我們都知道，在ERP系統(tǒng)中，品號信息是最重要的基礎資料。若品號信息輸入錯誤，則后造成連鎖反應，后續(xù)的物料需求計劃、產(chǎn)品生產(chǎn)、物料采購等等都不可能準確。畢竟，你吃進去的是垃圾，就不要想ERP系統(tǒng)會吐黃金出來。
下面筆者結(jié)合一家企業(yè)的品號信息管理流程，來談談企業(yè)該采取哪些措施來保障品號信息的準確性。這家企業(yè)他們?yōu)榱吮Ｕ掀诽栃畔⒌臏蚀_性，采取的是專人負責的策略。也就是說，在系統(tǒng)中能夠維護品號信息的人只有一個，他需要對輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的準確性負責。
閑話少說，下面筆者就以這家企業(yè)的流程為背景，談談在產(chǎn)品信息管理中的一些技巧。
第一步：手工填寫申請單。
當某個部門需要建立一個新品號時，如某個采購員發(fā)現(xiàn)有一個原材料的替代料是，就需要填寫內(nèi)部聯(lián)絡單，即品號信息申請單。
若要保證品號信息的準確性，筆者以為，這個申請單的格式是非常重要的。這家企業(yè)的品號信息申請單，基本上是按照系統(tǒng)中品號信息的格式所填寫的，字段都跟系統(tǒng)中的一一對應。同時，對于哪些是必須填寫的內(nèi)容都有明確的表示;同時，在填寫的過程中，也要求員工遵守編碼規(guī)則，如品號的規(guī)格必須按照顏色、材質(zhì)、大小等順序書寫。如此的話，若該產(chǎn)品信息允許輸入系統(tǒng)的話，則產(chǎn)品信息維護人員就不需要再進行整理，降低錯誤的發(fā)生率。
根據(jù)筆者這么多年來的項目實施經(jīng)驗，對于這份品號信息申請單，有以下建議：
1、品號信息申請單制作完成后，需要對各個部門相關人員進行培訓，教育他們?nèi)绾螘鴮懀⑶遥匾氖切枰獜娬{(diào)清單填寫的規(guī)則。
2、有時候不同種類的材料，可能具有不同的填寫要求。如對于包裝材料，可能規(guī)格處跟零件的規(guī)格內(nèi)容有很大差異;又或者在填寫原材料的時候，不需要英文描述，但是，在填寫成品信息申請單時，還需要英文描述。可見，不同的產(chǎn)品信息填寫上可能會有很大的差異，此時，最好能夠按照各自品號信息填寫的特點，制作多張品號信息申請單格式，如成品信息申請單、原材料信息申請單等等。如此的話，員工在需要的時候，選擇合適的信息申請單進行填寫，如此的話，可以避免一些張冠李戴的錯誤。
3、在品號信息申請單中，可以添加一些必要的標記，以提高品號信息申請單填寫的準確性。如對于一些必須填寫的內(nèi)容，可以利用底紋或者星號加以注釋，提醒員工必須填寫這些信息;同時，對于一些比較長或者難以記憶的輸入規(guī)則，可以進行分解處理。如產(chǎn)品的規(guī)格在ERP系統(tǒng)中可能是一個字段，但是，企業(yè)在實際管理中，發(fā)現(xiàn)品號的規(guī)格中需要輸入11個內(nèi)容，此時，若不一一加以分解的話，則員工在書寫申請單的時候，很容易遺忘，此時，我們就可以在品號信息申請單中進行分解，把它分解成一個個字段，如此的話，用戶就不會忘記輸入規(guī)格中的某個內(nèi)容，而且，順序也不會搞亂。而ERP信息維護員在輸入系統(tǒng)的時候，也只需要依次進行輸入既可。
第二步：研發(fā)部門進行初步處理。
當產(chǎn)品研發(fā)部門收到需求人的品號信息申請的時候，就需要對這個信息進行初步審核。在這個過程中，他們主要做以下幾個工作。
1、首先，他們需要核對這個品號信息在系統(tǒng)中是否已經(jīng)存在。為了防止品號信息的重復，防止一物二碼的情況的發(fā)生，研發(fā)部門在收到品號信息申請單的時候，需要先核對這個產(chǎn)品以前是否在系統(tǒng)中建立過。在實際管理中，由于部門員工在時常的變換，所以，新來的員工由于不熟悉以前的產(chǎn)品信息，所以，在品號信息申請的時候，經(jīng)常會碰到品號信息重復的情況。所以，研發(fā)部門在這個環(huán)節(jié)上要把好關，嚴防一物二碼情況的發(fā)生。
2、其次，研發(fā)部門需要核對相關信息的準確性，特別是規(guī)格信息。在品號信息清單中，最重要的莫過于是規(guī)格信息。因為品號信息中的規(guī)格，直接影響到物料采購的準確性。筆者以前實施過一個項目，他們是通過品號復制來新建品號信息，因為系統(tǒng)中存在一個品號跟需要新建的品號信息差不多。但是，產(chǎn)品信息維護人員在復制的時候，忽略了規(guī)格字段中的一個內(nèi)容，就是長度。原來以前那個品號中對于長度的要求是15CM，而新的品號則需要12CM就行了。由于這個長度沒有改過來，結(jié)果導致采購回來的材料太長。后來企業(yè)不得不對這批材料進行加工，把多余的3CM材料裁掉。但是，這裁下來的材料制能夠當作廢料賣掉，企業(yè)這張訂單也就白做了。還是買來的筆需要的長，若比需要的短的話，則企業(yè)的損失可能會更大。所以，在產(chǎn)品信息中，規(guī)格字段是一個非常關鍵的字段，研發(fā)人員在審核的過程中，需要對這個內(nèi)容進行關注。
3、另外，研發(fā)人員在接收到品號信息申請單的時候，還需要瀏覽一下，看看單據(jù)是否按要求填寫。如一些必須填寫的字段是否已經(jīng)填寫完。在實際工作中，會經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一個情況，就是用戶填寫的內(nèi)容太長，超過系統(tǒng)可以接收的長度。所以，在品號信息清單設計的時候，最好在清單上注明這個字段的最大長度，以警告員工因為輸入過長的信息，而導致這個信息無效。
當研發(fā)部門核對信息無誤后，就可以在ERP系統(tǒng)中建立品號信息。在上面筆者也提到過，若在ERP系統(tǒng)中，以前有類似品號信息的話，可以通過品號復制的功能，來輸入品號信息。但是，這需要注意一點，品好復制會把以前品號信息中的內(nèi)容，一成不變的加以復制。所以，信息維護人員在碰到一些有區(qū)別的地方，要特別注意，一定要修改過來。
在輸入品號信息的過程中，還有一項重要的工作，就是對產(chǎn)品進行編碼。品號編碼是ERP系統(tǒng)用來區(qū)別品號信息的唯一標識符。若這個編碼錯誤的話，則會讓ERP系統(tǒng)感到無所適從。所以，在品號編碼的時候，信息維護人員一定要嚴格按照品號編碼原則進行編碼。在有的ERP系統(tǒng)中，也提供了一些輔助的編碼手段，利用這些功能，可以提高編碼的準確性。如有的ERP系統(tǒng)支持按產(chǎn)品分類進行編碼。如企業(yè)把產(chǎn)品分為大中小三類，而編碼原則就是大眾小三類的類別碼加流水號。則信息維護人員之需要輸入產(chǎn)品的分類，系統(tǒng)就會按照既定的規(guī)則對品號進行編碼。如此的話，即準確，又方便。
第三步：完善相關信息。
當信息維護人員在ERP系統(tǒng)中輸入產(chǎn)品信息后，這個信息還不能夠馬上使用。因為此時，產(chǎn)品信息還沒有完善。若該產(chǎn)品信息要用于采購或者生產(chǎn)的話，還需要加入一些輔助信息。在后續(xù)的完善過程中，主要需要加入以下信息。
1、標準成本信息。若企業(yè)在ERP系統(tǒng)中有標準成本計算需要的話，則新品號建立之后，信息維護員需要把打印出來的品號清單拿給相關的人員，讓他們確定這個材料的標準采購成本。這個價格是后續(xù)用來計算標準成本所必需的。若沒有輸入這個標準成本信息的話，則系統(tǒng)會以采購價格作為標準成本的計算依據(jù)。
2、供應商與采購價格。若該產(chǎn)品需要進行采購，讓ERP系統(tǒng)安排采購計劃，則必須在產(chǎn)品信息中輸入供應商與采購價格。若沒有供應商信息的話，則該材料將無法生成采購信息，在生成采購單的時候，會向用戶提示“沒有供應商，無法生成采購單”。為此，為了能夠生成正確的采購單，在信息后續(xù)完善的過程中，需要采購部門進行配合，確認供應商。但是，在實際管理中，有時候可能是采購員自己去市場上買的，也就是說，在購買之前不能確認供應商。此時，該如何處理呢?筆者在實施項目的過程中，若遇到這種情況，則會建議企業(yè)，先建立一個虛擬的供應商，當產(chǎn)品信息建立的時候，不能確認供應商信息，而且，其他部門又急著要的時候，可以先為這個品號信息指定這個虛擬的供應商，以方便采購部門進行采購。不能因為一個材料未確定供應商，而影響其他材料的采購。不過，等到找到合適的供應商之后，一定要記得及時進行更改。
3、一些采購控制信息。如該材料在生成采購單的時候，可能有最小采購批量的限制，而供應商也可能有包裝數(shù)量的控制等等。為此，在品號信息完善的過程中，若能夠收集這些信息的話，則最好把它收集起來并且輸入進ERP系統(tǒng)。如此的話，在考慮采購計劃或者生成采購單的時候，系統(tǒng)就會考慮這些因素，從而減少采購單的更改。
4、安全庫存的管理。對于某些材料，企業(yè)可能還需要進行安全庫存管理。所以，在品號信息建立的過程中，可能還需要設置安全庫存。不過在項目管理中，筆者很少發(fā)現(xiàn)企業(yè)在品號信息新建的時候，確認安全庫存。因為一般安全庫存需要等到這個產(chǎn)品穩(wěn)定后，再根據(jù)一定的生產(chǎn)情況才會確定。所以，這個安全庫存信息到不是在產(chǎn)品信息新建的時候必須要考慮的內(nèi)容。
等到這些必要的信息都收集完成之后，信息維護人員再在ERP系統(tǒng)中完善這些信息。如此的話，ERP系統(tǒng)品號信息的維護都有一個人負責，其他人所做的內(nèi)容就是在書面單據(jù)上進行確認。
