作者：邱源昶
    電子商務(wù)并不只是網(wǎng)上銷售，它還包括把公司的整個業(yè)務(wù)流程用電子的手段、信息技術(shù)的手段加以整合和改進(jìn)。也就是說，利用公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)把企業(yè)的生產(chǎn)、采購、物流管理、產(chǎn)品開發(fā)、市場營銷等環(huán)節(jié)加以整合后，再與供應(yīng)商聯(lián)系，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)與客戶的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，這樣才算是一個完善的電子商務(wù)過程。我們上�？傻谋憷�有限公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)是以單品為運(yùn)作基礎(chǔ)的，即把可的公司3000多個品種以單品的進(jìn)、銷、調(diào)、存和每月結(jié)帳以及市場表現(xiàn)作為運(yùn)作基礎(chǔ)，并在此之上運(yùn)行“四個自動”，即自動進(jìn)貨、自動配貨、自動核算和自動結(jié)款。自動進(jìn)貨就是，我們公司與供應(yīng)商的聯(lián)系，是按照我們對市場的理解和了解，定出每一個階段、時段商品的基本庫存，并加以歸納和標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)商品銷售到一定的時段，自然出現(xiàn)了商品要貨計(jì)劃，再經(jīng)人工審核后，就向供應(yīng)商發(fā)出要貨信息。
    第二是自動配貨，這是從門店需求的角度來講的。凡是經(jīng)過可的公司配送中心為門店配送的商品，都是按照我們根據(jù)市場需求設(shè)定的每個門店的基本庫存量要求來配送的�？傻墓�司目前采取的是確定商品上下限的辦法，這樣，總部可以有效地控制每個門店的基本庫存，也可以把人腦容易遺忘的數(shù)據(jù)存放在電腦里面，還可以大大地減少店長要貨的操作時間。我們未執(zhí)行自動配貨的時候，店長要用3個小時分析、檢查該進(jìn)什么貨物，這不僅容易遺忘，而且個人的判斷力也是有限的，同時總部處理信息的難度也很高。現(xiàn)在執(zhí)行了自動配貨以后，總部在信息網(wǎng)絡(luò)中點(diǎn)擊"收集門店信息"以后，就能及時地出現(xiàn)該店的配貨單。
    第三是自動核算，即各門店每天的銷售額通過信息采集匯總以后，進(jìn)入自動核算。某門店一共賣了多少商品，這些商品的單價和成本是多少，庫存多少，是通過我們的電腦信息系統(tǒng)來處理的。這個自動核算包括以下幾個方面：銷售量、成本、毛利率和盤點(diǎn)的控制。比如，可的公司每個月的結(jié)算日是20日，也就是說，整個公司在20日晚上都要盤點(diǎn)，所有的盤點(diǎn)信息都要集合在POS機(jī)里面。21日上午，公司的信息中心就會把所有的信息收上來，這樣就會避免盤點(diǎn)與核算不同步。假設(shè)有些傳統(tǒng)企業(yè)的結(jié)算日也是每月的20日，他們通常會這樣做：各門店20日盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)不上報(bào)，或者說總部沒有進(jìn)行控制，過一周以后，門店把對商品進(jìn)行傾銷后的全部數(shù)據(jù)上報(bào)總部，總部才對其進(jìn)行調(diào)整控制�？梢哉f，這種控制是滯后的、不準(zhǔn)的。而可的公司是在20日晚上進(jìn)行盤點(diǎn)，21日上午收集信息，21日下午再專門組織3個盤點(diǎn)復(fù)核小組對20個門店進(jìn)行抽查，檢查其當(dāng)天的盤點(diǎn)質(zhì)量和當(dāng)天的商品價格。這樣就能保證該門店20日夜間盤點(diǎn)的正確度，同時也建立了自動核算的基礎(chǔ)。
    我個人的體會是，工業(yè)領(lǐng)域最怕出現(xiàn)應(yīng)收款的壞賬，而商業(yè)領(lǐng)域最怕人工核算的毛利率的準(zhǔn)確度失真。在傳統(tǒng)的人工核算的基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)核算報(bào)表很容易出現(xiàn)假賬，準(zhǔn)確率相當(dāng)?shù)�。傳統(tǒng)的人工核算不可能把每個單品的表現(xiàn)完全記錄在案，而采用電子商務(wù)等新興技術(shù)就基本上不會出現(xiàn)這樣的紕漏。
    第四個是自動結(jié)款，是指對供應(yīng)商的付款也通過電腦信息的記錄。有些人會問，你用什么確定應(yīng)該什么時候給供應(yīng)商付貨款？以前，我們設(shè)定了一個“風(fēng)險度數(shù)值”的方案，后來發(fā)現(xiàn)此方案在中國超市的運(yùn)用還有一定難度。目前，我們正實(shí)施一個期限的標(biāo)準(zhǔn)，但限期會有所變動。這樣的話， 整個公司的資金安排就會非常有序。我們可以隨時隨地從電腦信息中得知， 什么日期該付多少錢。電腦打不出付款單就不能付款的規(guī)律，避免了人為造成的人情賬和關(guān)系賬。
    這四個"自動"運(yùn)行以后，可的公司借助信息技術(shù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作，可以把公司整個組織系統(tǒng)的分工進(jìn)行一個清晰地概括：商品部主要控制自動配貨和自動進(jìn)貨。由于公司的倉儲內(nèi)部信息向供應(yīng)商開放以后，庫存量可由供應(yīng)商直接控制，這也就意味著人工操作的業(yè)務(wù)可以進(jìn)一步自動化。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)自動結(jié)款和自動核算，這些數(shù)據(jù)是由公司的信息中心提供的。以門店為例，其自動配貨以后，通過銷售形成自動核算，資金回籠后再給財(cái)務(wù)部，再進(jìn)入自動進(jìn)貨。
    可的公司的這種業(yè)務(wù)流程從1999年6月開始運(yùn)行，目前已經(jīng)達(dá)到程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，工作效率和準(zhǔn)確度都比以前大大提高了。可的公司原來有50家門店，財(cái)務(wù)部的工作人員是14人；現(xiàn)在有門店200家，財(cái)務(wù)部只有8個人就夠了。這是因?yàn)樵瓉淼陌割^工作被信息中心提供的信息數(shù)據(jù)所代替了，電腦可以馬上進(jìn)行自動核算。在沒有實(shí)行自動進(jìn)貨以前，可的公司的門店店長每天要花3個小時考慮需進(jìn)什么貨，門店的商品到位率是85%。自動進(jìn)貨以后，商品到位率達(dá)到95%。
    由于業(yè)務(wù)流程的改變，人工勞動大大節(jié)省，工作效率、質(zhì)量也都大幅度提高。比如，門店店長目前重點(diǎn)管理門店的規(guī)范經(jīng)營和商品的調(diào)換，以及熱點(diǎn)商品的部分配送工作；商品部經(jīng)理不用每天跑很多地方，靠人工了解信息，而是通過信息中心的信息支持來進(jìn)行配貨。這時，他可以進(jìn)一步研究如何搞好市場營銷的工作。
    最近，可的公司正在研究總部和門店的信息采用網(wǎng)絡(luò)溝通問題。對于一般傳統(tǒng)公司來說，總部的信息是通過紙張文件的形式書面下達(dá)�，F(xiàn)在我們給每個門店設(shè)了一個網(wǎng)頁，公司總部的信息可以從這里看到。同時，門店的要貨要求也可以從網(wǎng)絡(luò)上傳到總部。