給據郵件出口查單的處理是一項重要工作，在具體操作時，應做到以下幾點：業務檔案部門在接收查單后，應逐件勾挑核對，檢查各項節目是否詳細清楚，按年份順序編號，并在本單位業務檔案管理系統中進行相應處理。　　相關檔案已上繳的查單，應根據檔案實物查找并列明出口節目，查交發車、船運遞的總包郵件，除填列發運節目外，還應注明派押局及接收責任人員。 
　　根據受理查詢的時間及封發關系選擇直查或遞查。在滿足時限的情況下，出口掛號信可采取直查方式，出口包裹從收寄局發出已達兩周以上的（發往青海、新疆、西藏的在三周以上）查單，也可采取直查；其他情況均采取遞查方式�？爝f包裹原則上使用直查方式。 
　　郵件查單發出后十五天，未得到答復的，應根據出口查單的登記情況依式打印出“郵政業務查詢催查函”一式兩份，向相關局催查。 
　　查單經催查仍未得到答復，相關郵件查詢全程時限已滿，但責任局不明確的，業務檔案部門可填發“先予補償通知”一式四份，通知收寄局業務員向寄件人辦理先予補償，待查明郵件下落，明確責任局后再歸墊或答復用戶。 
　　對已辦理“先予補償”的郵件，業務檔案部門在查單備注欄內注明，并按正常手續繼續追查責任。 
　　業務檔案部門收到查單的答復，應在出口查單處理結果欄內，注明答復情況并銷案。對所查郵件已查明妥投的，將查單上聯“查詢郵件回單”按掛號方式寄給查詢人，將查單下聯“投遞局答復事項”按日期裝訂存檔。從查單受理之日起，經過多次催查，超過三個月仍未得到結果的，視為積案，應報相關部門處理。