2002年5月到7月，西安車輛廠在全廠范圍內(nèi)成功實施了用友ERP-U8，業(yè)務(wù)涵蓋采購、庫存、銷售、財務(wù)等。經(jīng)過半年多的應(yīng)用實踐，隨著認(rèn)識的深化，2003年初，西安車輛廠領(lǐng)導(dǎo)對ERP系統(tǒng)提出了更高更深入的要求，領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)過慎重考慮，并通過向用友的顧問咨詢，決定將全廠的料品價格政策由過去的計劃價核算改為實際價核算，以實現(xiàn)成本的及時控制，
    進(jìn)一步提高對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用水平，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理中的作用。
    企業(yè)基本情況
    西安車輛廠的主要經(jīng)營范圍是制造鐵路罐車、進(jìn)行客車和貨車的修理，這兩種業(yè)務(wù)的成本構(gòu)成主要是原材料耗用，因此對材料成本的控制是西安車輛廠成本管理的關(guān)鍵。在材料中，鋼材的比重占到60%左右，近年來，鋼材的價格變動頻繁，且變動幅度也比較大，很難確定出較為合理的計劃價。在計劃價和實際價間的差異總是存在并且數(shù)額巨大時，采用計劃價進(jìn)行材料的發(fā)出和結(jié)存的核算對于管理已經(jīng)很不合適。西安車輛廠每年的采購資金有5個億以上，其中鋼材類的采購資金占有3個億左右，差異占到采購資金總數(shù)的20%，也就是有一個億左右的差異要采用綜合差異率進(jìn)行分?jǐn)�，其成本的�?zhǔn)確性和對管理的意義可想而知。西安車輛廠的領(lǐng)導(dǎo)早就意識到這個問題，但在手工核算方式下，對上千種材料都采用實際價法核算很不現(xiàn)實，因此，遲遲未對存貨的價格核算政策做調(diào)整。
    計劃經(jīng)濟(jì)的計劃價法
    目前，在我國大型國有企業(yè)，存貨的計價方式大多數(shù)都采用計劃價法。采用計劃價法進(jìn)行存貨成本計量，在計劃經(jīng)濟(jì)時代有利于企業(yè)對物的管理，簡化會計工作，平時只需記錄存貨的收、發(fā)、存數(shù)量，要了解存貨收發(fā)存的價值，只需用數(shù)量乘以計劃價即可。所以，在我國的大多數(shù)企業(yè)里，都有完整的計劃價格體系，定額指標(biāo)，這套體系的基礎(chǔ)就是計劃價法核算，比如材料費消耗指標(biāo)的價格就是該種材料的計劃價，機(jī)物料消耗指標(biāo)的價格是機(jī)物料的計劃價，半成品消耗是按半成品的計劃價計算的等等。由此，我們可以這樣認(rèn)為，計劃價法核算不僅僅是一種存貨發(fā)出時成本確認(rèn)方法，在我國的企業(yè)實踐中，同時也把它作為一種成本控制方法在應(yīng)用。
    改革開放以來，市場在企業(yè)的經(jīng)營過程中越來越發(fā)揮著重要作用，沒有一個企業(yè)可以忽視市場的變化。市場經(jīng)濟(jì)條件下，價格是受市場調(diào)節(jié)的，價格波動頻繁，有些商品的價格波動幅度還會非常大。市場需求是多樣的，再也不會有一種產(chǎn)品可以30年不變的生產(chǎn)，企業(yè)要時常根據(jù)市場的需要調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。多變的市場，多變的經(jīng)營方式，不變的計劃價格體系是越來越難以適應(yīng)了。
    計劃價調(diào)整難以補(bǔ)救
    采用計劃價核算時，雖然可以進(jìn)行計劃價調(diào)整來適應(yīng)市場價格的變動，但是在實踐中存在以下幾種情況使得調(diào)整的可行性不高：
    一是企業(yè)在采用計劃價進(jìn)行會計處理時，大多數(shù)對差異的分?jǐn)偸峭ㄟ^計算分類綜合差異率在存貨發(fā)出與存貨結(jié)存間分配，這樣會抹殺每種存貨的真實差異。按照綜合差異率調(diào)整后的存貨成本，已經(jīng)掩蓋了存貨的真實成本，長期這樣積累下去，進(jìn)行計劃價的調(diào)整就沒有準(zhǔn)確的依據(jù)。或是采用最近一次采購價(實際生產(chǎn)成本)進(jìn)行調(diào)整，或是采用最近一段時間的平均采購單價(實際生產(chǎn)成本)進(jìn)行調(diào)整，但在價格波動頻繁的市場環(huán)境下，該調(diào)整并不能被證明是最合理的價格。
    二是頻繁調(diào)整計劃價，采用計劃價法進(jìn)行核算也就失去了它本身的意義。計劃價調(diào)整需要調(diào)整存貨發(fā)出成本、存貨結(jié)存總金額，是采用追溯調(diào)整還是未來適用？不同的處理勢必帶來不同的結(jié)果。當(dāng)調(diào)整面比較大時，統(tǒng)計調(diào)整影響額工作量也相當(dāng)大。
    三是從歷史可比性來講，調(diào)整計劃價會使得成本、存貨方面的數(shù)據(jù)比較尤其是歷史同期的比較都不存在可比性。
    西安車輛廠是一個傳統(tǒng)的國有大型工業(yè)制造企業(yè)，計劃價在管理中起著重要的作用，它是材料發(fā)出成本確認(rèn)的依據(jù)，是車間成本考核的計算基礎(chǔ)。車輛廠有一套完整的計劃價格體系，計劃價在企業(yè)管理中深入人心。
    痛下決心
    2002年5月，西安車輛廠在開始規(guī)劃使用用友ERP-U8時，和其他企業(yè)一樣，堅持使用過去非常熟悉的計劃價法進(jìn)行材料的核算。在使用過程中，大家發(fā)現(xiàn)在用友ERP-U8中可以很方便計算出每一種材料的差異，依照手工習(xí)慣計算分類綜合差異率時，每種材料的真實差異已反映不出來了，從而也就掩蓋了材料的真實成本。既然系統(tǒng)能夠及時方便的地處理每種材料的個別差異，那么采用實際價對存貨進(jìn)行核算工作量大、匯總統(tǒng)計困難問題也就迎刃而解。西安車輛廠領(lǐng)導(dǎo)便覺得將現(xiàn)行的計劃價法改為實際價法對材料進(jìn)行管理的時機(jī)已經(jīng)成熟。采用實際價后，可以隨時了解存貨的結(jié)存成本情況，而且能使計算的平均單位成本以及發(fā)出和結(jié)存的存貨成本都比較客觀，提供的成本數(shù)據(jù)將更加準(zhǔn)確和有管理意義。
    2002年末，西安車輛廠財務(wù)處牟處長便和用友實施顧問討論了這種想法的可行性，經(jīng)過幾次討論和數(shù)據(jù)測試，確定了將計劃價改為移動平均法的方案。同時保留原存貨計劃價，該計劃價不再是一種會計核算方法，而是成本控制依據(jù)，日常的實際價為計劃價的定期調(diào)整提供依據(jù)，保證成本控制標(biāo)準(zhǔn)不會脫離實際。　
    　為了使移動平均法計算的存貨成本更及時和真實，要求系統(tǒng)能夠在每一次存貨入庫時就進(jìn)行存貨單位成本的計算。就是說，當(dāng)存貨入庫時必須進(jìn)行單據(jù)記賬，與前結(jié)存數(shù)量、金額進(jìn)行計算，得到最新的結(jié)存單位成本，之后的存貨出庫成本就依此單位成本計算。從理論上講，使用移動平均法就應(yīng)該照此計算，但在企業(yè)運行的實踐角度看來，
    移動平均價也不是“靈丹”　
    　一是材料采購存在貨到票未到情形，貨到時若不進(jìn)行記賬，會出現(xiàn)賬面上的負(fù)出庫，預(yù)估的出庫成本會與實際成本存在較大差異；若進(jìn)行記賬，入庫單位成本只能是暫估成本價，結(jié)算成本和暫估成本之間的差異如何處理？如果當(dāng)月結(jié)算比較容易處理，隔月怎么處理？
    二是存在半成品生產(chǎn)和入庫，在月中成本未計算出來前，入庫是沒有成本的，那么相應(yīng)的半成品領(lǐng)用就沒有準(zhǔn)確的出庫成本。領(lǐng)用半成品的發(fā)出成本怎么計算？
    三是項目費用計劃和部門計劃在沒有計劃價時用什么價格，會不會出現(xiàn)差異較大而產(chǎn)生的控制過嚴(yán)或指標(biāo)過松現(xiàn)象？
    面對這些現(xiàn)實的問題，西安車輛廠財務(wù)處的牟處長和用友顧問在實施前一起探討了各種可能碰到的問題和協(xié)商解決辦法，最終拿出了可行的方案。
    “本土化”改造
    當(dāng)材料采購入庫時，主要原材料的采購依據(jù)采購合同約定，原本的目的是通過對合同的評審實現(xiàn)對材料購進(jìn)價格進(jìn)行控制，這樣也保證了存貨到貨入庫時單價是合同約定單價，取得發(fā)票時價格不會有太大差異，差異可以控制在1‰內(nèi)。所以采購入庫單在驗收入庫時系統(tǒng)就會自動進(jìn)行單據(jù)記賬和移動平均價的計算，材料領(lǐng)用在確認(rèn)出庫時系統(tǒng)會自動計算出截止目前的實際結(jié)存單價，以此作為出庫成本。沒有合同的采購，要求盡量在入庫時能確認(rèn)價格。當(dāng)月能結(jié)算的，其差異部分加原暫估價格按入庫時結(jié)存情況重新計算結(jié)存單價，但已出庫的出庫成本不再更改，只影響以后的出庫成本確認(rèn)；以后月結(jié)算的，采用單到補(bǔ)差的暫估處理方式，將差異匯總為費用處理�？紤]到成本計算的滯后，對半成品仍采用計劃價核算�！�
    對于計劃中的價格確認(rèn)方式，采用原計劃價進(jìn)行計算，此時的計劃價是進(jìn)行成本費用控制的價格因素，其調(diào)整完全屬于內(nèi)部管理控制的范圍，不涉及報表調(diào)整等會計處理問題，根據(jù)前一段時間的平均單價進(jìn)行調(diào)整，與實際價之間的差異更小，盡可能的接近企業(yè)現(xiàn)實的成本水平。
    確定了應(yīng)用方案，真正實現(xiàn)起來有很大的難度。首先，西安車輛廠的業(yè)務(wù)量特別大，整個ERP系統(tǒng)在工作日是不能停止運行的；其次，將計劃價改變?yōu)橐苿悠骄�法核算時，需要對原有數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，如原有的材料成本差異就需要分?jǐn)偟矫恳淮尕浀慕Y(jié)存成本中，等等。
    西安車輛廠的項目組和用友陜西分公司的顧問在2002年底做了充分的準(zhǔn)備工作，在2003年元旦放假期間做好了所有調(diào)整工作，保障了系統(tǒng)的平穩(wěn)過渡。2003年元月6日，是西安車輛廠2003年第一天上班，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)使用者在調(diào)整后的系統(tǒng)中操作，一切仍然在緊張有序的運行，大家似乎沒有感覺到有什么變化。只有項目組的人知道，為了充分發(fā)揮軟件的管理效果和大家的這種感覺，整個項目組和用友的實施顧問付出了怎樣的努力。
    實施效果
    經(jīng)過這一個月業(yè)務(wù)的完整應(yīng)用，西安車輛廠上下都感覺到了變化。對操作人員來講，對變化更有體會的是月末處理時間更短，再也不需要等到存貨差異計算出來再算半成品成本，半成品成本計算出來再算半成品差異，差異分?jǐn)偤笤偎愠善烦杀�。原來在計劃價法核算時，系統(tǒng)需要對所有交易數(shù)據(jù)(近10萬條紀(jì)錄)集中進(jìn)行記賬，進(jìn)行差異分?jǐn)偅�等�?.....現(xiàn)在采用移動平均法時，每一張出入庫單據(jù)在確認(rèn)時由系統(tǒng)自動進(jìn)行了記賬，并且省掉了差異分?jǐn)偟倪^程，期末處理由原來的8小時縮短為不到兩小時。月末成本計算由過去的4-5天縮短到2天左右。
    車間領(lǐng)導(dǎo)通過ERP系統(tǒng)，可以及時地掌握本車間實際發(fā)生的材料成本，實現(xiàn)成本的事中控制，因為實際成本的計算不再需要差異分?jǐn)傔@一步驟，領(lǐng)料單的單價直接反映了該存貨成本的實際水平。廠領(lǐng)導(dǎo)在查詢某種產(chǎn)品材料發(fā)生成本時，隨時都可以在系統(tǒng)中匯總出某產(chǎn)品截止目前材料消耗的水平，迅速對經(jīng)營活動做出決策。
    感想
    企業(yè)的信息化建設(shè)之路是漫長的，隨著管理軟件的使用，用戶的認(rèn)識和需求在不斷改變。管理軟件的實施不可能一蹴而就，在用戶發(fā)展的不同階段給予不同的服務(wù)才能真正體現(xiàn)ERP價值。