地支持了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運行。
    2.信息共享程度高。由于各業(yè)務(wù)合作伙伴和公司各業(yè)務(wù)部門在同一個系統(tǒng)中錄入、處理業(yè)務(wù)信息，大量的原始和加工過的信息積淀于數(shù)據(jù)庫中，從而解決了信息孤島和信息使用混亂的問題。增加了企業(yè)內(nèi)部以及企業(yè)與企業(yè)間的協(xié)同性。
    3.合適的信息交流窗口。本系統(tǒng)的電子商務(wù)平臺既可以收集內(nèi)部員工的業(yè)務(wù)信息，還可以供客戶查詢貨物跟蹤信息及與客戶進行信息交流，提高了信息服務(wù)的及時性和質(zhì)量，實現(xiàn)貨代業(yè)務(wù)供應(yīng)鏈上的協(xié)同。
    4.系統(tǒng)采用BS的程序架構(gòu)，即既要滿足何時何地都能辦理業(yè)務(wù)的需要，能夠極方便地進行擴展，又能最大限度地減少各個工作站包括各分公司及辦事處的維護費用。
    5.按照業(yè)務(wù)流程不同的部門、不同的員工授予不同的權(quán)限，實現(xiàn)對不同的業(yè)務(wù)信息進行瀏覽、修改和審批。