1．概述  
　　隨著市場競爭的加劇，客戶的個性化需求越來越高，企業的快速反應能力成為克敵制勝的關鍵。這就對管理提出了更高的要求，信息要更加及時和準確，管理控制更加到位，企業的全面信息化迫在眉睫。 
　　2．面臨挑戰 
　　隨著企業業務的不斷增加和市場競爭的加劇，飛力國際在經營過程中暴露出如下的問題：
　　1． 公司原來已經有十八臺傳真機，但是由于傳真數量大，導致線路和傳真機總是處于繁忙狀態。不能與用戶保證順暢的聯系，對于物流公司來說，就意味著失去了很多訂單。公司的各個部門強烈要求增加傳真機。
　　2. 傳真到達后通常要經過人工分發，業務員要想立刻拿到發給自己的傳真，不得不站在傳真機旁等待。如果業務員因事外出不能及時處理，就會造成傳真丟失的現象。其造成的損失不可預料。 
　　3．電子文檔必須先打印出來然后發送傳真，如果對方占線只好等一段時間后再發送。因運輸環節中的某個信息有所改變而需要通知貨主或合作伙伴時，需要將同樣內容的傳真同時發送到多個地點，手工重復勞動，速度慢，工作量大，效率低。
　　4． 量的傳真文件給存檔和查找帶來了許多不便。
　　5． 同時企業內部員工之間不能共享傳真信息。
　　6． 管理成本過高。由于手工操作，為了加強管理和保證傳真的準確、及時處理，勢必增加人員，引起管理成本增大。
　　7． 維護耗時耗力。如果傳真機不及時維修，經常會出現傳真圖像質量不高的現象。公司不得不派專人負責定時檢修。 
　　公司的管理層認識到，要降低成本，提高效率，上面的這些問題必須解決。經過多家考察，最終選擇了同業界領先的傳真軟件供應商拓敏公司合作。通過拓敏公司的幫助和電信部門的協助及企業員工的共同努力，現已經正常運轉。系統推動了企業的信息化進程，提升了企業的市場競爭力。 
　　二．解決方案 
　　1. 系統概述
　　TraFax Server是基于網絡的B/S，C/S統一的企業傳真系統，TraFax Server作為服務的提供者為網絡的用戶提供共享的傳真功能。而客戶端軟件使您可以直接在自己的終端上發送傳真，就象發送Email或文件打印一樣簡單。接收到的傳真以自動分發的方式被轉送到員工的傳真信箱。它能處理大量迸發的傳真任務，同時它能實現Email-to-Fax轉發功能。 
　　客戶端通過網絡訪問傳真服務器，安裝了傳真板卡的傳真服務器負責傳真的發送與接收。傳真板卡直接與電話(傳真)線相連。客戶端的傳真任務被發送到傳真服務器上，傳真服務器將傳真自動排隊，通過傳真板卡發送出去。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務器上，然后，通過自動分發的方式被客戶端接收。 
　　傳真服務器依賴于傳真板卡提供的傳真服務；傳真客戶端與傳真服務器及傳真信使直接進行交互式通訊。傳真服務器負責傳真收發、信息保存、分類管理及任務調度等事務；傳真信使負責向客戶端發送實時信息，隨時向用戶報告收發傳真的情況。文檔轉換與打印輸出負責把用戶要發送的文本文檔轉化成傳真用的TIFF文件格式，并把接收到的傳真輸出到指定的網絡打印機上。 
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　　2．系統配置
　　針對飛力傳真量大，系統可靠性要求高，傳真服務器選用了研華工控計算機，NMS AG-E1數字接口傳真板卡作為強大的硬件支持；WIN2000Server操作系統運行穩定，強壯可靠，傳真服務器軟件TraFax Server advanced 功能強大，滿足企業級的通信需求。 
　　3．系統優勢
　　系統采用AG-E1傳真板卡與電信公共電話交換網連接，E1數字接口接續速度快， 通信質量高、可準確識別主被叫號碼。系統提供了30個傳真通道可同時收發傳真。30個通道擁有一個傳真號碼，避免了傳真占線的情況。 
　　Email to Fax Gateway將傳真服務器與Internet郵件服務器相結合，實現傳真/Email的轉發。 
　　給每個員工分配一個傳真信箱號碼，當傳真電話進入系統后自動播放語音提示"請輸入傳真信箱號碼"，系統將識別DTMF信號后將傳真自動分配到指定的傳真信箱中。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強了傳真的保密性。相當于每個員工都有一臺傳真機。 
　　在自己的電腦上直接發送傳真文檔，并可設置定時發送，可選擇通信費用優惠的時間段發送傳真。同樣的傳真發給不同的地點，從地址簿中選擇組信息實現傳真的群發功能。當對方是人工接聽時系統自動播放語音請求接收傳真，提高了傳真的成功率。在傳真發送失敗時，系統自動重發。系統支持IP傳真，節省傳真通信費用。 
　　傳真蓋章審批功能幫助企業徹底實現了傳真的無紙化，不同的部門職能、員工的不同角色，系統可定義多種傳真審批流程，使重要的文件只有經過有關部門審批過傳真才可以發送。 
　　由于是拓敏公司自主研發，采用純中文界面、與Outlook相近的菜單布置。這些設計讓用戶很容易上手使用。通過域內的用戶相互發送和轉發傳真文件，增強了企業內部的信息交流。
　　傳真瀏覽器為用戶提供了一個查看和編輯傳真文件的工具。
　　傳真地址簿用于管理客戶信息。系統提供了常用地址簿數據庫的導入/導出功能。
　　系統將接收和發送的傳真保存在不同的文件夾中，用戶可以按多種方式快速查找傳真文件。
　　服務器端管理功能強大，包括：系統設置、用戶管理、系統監控、傳真日志、傳真計費等等。 
　　目前，很多的物流公司都在實施或計劃實施ERP項目。只要在自主研發的拓敏服務器上進行二次開發，就能夠很方便地嵌入到整個ERP系統中，實現真正的統一管理。 
　　三、效果分析 
　　1． 簡化工作環節，節省成本，提高工作效率
　　電子文檔直接傳真，不需浪費時間等候�？晒澥〈罅康馁Y源、人力、時 間，省下大筆費用。接收傳真時傳真直達收件人，減少多余的環節，縮短信息傳遞時間，使傳真盡快得到處理。 
　　2． 集中傳真資源，節省費用
　　如果選用傳統的傳真機，按每臺五、六千元左右的價位，同時購置多臺，對于公司來說也是一個不小的開支。而拓敏傳真服務器只用一臺服務器就取代了幾十臺昂貴的傳真機，在最初購置成本上有很大的節約。 
　　3．節省維護費用
　　由于物流行業對傳真有很大的依賴性，每臺傳真機的維護成本也居高不下，而采用拓敏傳真服務器就可以節省維護費用。 
　　4． 采用數字傳真卡
　　一個E1接口可以同時接通30路傳真，這樣可以方便實現多個傳真通道共用一個號碼。用戶只需要記住少數幾個號碼就可以隨時與公司聯系。這一點對于物流公司也很重要。傳真資源共享，30個傳真通道系統智能分配，提高系統的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內用戶傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。 
　　5．全方位的傳真服務 
　　TraFax Server 傳真服務器Email-to-Fax網關使用戶的辦公室成為移動辦公室，不論用戶在家里、 在旅途中都可以收發傳真。 
　　6．節省通信成本，提高企業競爭力
　　利用通信費用優惠的時間段發送傳真或利用IP網關，通過Internet發送傳真，大幅度降低傳真費用。 
　　7．傳真文件統一管理
　　飛力的所有傳真文件都保存在傳真服務器里，電子文擋查找方便。