作者：楊選鋒
   
    北京城建戎泉工貿有限責任公司在1997年成立之初，就充分認識到信息化建設給企業帶來的優勢，及時制定了信息化建設五年發展戰略，無論從人力、物力、財力，都給予了充分保證，使企業在五年發展戰略的第三個年頭就已嘗到了信息化建設帶來的甜頭，使企業在管理、效益、文化各個方面都取得了可喜的進步。隨著公司信息化程度的不斷提高，作為公司信息主管，針對企業信息化工作的開拓和實施，筆者有了新的認識和體會，與大家一起探討。
   
    公司開辦了信息觀念轉變培訓班
   
    企業信息化，就是要利用先進的技術和手段，把信息變成知識，將知識變成決策，把決策變成利潤，從而幫助企業快速反映市場，抓住機遇，提高經濟效益。因此，將信息作為企業經營發展的重要資源，實施企業全面現代化管理，就成為信息化建設的重要內容。
    戎泉公司是按照現代企業制度組建的國有大型商貿企業，公司剛開始成立時，員工在觀念、管理方法上都帶有明顯的傳統意識，大多數人認為計算機只有打字、財務記賬等用途，認為所謂的信息化建設只是將傳統手寫變為機印，使管理顯得稍微正規而已。而有的員工則認為計算機是萬能設備，什么事情都可以解決。這些陳舊的觀念給當時剛剛起步的信息化建設帶來很大阻礙。戎泉建材超市是公司經營的一個重要市場，也是北京市當時第一家建材超級市場，公司投入了大量資金，建成了超市E-RIS商業管理系統。整個系統是在全面調研了超市實際狀況和市場情況以后詳細設計開發的，有較為合適的運作環境。但是運行以后，發現員工仍然實行手、機并行的方法，所有的憑證都要手工制作一份，月末對賬相信手工賬單，不相信計算機；有的員工由于認為電腦什么都可以干，不考慮實際情況，不按流程執行，這些都給系統管理增加了很大難度。
    針對這種情況，公司及時開辦了信息觀念轉變培訓班，聘請大學教授、有關超市專家、信息專家，從高層領導到一般管理人員進行了分批分次培訓；同時，還結合其他企業實例，講解了信息系統的作用、功能和內涵，使員工具有了信息意識、信息觀念，并且將此帶到實際工作中去，逐步讓超市系統深入到實際管理中，解決了兩層皮、重復工作等現象，為公司今后的信息化推進打下了良好的基礎。
   
    建立強有力的信息化組織，進行統一管理
   
    信息化是個新名詞，是一個龐大而復雜的工作，信息工作無時不有，無處不在，如果沒有統一的組織機構，將會沒有頭緒，無從抓起。戎泉公司結合本單位實際情況，首先成立公司信息管理部，下設信息收集處理和計算機技術開發兩個小組，并在每一個分公司、市場、部門配備了兼職信息員，規定了各類信息的提供格式和收集時間，形成縱向垂直信息反饋、橫向統一信息管理，使對內對外的各種信息能夠及時收集上來，進行統一處理，并在第一時間通過不同途徑反饋給各個分公司和市場。為了使這種機構更加有效，公司還和各個分公司、市場簽訂了信息上報責任狀，要求每月上報規定數量的信息，并作為年終考核依據。這種統一的組織管理使企業信息工作從開始被動到后來主動，在很大程度上促進了信息的處理和推廣，并被充分加以利用。
   
    重視新技術的應用和開發
   
    信息作為企業的一種特殊資源，必須強調時效性、重要性和精煉性。面對企業每天所產生的各種信息資源和外界信息處理手段的快速發展，企業必須重視新技術的應用和學習開發，提高信息處理速度和兼容程度，與外界達成充分交流。
    戎泉公司自1997年以來始終沒有停止對新技術的開發和應用。開始時，公司的商業管理信息系統采用的是簡單的PC服務器，以DOS為主的操作系統。隨著各種應用軟件的不斷發展，DOS操作系統在接口上已經不能適應與其他系統的集成和共享。針對這種情況，公司及時投資購進了IBM AS/400小型機一臺，以DB2為數據庫，采用NT網絡操作系統，WIN98工作站系統，徹底將戎泉超市的商業管理系統更版為新型的、功能更為強大的E-RIS商業管理系統。同時，為加強系統集成，又采用Internet技術在1998年建成了公司內部辦公網絡系統，實現了內部WEB流覽，內部電子郵件功能，給公司與外部Internet進行交流提供了平臺。建成第一年，采用最新技術與國內外客戶交易帶來的成交量已經達到50多萬元。
    但是，在采用新技術的同時，企業應注意避免受IT廠商的誘導和個別媒體的熏染，而被技術的發展牽著鼻子走,引起企業對技術的消化不良。企業不能不結合實際,一味追新，也不能只注重靜態數據建設，而忽視了動態事物處理。戎泉公司每次進行技術改進時，都特別注意與企業現狀的結合，充分調研市場狀況，避免了硬件投資大而回報小的局面。
   
    注重各系統集成實現全局化
   
    在現代市場經濟條件下，企業的發展往往趨于多元化、綜合化，以求立于不敗之地，因此，注重各個行業方面的信息系統集成，便顯得尤為重要。
    戎泉公司是一個多元化的公司，不僅從事建材銷售，而且從事糧油、石材市場的物業管理，還進行建筑裝飾設計、施工。對信息工作來講，這就形成了一個復雜的環境，為了使公司總部能夠全面集中掌握各個方面的信息狀況，公司信息部采取了分步、分段的方法，以重點行業為主，先主后次，逐步建設各個方面的信息系統，并且預留接口和關聯功能，一步步集成。現在公司已經從1997年初的一個超級市場管理系統發展成為辦公、財務、物業管理、超市管理充分集成的一個綜合信息系統，使總部領導可以隨時查看各個方面的收入、成本及市場狀況，極大地提高了效率。內部辦公網和最近完成的合同管理系統，更是跨平臺建設，與其他系統數據共享，提高了信息利用率。
   
    企業文化建設不容忽視
   
    企業文化是企業的靈魂，沒有豐富多彩的企業文化，企業就會失去活力和朝氣。隨著現代市場經濟的發展，企業辦公地點分散化，企業經營連鎖化，已經成為趨勢。在這種情況下，傳統的企業文化建設就很難實現，必須借助先進的計算機技術，將其納入到企業信息化建設中去，實行團隊管理，經營觀念管理，將企業文化信息化、電子化，提高企業文化的深度和傳播面，增強企業的活力。
    戎泉公司在1998年開始認識到這一點，也可以說1998年是公司信息工作與企業文化高質量建設飛躍的一年。企業CIS形象、企業人才儲備登記、企業內部報刊、企業員工交流等全部融入了信息化建設。最突出的就是公司內部辦公網，該網采用最先進的WEB技術，通過瀏覽器發布各類企業新聞信息，通過內部電子郵件進行交流。網上還開設了公司文件法規搜索引擎、公司報表查詢，并設立了人才管理專欄，進行網上自薦，使人才信息自動儲備。同時，內部電子報紙可以每天發布公司各個方面的新聞信息。最有成效的是內部社區的建立，給員工提供了互相交流的BBS平臺，社區分企業管理、企業前景、企業制度、暢所欲言、網上學校等多種話題，供員工進行相互討論和交流，極大地提高了員工熟悉度和企業凝聚力。形式多樣的企業文化信息推動了公司信息化建設，并且愈加規范，愈加有效。
   
    加強信息人才的培養和鍛煉
    能適應和掌握新科技手段的中層干部作為實施企業信息化的基礎和突破口，通過培訓考核、效績掛鉤等方法進行信息素質提高。特別值得一提的是公司規定，凡是中層領導向經理匯報工作必須通過內部電子郵件發送，必須定期到內部BBS上搜索員工信息，并針對有關問題給予回答。這樣一來，提高了員工上網的積極性和信息技能素質，也培養了信息人才。現在，內部辦公網的員工交流區已經成為公司的虛擬人才教室，這給今后走向無紙化辦公打下了良好的基礎。
   
    全面信息化必須先搞好Intranet建設
   
    隨著Internet的發展普及和政府提出“企業上網”工程，各種企業都在考慮如何觸網建站。但在幾年的信息化建設中，戎泉公司一直認為，企業要進行全面信息化建設必須首先搞好Intranet建設，只有內部信息建設達到一定程度，搜集、處理、存儲和反饋系統都很成熟，并且完全集成于Intranet平臺，才可以快速反應外部信息，與外界有效交流，信息化全面建設方可水到渠成。
    戎泉公司1997年10月已有了自己的Internet網站，主要用于公司對外發布新聞信息，宣傳經營理念，進行商品報價等，但沒有馬上開展更進一步的電子商務，而是和大的網絡公司合作進行概念推廣。公司真正的力量放在了內部物流、信息流建設及內部WEB技術與應用的結合方面，也就是Intranet的集成和綜合方面。再過一兩年，內外部都成熟后，才可實施全面的電子商務。這樣，不會使企業出現外強內虛局面，更可增強企業信譽 。實踐也證明，Intranet的建設為企業上網的外部發展提供了良好的接口和基礎。
    在戎泉公司近幾年的信息化工作及發展戰略的逐步實施中，工作面廣，環境復雜，也存在著許多不利因素和弊病，走過不少彎路，離全面實現信息自動化、電子化，實現無紙化辦公的目標還有一段距離。目前的系統將隨著企業的不斷發展和對信息工作的不斷完善而逐步得到改善。
    將近幾年的信息工作總結起來，歸納有如下體會：
    ○企業信息化不是錦上添花，而是雪中送炭，應該把現有的管理業務都放到網絡上，充分利用網絡的交互性、時效性、界面友好性實現業務流程管理的重組和網絡化。
    ○實施企業信息化，重要的不是在技術，而在于技術應用和信息應用，應該把追求信息價值、信息成果轉化為生產力，作為首要考慮因素。
    ○實現信息化建設，應該以需求為向導，源于企業，服務于企業。
    總之，企業信息化建設不僅是技術變革，更是管理創新，思維創新，企業管理者必須追上Internet步伐，從基礎做起，不斷創新，不斷學習。這樣才能在競爭激烈的市場上求得生存空間，保持一定的競爭力。