擁有400年釀酒歷史的瀘州老窖，對(duì)信息化建設(shè)高度重視。2002年，釀酒公司的信息化建設(shè)又上新臺(tái)階。利用WEB業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使各倉庫具有完整的物流管理能力，總部足不出戶就可以得到各個(gè)倉庫的庫存信息，加快了對(duì)市場的反映速度；利用WEB財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各地分子機(jī)構(gòu)費(fèi)用及預(yù)算的控制；利用U8完整標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)處理流程，對(duì)員工的業(yè)務(wù)處理要求嚴(yán)格，不需要超權(quán)利發(fā)揮職能。財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成使用，實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息 流的統(tǒng)一。

　　證言：

　　軟件的功能能否滿足企業(yè)的要求是一方面，購買軟件后的實(shí)施服務(wù)以及軟件公司的長期發(fā)展?jié)摿σ彩俏覀冴P(guān)注的重點(diǎn)。――瀘州老窖 蔣蓉春

　　一、 企業(yè)概述

　　瀘州老窖位于四川瀘州國窖廣場，擁有有400多年釀酒歷史。公司以酒業(yè)生產(chǎn)為主，集生物科技、房地產(chǎn)、金融、賓館服務(wù)等產(chǎn)業(yè)為一體，總資產(chǎn)20.4億元，員工4000多人，其中各類專業(yè)技術(shù)人員占35%以上，生產(chǎn)建筑面積32萬多平方米。公司擁有我國建造最早(始建于公元1573年)、連續(xù)使用時(shí)間最長、保護(hù)最完整的老窖池群，是國內(nèi)釀酒行業(yè)第一家全國重點(diǎn)文物保護(hù)單位，被譽(yù)為“中國第一窖”，以其獨(dú)一無二的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、歷史、文化價(jià)值成為世界釀酒史上的奇跡。公司主導(dǎo)產(chǎn)品有國窖1573、百年瀘州老窖及瀘州老窖特曲等。經(jīng)國家無形資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)認(rèn)定，瀘州老窖品牌價(jià)值高達(dá)102億元。業(yè)務(wù)范圍遍及全國以及北美、歐洲、東南亞和東亞地區(qū)，是中國規(guī)模最大的名酒基地之一，中國濃香型白酒的發(fā)源地。公司產(chǎn)品品種多、業(yè)務(wù)范圍大、發(fā)展非常迅速，資金流和物流日益增大。隨著IT技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)面臨的竟?fàn)幁h(huán)境發(fā)生了根本性變化，顧客需求瞬息萬變，技術(shù)創(chuàng)新不斷加速，競爭日趨激烈。在這種形勢下，對(duì)企業(yè)的管理提出了更新更高的需求。

　　二、 白酒行業(yè)特點(diǎn)

　　白酒發(fā)酵生產(chǎn)工藝相當(dāng)復(fù)雜，工藝模糊。企業(yè)的管理也相對(duì)模糊。企業(yè)的信息化不象其他生產(chǎn)性企業(yè)，生產(chǎn)的過程可以精確到具體的數(shù)據(jù)管理。由此，限制了企業(yè)在信息化方面，尤其是生產(chǎn)制造信息化方面的投入。而白酒的銷售和對(duì)龐大的客戶供應(yīng)商的管理成為重中之眾。因此，對(duì)于白酒行業(yè)，信息化的重點(diǎn)在供應(yīng)鏈的購銷存部分以及與財(cái)務(wù)的集成應(yīng)用。

　　對(duì)白酒行業(yè)，受WTO的沖擊不像汽車工業(yè)那么劇烈。但是，白酒行業(yè)半年是前賣方市場，現(xiàn)在已經(jīng)轉(zhuǎn)向買方市場。這時(shí)候增加市場營銷，加強(qiáng)終端銷售成為白酒行業(yè)的重要出路。尤其是在年底和節(jié)假日期間，是銷售的高峰，通常又是先發(fā)貨后結(jié)算，以便占領(lǐng)更多的市場份額，此時(shí)更需要及時(shí)了解區(qū)域市場和有充足的備貨。正由于此，網(wǎng)絡(luò)化的管理，獲得實(shí)時(shí)的信息顯得尤為重要。

　　三、 老窖集團(tuán)面臨的難題

　　隨著老窖集團(tuán)銷售規(guī)模的迅速擴(kuò)大，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能完全滿足企業(yè)發(fā)展的需要。首先暴露出來的是物流上的漏洞。按照規(guī)定，客戶付款才能提貨。到了節(jié)假日等熱銷期，客戶經(jīng)常派人攜款提貨，甚至有時(shí)出現(xiàn)倉庫門口排長隊(duì)提貨的現(xiàn)象，但由于儲(chǔ)運(yùn)部難以獲得各倉庫的實(shí)際庫存，于是往往出現(xiàn)客戶拿著提貨單去指定倉庫提貨時(shí)提不到貨，而其他倉庫卻有較充裕的庫存。

　　令管理層頭疼的還有各地倉庫的管理。集團(tuán)公司下有許多分公司和倉庫，有近有遠(yuǎn)，倉庫儲(chǔ)存量的設(shè)置沒有統(tǒng)一的安排，因此影響公司整體庫存管理水平，增加整體營銷成本。能否隨時(shí)了解存貨在各倉庫的收入、發(fā)出及分布情況并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析？

　　財(cái)務(wù)處也遇到了難題。業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門不能很好溝通，造成結(jié)算拖延、庫存與帳目不符等弊端，當(dāng)先發(fā)貨后結(jié)算時(shí)，如何判斷客戶的信用度以降低壞帳損失的風(fēng)險(xiǎn)?財(cái)務(wù)對(duì)各購銷業(yè)務(wù)的發(fā)生情況也無法做到有效監(jiān)控。另外，對(duì)各地辦事處的財(cái)務(wù)失控。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按預(yù)算控制各地辦事處的費(fèi)用支出，但往往得不到各地當(dāng)月的實(shí)際支出，由于沒有可行的系統(tǒng)甚至辦事處負(fù)責(zé)人也不能及時(shí)得到這些數(shù)據(jù)，因此，各地辦事處費(fèi)用超支成了常事。能否實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程錄入、查詢、會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作？

　　以上種種問題造成銷售成本不斷上升。由于資金流、物流和信息流相脫節(jié)，更導(dǎo)致產(chǎn)品銷售信息難以及時(shí)掌握、對(duì)市場相應(yīng)速度落后，影響老窖集團(tuán)的整體銷售能力和客戶服務(wù)水平。

　　四、 選擇軟件的背景

　　瀘州老窖集團(tuán)清楚的認(rèn)識(shí)到，只有引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)，及時(shí)準(zhǔn)確掌握財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，才能有效控制和管理日益擴(kuò)大銷售網(wǎng)絡(luò)。97年老窖集團(tuán)開始對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)劃和調(diào)研。經(jīng)過與幾個(gè)國內(nèi)外軟件的對(duì)比，最終選擇了用友軟件�！败浖�的功能能否滿足企業(yè)的要求是一方面，購買軟件后的實(shí)施服務(wù)以及軟件公司的長期發(fā)展?jié)摿σ彩俏覀冴P(guān)注的重點(diǎn)�！崩辖鸭瘓F(tuán)信息化負(fù)責(zé)人如是說。98年老窖集團(tuán)銷售公司率先使用用友ERP-U8財(cái)務(wù)及購銷存系統(tǒng)，同時(shí)得到了用友集團(tuán)的高度重視。經(jīng)過3年多的運(yùn)行，老窖集團(tuán)已經(jīng)體會(huì)到信息化建設(shè)帶來的益處。隨著老窖集團(tuán)的規(guī)模擴(kuò)大，管理要求逐步提高，集團(tuán)下屬的釀酒公司在財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)成功運(yùn)行的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)部分的信息化建設(shè)提上日程。尤其是釀酒公司下屬的倉庫分布在各地，倉庫之間的距離較遠(yuǎn)，如何解決信息的一致性和實(shí)時(shí)性是首要關(guān)心的問題，用友ERP-U8的WEB財(cái)務(wù)和WEB業(yè)務(wù)解決方案再次成為吸引老窖集團(tuán)繼續(xù)使用用友軟件的焦點(diǎn)。2001年底，用友ERP-U8的購銷存系統(tǒng)在老窖集團(tuán)釀酒公司開始實(shí)施了。

　　五、 解決方案

　　(一) 根據(jù)其組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理需要，公司決定采用如下站點(diǎn)分布方案

　　

　　(二) WEB應(yīng)用方案

　　網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得總部與各地的下屬單位數(shù)據(jù)及時(shí)傳輸成為可能。針對(duì)釀酒公司倉庫分布較為廣泛，倉庫間距離較遠(yuǎn)，遍及各地的辦事處通過傳真的方式請(qǐng)求配貨和發(fā)貨等情況，同時(shí)有進(jìn)行實(shí)時(shí)了解倉庫信息、對(duì)異地辦事處的管理和進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的需要，用友ERP-U8提供了WEB功能，解決釀酒公司面臨的問題。用友U8 WEB財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)可充分滿足數(shù)據(jù)共享、綜合匯總、分析和遠(yuǎn)程應(yīng)用的管理需求，適合于企業(yè)分散式應(yīng)用、集中式管理的模式。通過瀏覽器，實(shí)現(xiàn)完全的遠(yuǎn)程操作，支持遠(yuǎn)程辦公，擴(kuò)展了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，體現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)輸入、查詢和處理。數(shù)據(jù)均可集中在集團(tuán)總部，保證數(shù)據(jù)的安全和完整。

　　老窖集團(tuán)現(xiàn)有較完備的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備：公司主要服務(wù)器為IBM NETFINTY 7000，服務(wù)器安裝安裝WIN NT，并安裝IIS(INTERNET INFORMATION SERVER)操作系統(tǒng)WINDOWS2000 SERVER，數(shù)據(jù)庫SQL2000。其他工作站均采用WINDOWS98系統(tǒng)，安裝OFFICE2000等辦公軟件�？蛻舳撕头�務(wù)器端均安裝IE(INTERNET EXPLORER)6.0版本。遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)的傳輸設(shè)置有點(diǎn)對(duì)點(diǎn)和互聯(lián)網(wǎng)兩種。直接遠(yuǎn)程撥號(hào)安全性較高，速度較快，但傳輸通訊費(fèi)用比較高；利用互聯(lián)網(wǎng)安全性較差，費(fèi)用低廉，受線路和距離的影響較小。老窖集團(tuán)在使用用友軟件之前，已有非常成熟的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)基礎(chǔ)，此次使用用友軟件的WEB功能，可以充分利用其已有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在保障數(shù)據(jù)安全性的前提下，老窖集團(tuán)采用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的直接遠(yuǎn)程撥號(hào)方式。

　　1、 WEB業(yè)務(wù)應(yīng)用方案

　　公司地理位置較分散，各生產(chǎn)基地和總部距離較遠(yuǎn)，其中占地500余畝的羅漢基地距集團(tuán)總部約10公里，總部需即時(shí)了解生產(chǎn)和庫存情況。

　　通過遠(yuǎn)程倉庫啟用用友ERP-U8的WEB業(yè)務(wù)系統(tǒng)，則可處理倉庫與總部之間的調(diào)撥、采購入庫、銷售出庫、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)，通過WEB業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握遠(yuǎn)程倉庫的收發(fā)及結(jié)存情況。

　　2、 WEB財(cái)務(wù)應(yīng)用方案

　　采用U8管理軟件提供的多種輔助核算進(jìn)行管理，并且客商往來在總賬系統(tǒng)進(jìn)行核算，則在分銷處應(yīng)用WEB系統(tǒng)，進(jìn)行輸入憑證—輸入輔助信息—審核—查賬的業(yè)務(wù)流程。

　　L 分支機(jī)構(gòu)的日常辦公支出可直接依據(jù)原始票據(jù)制作憑證，并予以審核。

　　L 總部財(cái)務(wù)主管對(duì)該憑證進(jìn)行核對(duì)、記賬。

　　L 分支機(jī)構(gòu)通過WEB財(cái)務(wù)可實(shí)時(shí)查詢總賬、明細(xì)賬等賬表信息。

　　L 分支機(jī)構(gòu)可以通過WEB財(cái)務(wù)系統(tǒng)查詢某段期間的憑證及其輔助信息，并可查詢包含未記賬憑證在內(nèi)的總賬、余額表、明細(xì)賬、資金日?qǐng)?bào)表等賬表信息。

　　(三) 建立虛擬倉庫

　　對(duì)于釀酒公司、銷售公司和紅高粱公司共用一個(gè)釀酒公司的倉庫，產(chǎn)品的入庫和出庫的業(yè)務(wù)分公司和分業(yè)務(wù)處理，同時(shí)，如何對(duì)各個(gè)公司的庫存進(jìn)行管理呢?通過建立虛擬倉庫，此問題迎刃而解了。所謂虛擬倉庫，就是給沒有倉庫的銷售公司和紅高粱公司通過庫存管理系統(tǒng)各自建立帳套，日常通過三套帳同時(shí)管理，月底或定期進(jìn)行對(duì)帳，以保持各個(gè)公司存貨管理口徑的一致。具體的出入庫業(yè)務(wù)處理如下：

　　1、 產(chǎn)成品出入庫管理

　　

　　具體流程描述：

　　生產(chǎn)車間將加工完成的產(chǎn)品送交質(zhì)量管理中心進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)；

　　檢驗(yàn)完畢后將產(chǎn)品移送庫房；

　　庫房根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果錄入產(chǎn)品入庫單；

　　財(cái)務(wù)部審核產(chǎn)成品入庫單，月末核算產(chǎn)品成本，并對(duì)產(chǎn)品入庫單記帳；

　　制單生成憑證并傳遞到總帳系統(tǒng)。

　　2、 銷售業(yè)務(wù)處理

　　客戶訂貨后，按時(shí)發(fā)貨并開銷售發(fā)票，并記應(yīng)收帳結(jié)算

　　

　　具體流程描述：

　　1. 客戶向業(yè)務(wù)部提出定貨申請(qǐng)

　　2. 業(yè)務(wù)部初審并填制合同執(zhí)行單

　　3. 儲(chǔ)運(yùn)部審核合同執(zhí)行單是否符合發(fā)運(yùn)及裝箱條件

　　4. 銷售財(cái)務(wù)部審查客戶欠款情況，如超出信用范圍，交業(yè)務(wù)部催款.

　　5. 如果在信用內(nèi)，銷售財(cái)務(wù)部將合同計(jì)劃單交銷售部輸入銷售定單，儲(chǔ)運(yùn)部參照定單填制銷售發(fā)貨單，確定發(fā)貨倉庫和運(yùn)送地點(diǎn)，開發(fā)運(yùn)單。

　　6. 倉庫參照銷售發(fā)票和銷售訂單填制銷售出庫單，開出門條，并做帳務(wù)處理。

　　7. 財(cái)務(wù)部參照銷售發(fā)貨單開銷售發(fā)票。交應(yīng)收會(huì)計(jì)作銷售處理。

　　8. 月底，其他公司財(cái)務(wù)與銷售公司財(cái)務(wù)對(duì)帳后對(duì)銷售公司開銷售發(fā)票

　　9. 其他公司財(cái)務(wù)月底匯總銷售數(shù)量后在系統(tǒng)中輸出入庫單。

　　在業(yè)務(wù)處理流程中，實(shí)現(xiàn)了物流與資金流的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門業(yè)務(wù)的協(xié)同運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次錄入，全程共享。

　　業(yè)務(wù)處理的補(bǔ)充說明：

　　1、 一般業(yè)務(wù)銷售流程處理方法，與現(xiàn)老窖股份公司業(yè)務(wù)流程大體相同。

　　2、 現(xiàn)銷售公司業(yè)務(wù)流程和釀酒公司業(yè)務(wù)處理過程基本統(tǒng)一，兩個(gè)獨(dú)立核算公司共用一個(gè)庫房，由釀酒公司管理。釀酒公司產(chǎn)成品直接入庫到產(chǎn)成品庫房，而庫房卻根據(jù)銷售公司財(cái)務(wù)部開的發(fā)票和儲(chǔ)運(yùn)部開的運(yùn)單辦理出庫。銷售公司儲(chǔ)運(yùn)部的運(yùn)單須寫明出庫的品種和出庫的庫房。釀酒公司月底對(duì)帳后開發(fā)票予銷售公司，同時(shí)銷售公司財(cái)務(wù)匯總輸入入庫單。這樣，實(shí)現(xiàn)銷售出庫過程和兩個(gè)公司間的結(jié)算。

　　3、 現(xiàn)紅高梁公司的產(chǎn)品直接賣給銷售公司，產(chǎn)品存放在釀酒公司庫房，由銷售公司負(fù)責(zé)產(chǎn)品的銷售和開票業(yè)務(wù)，產(chǎn)品的出入庫在釀酒公司庫房辦理。月底，銷售公司和紅高梁公司均會(huì)有庫存產(chǎn)品或代管產(chǎn)品。

　　4、 現(xiàn)銷售公司實(shí)際未有庫房，所有產(chǎn)品由釀酒公司庫房出入庫。釀酒公司庫管員須建立三套產(chǎn)成品帳。分別核算銷售公司.釀酒公司和紅高粱公司產(chǎn)品的出入庫。

　　六、 老窖的獲益

　　項(xiàng)目實(shí)施的效果十分明顯。通過用友ERP-U8財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，重新設(shè)計(jì)物流系統(tǒng)，庫存成本大大降低;利用WEB業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使各倉庫具有完整的物流管理能力，總部足不出戶就可以得到各個(gè)倉庫的庫存信息，加快了對(duì)市場的反映速度；利用WEB財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各地分子機(jī)構(gòu)費(fèi)用及預(yù)算的控制；利用U8完整標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)處理流程，對(duì)員工的業(yè)務(wù)處理要求嚴(yán)格，不需要超權(quán)利發(fā)揮職能。財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成使用，財(cái)務(wù)的優(yōu)勢已經(jīng)體現(xiàn)出來，銷售制單、產(chǎn)品出入庫，數(shù)據(jù)一次錄入全程共享，實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流的統(tǒng)一。

　　以下對(duì)比數(shù)據(jù)來說明老窖集團(tuán)使用用友軟件獲得的看得見的利益：

　　原來銷量為15萬噸時(shí)，庫存為0.5-1萬噸，庫存周轉(zhuǎn)率為15次；現(xiàn)在銷售量增長到30萬噸時(shí)，庫存為0.8-1.2噸，庫存周轉(zhuǎn)率提高到25次!庫存周轉(zhuǎn)率大幅提高，僅僅節(jié)省的庫存管理費(fèi)用就可以在幾個(gè)月內(nèi)收回系統(tǒng)投資。

　　上系統(tǒng)之前，業(yè)務(wù)員銷售后壓發(fā)票2個(gè)月才交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)不能及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)員評(píng)價(jià)；現(xiàn)在每周都可以打印銷售和應(yīng)收款明細(xì)，半個(gè)月進(jìn)行一次對(duì)帳，及時(shí)收回貨款，有效的降低了壞帳的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)員工的考核透明化，而且有據(jù)可尋。

　　資金占用量由8000-9000萬減少到7500萬左右，資金占用率下降10個(gè)百分點(diǎn)，可以相應(yīng)的減少銀行貸款同時(shí)加大相關(guān)生產(chǎn)和營銷投入。

　　如果仍然使用人工處理數(shù)據(jù)，再增加20個(gè)管理人員也無法完成，更談不上數(shù)據(jù)的分析，也無法達(dá)到管理要求。通過U8系統(tǒng)上線，數(shù)據(jù)提供方便快捷;基礎(chǔ)數(shù)據(jù)非常完整，便于進(jìn)一步分析，對(duì)管理帶來很大的方便性。老窖集團(tuán)的管理層對(duì)軟件的信心很足。