中外運(yùn)空運(yùn)發(fā)展股份有限公司（股票代碼：600270，以下簡稱外運(yùn)發(fā)展）是中國最大的航空貨運(yùn)代理及物流服務(wù)提供商之一，同時(shí)，還有著與50多家海外貨運(yùn)代理公司的良好合作，實(shí)力雄踞行業(yè)前列。
    前貨運(yùn)系統(tǒng)的遺憾
    1998年，外運(yùn)發(fā)展已經(jīng)開展信息化建設(shè)工作。當(dāng)時(shí)外運(yùn)發(fā)展的貨運(yùn)系統(tǒng)總共做兩期，一期是在華北公司做試點(diǎn)嘗試，第二期是在其基礎(chǔ)上做口岸版的貨運(yùn)系統(tǒng)。
    此兩個(gè)版本貨運(yùn)系統(tǒng)的建設(shè)，在一定程度上，給外運(yùn)發(fā)展帶來了一些好處，特別是與手工作業(yè)相比，其工作效率得到了很大提高。但隨著公司的發(fā)展及自身對(duì)信息化建設(shè)的理解，外運(yùn)發(fā)展感覺到在這兩個(gè)版本的系統(tǒng)中，存在著許多遺憾。造成遺憾的原因也是多方面的。
    一方面，外運(yùn)發(fā)展最初在進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，對(duì)信息化還沒有深入的理解，所以不可能超越自身水平以上的理解，提出更高的需求。這一點(diǎn)，對(duì)信息系統(tǒng)的建設(shè)起到了制約作用；另一方面，此系統(tǒng)實(shí)際上是手工作業(yè)的自動(dòng)化或者電腦化，而并沒有對(duì)業(yè)務(wù)操作流程做徹底的優(yōu)化和改變。隨著內(nèi)外環(huán)境的變化，這些遺憾及不足一天天地被放大。
    現(xiàn)狀呼喚新策略
    上市之后，外運(yùn)發(fā)展得到了迅速的擴(kuò)張，分公司從原來的10家公司增加到了30多家，管理的壓力使外運(yùn)發(fā)展必須采取新策略，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的貨運(yùn)代理企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┛焖傥锪鞣��?wù)的現(xiàn)代物流企業(yè)。作為上市的外運(yùn)發(fā)展，也制定了新的目標(biāo)：在35家分公司的基礎(chǔ)上建立一個(gè)完善的全國物流網(wǎng)絡(luò)，建立標(biāo)準(zhǔn)的操作及服務(wù)模式，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的物流解決方案，與客戶建立雙贏的伙伴關(guān)系。
    外運(yùn)發(fā)展應(yīng)采取何種策略，才能在最快的時(shí)間內(nèi)來改變現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)？是制度、信息系統(tǒng)，還是其他？如果采取制度，通常就是發(fā)一個(gè)公文，而公文的操作性和檢查性又是比較弱的。不像系統(tǒng)，只要一上線，就直接能發(fā)現(xiàn)問題出現(xiàn)在哪里。如果做一個(gè)管理信息平臺(tái)，投資往往需要很大，如果投資失誤，就會(huì)造成資源極大浪費(fèi)。
    決定建新貨運(yùn)平臺(tái)
    外運(yùn)發(fā)展最終決定：從公司長遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，結(jié)合整體發(fā)展規(guī)劃，建設(shè)一個(gè)適合自身發(fā)展的貨運(yùn)管理信息化平臺(tái)，以信息系統(tǒng)作為標(biāo)準(zhǔn)，反推業(yè)務(wù)流程管理。
    貨運(yùn)管理信息平臺(tái)的建設(shè)，一定要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目標(biāo)。一是要把公司的管理理念及管理思想融入系統(tǒng)中，使公司信息資源真正做到共享，使業(yè)務(wù)達(dá)到一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化操作。公司在進(jìn)行收購及開設(shè)分公司時(shí)，只要組織機(jī)構(gòu)一建立，通過信息管理系統(tǒng)，就能按照一定的標(biāo)準(zhǔn)方式進(jìn)行運(yùn)作，從而達(dá)到快速擴(kuò)展的目的及更好的管理。
    另一目標(biāo)，就是要通過此信息平臺(tái)，提高公司在整個(gè)貨運(yùn)市場上的競爭力。貨運(yùn)市場的競爭力主要體現(xiàn)在服務(wù)上，而要把服務(wù)做好，就必須提高信息流的地位，所以，待建的信息系統(tǒng)，一定要能采集到整個(gè)業(yè)務(wù)作業(yè)上的信息，使客戶能夠隨時(shí)獲取貨物的運(yùn)輸信息，從而提高公司的服務(wù)透明度，并提升外運(yùn)發(fā)展的市場地位。
    平臺(tái)建設(shè)三大難題
    外運(yùn)發(fā)展深知，系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)并不會(huì)那么簡單，有種種困難擺在眼前。首先，由于空運(yùn)代理業(yè)務(wù)本身的復(fù)雜性和多變性，此行業(yè)具有可變因素多的特點(diǎn)，從而使得系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)難度很大。
    外運(yùn)發(fā)展作為服務(wù)性的公司，必須以客戶為中心來發(fā)展業(yè)務(wù)。并且在貨運(yùn)代理的過程中，要經(jīng)歷多個(gè)環(huán)節(jié)，且每個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)常又有著不同的變化，使得公司承擔(dān)著諸多風(fēng)險(xiǎn)。這就要求所建設(shè)的系統(tǒng)要能根據(jù)不同的變化，來處理不同的情況。因此，所建設(shè)的信息系統(tǒng)將是一個(gè)復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)。
    其次，由于外運(yùn)發(fā)展公司要借信息平臺(tái)來規(guī)范業(yè)務(wù)流程，所以管理思想一定要融入系統(tǒng)，這無形中又加大了系統(tǒng)的復(fù)雜性。
    由于要把系統(tǒng)作為一個(gè)管理系統(tǒng)來建，所以系統(tǒng)中會(huì)涉及許多模塊內(nèi)容，比如，財(cái)務(wù)和結(jié)算的問題，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作，都會(huì)進(jìn)行成本的記錄。而對(duì)于一大筆的成本支出，還要分?jǐn)偟骄唧w的每票業(yè)務(wù)上，這種結(jié)算的數(shù)據(jù)交換，與簡單的成本控制是完全不同的，從這個(gè)角度來講，也給系統(tǒng)建設(shè)造成了難度。
    第三，要在8個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，同時(shí)完成具有不同規(guī)模、起不同作用的35家分公司系統(tǒng)，并同時(shí)上線，從而完成集團(tuán)的標(biāo)準(zhǔn)化推廣。
    外運(yùn)發(fā)展的35家分公司，不僅規(guī)模不同，而且在業(yè)務(wù)種類和處理方式上存在非常大的差異，在他們之間，原來并沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程來規(guī)范業(yè)務(wù)操作。外運(yùn)發(fā)展希望通過貨運(yùn)管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，來統(tǒng)一和規(guī)范分公司的業(yè)務(wù)操作流程和管理方式，并且還要適應(yīng)各個(gè)分公司所具有的特點(diǎn)。
    在一年的時(shí)間內(nèi)，要實(shí)現(xiàn)進(jìn)口、出口、國內(nèi)等業(yè)務(wù)種類；實(shí)現(xiàn)的管理包括業(yè)務(wù)管理、業(yè)務(wù)操作管理、記賬管理、結(jié)算管理，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)綜合管理查詢、貨物狀態(tài)跟蹤等功能。
    對(duì)于外運(yùn)發(fā)展來說，既希望能夠做到所有信息資源共享，使各個(gè)分公司之間能夠進(jìn)行彼此的交流和溝通，同時(shí)也希望在整個(gè)信息系統(tǒng)中，各個(gè)分公司能夠根據(jù)自身需求來應(yīng)用。
    以上幾點(diǎn)，也許聽起來好像沒什么大問題，但其中暗含著許多許多內(nèi)容。讓外運(yùn)發(fā)展公司最擔(dān)心的，就是怕大家把此事想簡單了，所以一定要找一個(gè)好的合作伙伴。　
    找伙伴 共同攻破難題
    這樣一個(gè)大型、復(fù)雜的貨運(yùn)信息管理系統(tǒng)，要具有一定的前瞻性，其成功實(shí)施的關(guān)鍵在于，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者要深刻理解航空貨運(yùn)代理的業(yè)務(wù)流程與業(yè)務(wù)需求。而這一點(diǎn)正是惠普咨詢贏得外運(yùn)發(fā)展信賴的首要原因�；萜兆稍儞碛斜姸鄬＜翌檰�，不僅擁有強(qiáng)大的IT實(shí)力，更具備深厚的行業(yè)背景。在外運(yùn)發(fā)展的這一項(xiàng)目中，則體現(xiàn)為：惠普咨詢專家真正從業(yè)務(wù)流程的角度來規(guī)劃設(shè)計(jì)貨運(yùn)管理信息系統(tǒng)。并且當(dāng)外運(yùn)發(fā)展陸續(xù)提出自己的需求時(shí)，惠普的設(shè)計(jì)師能夠告訴他們，提出的這個(gè)功能在系統(tǒng)中如何更好地實(shí)現(xiàn)，與其他需求的關(guān)系是怎樣的。
    此外，對(duì)于這種與用戶業(yè)務(wù)需求聯(lián)系非常緊密的應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)來說，最怕的就是出現(xiàn)用戶需求模糊和設(shè)計(jì)意向偏差的問題。有鑒于此，在這一項(xiàng)目的實(shí)施過程中，惠普咨詢專家提出了“迭代開發(fā)，螺旋逼近”的實(shí)施方式。所謂“迭代”，是指用戶對(duì)需求的認(rèn)識(shí)從模糊到清晰，在不斷地看到開發(fā)結(jié)果中逐步認(rèn)識(shí)到自己的需求以及在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的體現(xiàn)方式；所謂“螺旋逼近”，是指隨著這種方式的應(yīng)用，最終的軟件系統(tǒng)逐步達(dá)到客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)需求。有了這種實(shí)施方式，外運(yùn)發(fā)展最終所得到的信息系統(tǒng)就擺脫了走向偏差的厄運(yùn)，真正地滿足了規(guī)范業(yè)務(wù)流程、滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。
    在項(xiàng)目實(shí)施過程中，雙方共同組成的項(xiàng)目小組以惠普獨(dú)到的項(xiàng)目管理方法論FocusPM為指導(dǎo)，有機(jī)規(guī)劃項(xiàng)目實(shí)施的每一個(gè)細(xì)節(jié)，將這一大型項(xiàng)目化繁為簡、多而不亂，有效確保了信息系統(tǒng)如期完成。
    外運(yùn)發(fā)展深知，該系統(tǒng)要想成功上線，一定要解決三大問題：系統(tǒng)的質(zhì)量問題、前期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的問題及3000名職工怎么能在短期內(nèi)學(xué)會(huì)使用的問題。
    對(duì)于第一個(gè)問題，惠普為系統(tǒng)的成功上線提供了保障。而對(duì)于第二個(gè)問題，外運(yùn)發(fā)展早有準(zhǔn)備。難就難在第三點(diǎn)。為了攻破這個(gè)難點(diǎn)，外運(yùn)發(fā)展與惠普攜手共進(jìn)。外運(yùn)發(fā)展出臺(tái)紅頭文件，制定相應(yīng)的制度，在惠普的協(xié)助下，從總部集中培訓(xùn)到區(qū)域公司培訓(xùn)，波浪式地層層推進(jìn)，逐步提高職工對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知水平，收到了較好的培訓(xùn)效果。
    曙光雖現(xiàn) 仍需努力　
    2003年1月1日，系統(tǒng)在35家分公司如期上線了，外運(yùn)發(fā)展的理想得到了實(shí)現(xiàn)，這套系統(tǒng)的啟用為外運(yùn)發(fā)展實(shí)現(xiàn)“一體化的營銷體系、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程、一站式的客戶服務(wù)和覆蓋全國的信息網(wǎng)絡(luò)”的業(yè)務(wù)目標(biāo)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
    但這只是為外運(yùn)發(fā)展的發(fā)展打下了基礎(chǔ)。因?yàn)橄到y(tǒng)再好，也要做完善及調(diào)整。同時(shí)，也會(huì)在此基礎(chǔ)上，開發(fā)出更多的應(yīng)用系統(tǒng)，如快件系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、CRM、人力資源系統(tǒng)及決策系統(tǒng)。